III. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠ
3.Giao nhận hàng hố và kiểm tra hàng hố
KILOBOOKS.COM a. Nhận hàng
Cho đến nay, địa điểm nhập hàng chủ yếu của cơng ty là cảng Hải Phịng. Ngồi ra cịn cĩ ở sân bay Nội Bài, Tân Sơn Nhất, bên giới Việt - Trung nhưng số lượng khơng đáng kể.
Trước khi nhận hàng, cơng ty phải mang đầy đủ những giấy tờ mà bên xuất đã gửi fax qua, bao gồm: Hợp đồng nhập khẩu, hố đơn thương mại, phiếu đĩng gĩi, bản sao B/C, giấy C/O gốc (chứng nhận xuất xứ).
Sau khi nhận được fax, biết chính xác ngày tàu cập cảng, nhân viên nhập khẩu đại diện cho cơng ty đã kí một hợp đồng uỷ thác cho cảng đứng ra giao nhận hàng với hãng tàu và đưa hàng về kho bãi tại cảng an toàn.
Khi nhận hàng tại kho, thực tế ở cơng ty CONSTREXIM cũng nhận với 2 loại hàng hố với các bước sau:
+ Nhận hàng rời:
- Nhân viên nghiệp vụ sẽ đĩng phí lưu kho và phí xếp dỡ cho cảng hoặc đại lý tàu để nhận biên lai.
- Cầm biên lai thu phí, 3 D/O, Invoice, Packing list đến văn phịng quản lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O tìm vị trí hàng và lưu kho 1 D/O tại đây.
- Tiếp theo mang 2 D/O cịn lại đến bộ phận kho vận tại cảng làm phiếu xuất kho và cũng lưu 1 D/O tại đây và nhận lại 2 phiếu xuất kho.
- Đại diện cơng ty đem 2 phiếu xuất kho đến kho hàng để xem và làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hố của mình ra để kiểm định hàng hố và làm thủ tục hải quan.
+ Nhận nguyên container: cơng ty nhận hàng trực tiếp tại cảng. Các bước diễn ra cũng gần tương tự với nhận hàng rời, sau khi nhận D/O, cơng ty sẽ đem D/O ra làm thủ tục hải quan và kiểm định hàng hố.
KILOBOOKS.COM
Đối với cơng ty CONSTREXIM, hàng hố nhập về chủ yếu là nguyên vật liệu phục vụ cho ngành xây dựng chính vì thế mà nhân viên nhập khẩu cũng phải là người nắm chắc được vấn đề này. Các bước kiểm tra gồm cĩ:
- Xem tên, mã số, chủng loại hàng hố cĩ đúng với hợp đồng khơng. - Số lượng hàng hố.
- Chất lượng hàng hố: xem kích thước, trọng lượng, màu sắc, mẫu mã... cĩ đạt quy định khơng.
Sau khi tiến hành kiểm tra xong xuất, nhân viên nhập khẩu sẽ cho bốc hàng lên xe trở về kho của mình hoặc địa điểm phân phối.
4. Làm thủ tục hải quan 5. Thanh tốn:
Thanh tốn là 1 khâu rất quan trọng đối với cả 2 bên người xuất khẩu và người nhập khẩu. Đến lúc này sau khi người xuất khẩu đã xuất hàng cho người nhập khẩu và người nhập khẩu đã cĩ thơng tin để nhận hàng thì người nhập khẩu phải cĩ nghĩa vụ làm thủ tục thanh tốn cho người xuất khẩu.
Trong buơn bán quốc tế nĩi chung, các cơng ty cĩ thể sử dụng rất nhiều hình thức thanh tốn như: phương thức nhờ thu, thư tín dụng, ghi sổ, điện chuyển tiền, hối phiếu...
Đối với cơng ty CONSTREXIM cĩ 2 hình thức thanh tốn mà cơng ty áp dụng phổ biến nhất là điện chuyển tiền (TTR) và thư tín dụng (L/C).
- Điện chuyển tiền (TTR) <đối với bạn hàng lâu năm>.
+ Cơng ty viết 1 thơng báo cho ngân hàng về lệnh chuyển tiền cho phía đối tác tại Ngân hàng đầu tư và phát triển tại Hà Nội với đầy đủ thơng tin cần thiết trong đĩ.
+ Sau khi kiểm tra mọi thủ tục giấy tờ cĩ liên quan hợp lệ ngân hàng sẽ trích tài khoản của cơng ty bằng số tiền như đã khai báo để chuyển cho bên đối tác đồng thời sẽ giữ cuống điện chuyển tiền cho cơng ty thơng báo tiền đã được
KILOBOOKS.COM
chuyển. Cũng lúc đĩ ngân hàng chuyển tiền bằng điện báo cho ngân hàng đại lý của Ngân hàng Đầu tư và phát triển tại nước xuất khẩu để chuyển tiền cho người xuất khẩu.
+ Đến đây cơng ty đã hồn thành nghĩa vụ với người xuất khẩu. - Thư tín dụng (L/C) <đối với những bạn hàng mới>
+ Nhân viên nhập khẩu sẽ đề nghị kế tốn trưởng cơng ty gửi đơn xin mở L/C tới Ngân hàng đầu tư và phát triển.
+ Sau khi xem xét tài khoản của cơng ty, Ngân hàng đồng ý mở L/C và gửi thơng báo cho Ngân hàng đại diện người xuất khẩu.
+ Sau khi người xuất khẩu xuất hàng cùng bộ chứng từ, Ngân hàng đại diện người xuất khẩu sẽ gửi kèm hối phiếu thanh tốn cho Ngân hàng đầu tư và phát triển.
+ Sau khi người nhập khẩu kiểm tra hàng hố, chứng từ khơng cĩ vấn đề gì thì sẽ gọi điện và yêu cầu Ngân hàng thanh tốn.
+ Đến đây khâu thanh tốn đã kết thúc.
* Trên đây là những nghiệp vụ chính trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại cơng ty CONSTREXIM. Ngoài ra cịn cĩ các nghiệp vụ như mua bảo hiểm hàng hố, giục đối tác trước khi giao hàng, khiếu nại và giải quyết... rất ít xảy ra nên khơng được đề cập đến. Vì các nghiệp vụ đều do nhân viên nhập khẩu trực tiếp tiến hành nên khơng thể tránh được những điều làm tốt và chưa làm tốt. Do vậy chúng ta chuyển sang phần nhận xét về hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
IV. MỘT SỐ NHẬN XÉT 1. Ưu điểm:
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, cơng ty rất linh hoạt trong việc thực hiện các hợp đồng cĩ giá trị khơng lớn cơng ty cĩ thể đàm phán qua điện thoại hoặc fax... Hợp đồng cĩ thể do 1 trong 2 bên thảo và chuyển fax qua
KILOBOOKS.COM
bên kia. Nhờ thế mà cơng ty tiết kiệm được chi phí và thủ tục rườm rà khác. Với hợp đồng giá trị lớn việc đàm phán được tiến hành với đầy đủ thủ tục, gặp gỡ trực tiếp để 2 bên thoả thuận rõ các khoản mục và giải quyết các tình huống cĩ thể xảy ra khi thực hiện hợp đồng.
- Trong quy trình làm thủ tục hải quan, 1 quy trình phức tạp và rườm rà nhất, nhân viên cơng ty luơn thực hiện với thái độ nhiệt tình, hợp tác, kê khai đầy đủ các loại mặt hàng, tính tốn chính xác những khoản thuế phải nộp. Khơng cĩ dấu hiệu trốn thuế, lậu thuế.
- Đối với những quy trình khác, các nhân viên nhập khẩu luơn luơn thực hiện 1 cách nhanh chĩng, chính xác, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí cho cơng ty.
- Cơng ty luơn khuyến khích sự học hỏi để nâng cao kỹ năng về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, về trình độ ngoại ngữ do vậy trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chưa xảy ra sai sĩt dẫn đến khiếu nại nhau tại hội đồng trọng tài và như vậy nâng cao uy tín cơng ty và hiệu quả của toàn bộ thương vụ giao dịch.
2. Nhược điểm:
- Cũng giống như hầu hết các đơn vị nhập khẩu khác trình độ hiểu biết về thuê tàu lưu cước của cơng ty là yếu kém nên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu cơng ty thường phải uỷ thác thuê tàu cho bạn hàng.
- Do cơng ty chưa cĩ nhân viên chuyên sâu vào lĩnh vực bảo hiểm nên trong những trường hợp phải mua bảo hiểm cho hàng hố, cơng ty thường bị động và uỷ thác cho khai thác để họ làm cơng việc này.
- Cơng ty chưa cĩ phương tiện chuyên chở nhằm phục vụ cho hoạt động vận chuyển hàng hố cùng với chưa cĩ kho bãi riêng để để hàng hố của mình. Cơng ty luơn phải đi thuê nên tốn kém 1 số chi phí nhất định và cũng khơng đảm bảo được sự chủ động về thời gian.
KILOBOOKS.COM
- Trong thủ tục thanh tốn do cơng ty chỉ sử dụng hình thức là điện chuyển tiền và chủ yếu là tín dụng thư nên trong 1 số trường hợp cụ thể cơng ty phải tốn thêm chi phí cho các hoạt động này.
* Nguyên nhân:
- Chính sách của nhà nước: cơ chế xuất nhập khẩu của nhà nước ta vẫn cịn một số vấn đề mà rất nhiều đơn vị kinh doanh quan tâm, đĩ là thủ tục hành chính cịn rườm rà, luơn cĩ sự thay đổi làm cho quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty phải đáp ứng một cách khá vất vả.
- Do số vốn kinh doanh của cơng ty dành cho nhập khẩu là khá khiêm tốn nên khơng thể đáp ứng đủ những nhu cầu để phục vụ tốt cho cơng việc. Chính vì vậy việc mở rộng thị trường khá là khĩ khăn và khĩ cĩ thể ký được những hợp đồng lớn.
- Hầu như trong các hoạt động của mình cơng việc Marketing quốc tế khơng được đề cập đến nhiều. Nĩi một cách chính xác là cơng ty chưa tự đề ra cho mình một chiến lược Marketing như thế nào, thực hư ra sao và kết quả thu được là gì? Và kết quả cho thấy là thị trường kinh doanh xuất nhập khẩu cũng được mở rộng và khâu tiêu thụ hàng nhập khẩu rất chậm.
KILOBOOKS.COM
CHƯƠNG III.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY CONSTREXIM