Năm 2003 là năm bản lề, năm đầu tiên CONSTREXIM tổ chức thực hiện thí điểm mơ hình tổ chức "Cơng ty mẹ - cơng ty con", năm cĩ ý nghĩa hết sức quan trọng, khơng những đánh dấu bước ngoặt trong lịch sử xây dựng và trưởng thành mà cịn tạo nên sự thay đổi về chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức xây dựng lực lượng của cơng ty. Do vậy, ngoài mục tiêu chung của cơng ty trong năm 2003 là giữ vững nhịp độ tăng trưởng sản xuất, duy trì sản xuất ổn định và từng bước khắc phục những tồn tại cũ, mở rộng sản xuất thơng qua đầu tư đa dạng hố ngành nghề nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, CONSTREXIM đã căn cứ vào định hướng phát triển, năng lực thực tế và những dự báo thị trường để xây dựng mục tiêu chiến lược của đơn vị là:
"Phát huy sức mạnh mơ hình tổ chức mới, duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh xây lắp, xuất nhập khẩu, đồng thời đẩy mạnh các lĩnh vực xuất khẩu lao động, kinh doanh phát triển nhà và sản xuất vật liệu xây dựng, chuyển dịch tỷ trọng sản xuất kinh doanh một cách hợp lý, từng bước tăng tỷ trọng các lĩnh vực sản xuất cơng nghiệp - vật liệu xây dựng và kinh doanh khác cho phù hợp với cơ cấu sản xuất kinh doanh đa dạng của cơng ty".
Trên cơ sở kết quả sản xuất kinh doanh năm 2002 và những tiền đề, điều kiện đảm bảo cho kế hoạch năm 2003, CONSTREXIM xây dựng tổng doanh thu năm 2003 tăng 15% so với tổng doanh thu thực hiện năm 2002. CONSTREXIM đã báo cáo đề nghị Bộ Xây dựng duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh của cơng ty năm 2003 với các chỉ tiêu kế hoạch chủ yếu sau:
KILOBOOKS.COM 1. Giá trị sản xuất xây lắp: 250 tỷ đồng
2. Giá trị sản xuất cơng nghiệp - vật liệu xây dựng: 5 tỷ đồng 3. Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu: 7,5 triệu USD
- Nhập khẩu: 5.500.000 USD - Xuất khẩu: 500.000 USD
- Xuất khẩu lao động: 1.500.000 USD 4. Giá trị kinh doanh khách: 165 tỷ đồng Trong đĩ:
- Giá trị kinh doanh vật liệu xây dựng: 140 tỷ đồng - Giá trị kinh doanh nhà, hạ tầng: 25 tỷ đồng
B. Tổng doanh thu: 500 tỷ đồng Trong đĩ:
- Doanh thu xây lắp: 230 tỷ đồng
- Doanh thu sản xuất cơng nghiệp - vật liệu xây dựng: 5 tỷ đồng - Doanh thu xuất nhập khẩu: 80 tỷ đồng
- Doanh thu xuất khẩu lao động: 20 tỷ đồng - Doanh thu kinh doanh khác: 165 tỷ đồng C. Tổng số nộp ngân sách: 67,9 tỷ đồng D. Lợi nhuận thực hiện: 4,4 tỷ đồng
E. Thu nhập bình quân người lao động: 1,2 triệu đồng/người/tháng F. Giá trị đầu tư dự kiến: 22 tỷ đồng
II. NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY CONSTREXIM
Trong những năm qua các hoạt động của cơng ty nĩi chung cũng như quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nĩi riêng của cơng ty đã đạt được những kết quả đáng khích lệ. Qua phân tích thực trạng thực hiện hợp đồng nhập
KILOBOOKS.COM
khẩu đĩ cơng ty CONSTREXIM đồng thời từ việc đề ra phương hướng hoạt động kinh doanh của cơng ty, cĩ thể thấy rằng việc tìm ra các giải pháp để gĩp phần hồn thiện, nâng cao quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty để phần nào đĩ giảm những chi phí khơng cần thiết là 1 vấn đề hết sức quan trọng. Sau đây là những giải pháp đĩng gĩp nhằm hoàn thiện hơn nữa hiệu quả trong chuyên mơn và kinh doanh nhập khẩu của cơng ty CONSTREXIM.
1. Đối với thủ tục hải quan
Thời gian giao hàng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất về hàng hố từ người bán sang người mua. Trong lúc này nhân viên nhập khẩu phải trực tiếp kiểm tra số lượng hàng hiện cĩ, rồi kiểm tra chất lượng hàng hố bằng cách: dự trên cơ sở chứng từ xác định chất lượng hàng giao so với những quy định ghi trên hợp đồng. Kiểm tra chất lượng giao thực tế tại thời điểm nhận hàng với việc giao hàng cĩ số lượng lớn, cơng ty cĩ thể địi hỏi bên bán giao người đặt để giảm chi phí bảo quản, làm tồn đọng hàng. Trong hợp đoịng phải chỉ định chính xác địa điểm nhận hàng, cho bên bán biết thơng tin để tàu cập bán an toàn.
Bên cạnh đĩ kế hoạch giao nhận của cơng ty phải được thiết lập trên cơ sở những đơn đặt hàng của khách từ đĩ cĩ các phương pháp bán và phương tiện vận chuyển phù hợp. Cơng ty nên vận dụng phương pháp bán hàng vì nhờ thế giảm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản và giảm bớt các khâu trung gian khơng cần thiết.
Cơng ty cĩ thể áp dụng sơ đồ quy định giao nhận vận chuyển sau đây: ************** (Sơ đồ)
Về cơng tác bảo quản cơng ty nên đầu tư để xây dựng 1 kho bãi riêng của mình. Tuy tốn kém trước mắt nhưng cơng ty cĩ thể chủ động được về thời gian, địa điểm giao nhận tiết kiệm được chi phí. Hơn nữa với kho bãi riêng của mình, cơng ty cĩ thể cho các đơn vị khác thuê địa điểm để thu 1 khoản lợi nhuận cho mình.
KILOBOOKS.COM
2. Đối với việc uỷ nhiệm thuê tàu và đơn đốc bên bán giao hàng
- Khi uỷ nhiệm thuê tàu cho các bạn hàng như VINATRANS, VIETRANS... cơng ty phải đưa ra các yêu cầu cho 1 chuyến tàu như sau:
+ Độ tuổi của tàu phải nhỏ hơn 20 tuổi nhằm để bảo đảm cho quá trình vận chuyển hàng hố.
+ Yêu cầu thoả mãn các chi tiết của 1 tàu khi đến Việt Nam. + Tàu phải là của hãng sản xuất mà cơng ty đã được biết đến. - Đơn đốc bên bán giao hàng:
+ Đốc thúc bên bán giao hàng đúng thời điểm chất lượng và số lượng đảm bảo.
+ Địi hỏi bên bán thơng báo về: Lịch trình của tàu và yêu cầu họ cung cấp những giấy tờ cần thiết, vận đơn đường biển, các bản copy hố đơn thương mại.
3. Đối với việc thanh tốn:
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của cơng ty trong thời gian qua đều quy định thanh tốn bằng thư tín dụng L/C. Việc thanh tốn bằng TTR chỉ được thực hiện khi giá trị hợp đồng nhỏ và với bạn hàng lâu năm. Để cĩ được thư tín dụng cơng ty phải viết đơn xin mở thư tín dụng L/C theo quy định của hợp đồng và tới Ngân hàng làm thủ tục mở thư tín dụng. Trong nội dung của thư tín dụng cần phải thống nhất với điều khoản hợp đồng như chất lượng, giá cả quy cách, số lượng, kỳ hạn giao hàng, kỳ hạn thanh tốn, điều kiện bốc xếp... Thời gian mở thư tín dụng phải khít với hợp đồng.
Trong nghiệp vụ thanh tốn của cơng ty mới chỉ cĩ phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ này đảm bảo chắc chắn cho quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của cơng ty. Tuy nhiên đối với những bạn hàng lâu năm, truyền thống cơng ty nên áp dụng thêm cả phương thức chuyển tiền TTR đối với những hợp đồng cĩ giá trị vừa và lớn nhằm giảm chi phí mở L/C, giảm thời gian cũng như làm củng cố thê mối quan hệ 2 bên. Với bạn hàng mới hoặc đã qua làm ăn, cơng ty nên áp
KILOBOOKS.COM
dụng thêm hình thức hối phiếu dùng D/A và L/C trả chậm, nĩ sẽ đảm bảo chắc chắn hơn rằng bên phía bạn hàng sẽ phải thực hiện các nghĩa vụ của mình đầy đủ và chính xác.
4. Đàm phán và ký kết hợp đồng:
Trong nền kinh tế thị trường, đàm phán thương lượng là việc diễn ra hàng ngày. Thơng qua mỗi thương vụ buơn bán, tuỳ vào đặc điểm mỗi thương vụ mà cĩ nhiều kiểu, nhiều cách thương lượng khác nhau nhưng tất cả đều chốt lại ở các điều khoản ký kết trong hợp đồng giữa các bên. Tuy nhiên thương lượng, đàm phán cũng cĩ một số đặc trưng sau:
- Xung đột về quyền lợi giữa các bên tức là một số điều khoản trong hợp đồng chỉ được 1 trong 2 bên nhất trí cho nên khơng đi đến thống nhất.
- Khơng cĩ những giải pháp nào cho những xung đột và các bên phải tự tìm ra biện pháp giải quyết bằng cách đàm phán, thương lượng về các điều khoản thoả mãn được những yêu cầu của bên này đối với bên kia và ngược lại. - Trên cơ sở thoả thuận đạt được trong quá trình đàm phán, các bên tham gia cĩ thể ký kết hợp đồng thành các văn bản cĩ hiệu lực.
Cơng ty nên lưu ý khi tham gia đàm phán nên lựa chọn từ 1 số tính cách cá nhân như: trung thực, cĩ khả năng giao tiếp, cĩ khả năng nắm bắt tình hình 1 cách nhanh nhạy để cĩ thể giải quyết được khúc mắc khi thương lượng.
5. Đối với cơng tác giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Cơng tác giám sát phụ thuộc chủ yếu vào yếu tố con người tại cơng ty. Để tổ chức giám sát cĩ hiệu quả hơn, cơng ty nên như sau:
- Đối với mỗi hợp đồng nhập khẩu, trưởng phịng xuất nhập khẩu nên đề ra một kế hoạch cụ thể cho việc giám sát thực hiện hợp đồng.
- Sau khi đề ra kế hoạch nên phân cơng rõ ràng trách nhiệm trong các nhân viên về:
KILOBOOKS.COM + Bộ phận theo dõi, điều hành
+ Bộ phận tổ chức tiếp nhận
- Kịp thời phát hiện những điều khơng phù hợp với hợp đồng để tìm ra hàng giải quyết phát sinh trong thời gian ngắn nhất và hiệu quả nhất.
6. Đối với việc xây dựng và phát triển thị trường
- Đối với các nhà doanh nghiệp Việt Nam việc mua bán các sản phẩm trên thị trường quốc tế khơng phải là cơng việc dễ dàng bởi các lý do sau:
+ Trước đây chúng ta thường nhập khẩu từ các nước Liên Xơ và Đơng Âu cũ theo con đường hiệp định mậu dịch, buơn bán mang tính bao cấp.
+ Do mới "mở cửa" kinh tế cho nên ta chưa thực thụ am hiểu nhiều về phong tục tập quán, về chính sách ngoại thương của đối tác.
+ Do trình độ doanh nhân ta cịn yếu, đặc biệt về ngoại ngữ, về kinh nghiệm giao dịch với người nước ngoài...
- Như hiện nay hoạt động xuất nhập khẩu của cơng ty chủ yếu là các thị trường truyền thống, ít cĩ thị trường mới. Do vậy xây dựng và phát triển thị trường là 1 điều tất yếu. Muốn đạt được như vậy, cơng ty nên:
+ Phân loại thị trường nhằm hiểu biết quy luật hoạt động của từng thị trường về các mặt: loại sản phẩm họ cĩ, điều kiện chính trị, thương mại, tập quán buơn bán, hệ thống pháp luật... Gạn lọc sơ bộ những thị trường khơng thích hợp như quá xa, chi phí nhập khẩu cao.
+ Đẩy mạnh hoạt động và tạo uy tín trong giao dịch thị trường trong kinh doanh dịch vụ của các chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, Nha Trang, Hải Phịng... để cĩ được thơng tin cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. + Cần đẩy mạnh việc áp dụng cơng nghệ thơng tin hiện đại vào hoạt động kinh doanh và coi đây là 1 cuộc cách mạng trong cơng ty. Hiện nay, cơng ty đã ứng dụng bước đầu xử lý thơng tin trên máy vi tính, triển khai hệ thống truyền tin trên mạng Internet và coi đĩ là cơ sở lấy dữ liệu, tra cứu thơng tin kinh tế, thị trường, giá cả,
KILOBOOKS.COM
tìm đối tác... Vừa qua, phịng thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) đã chính thức khai trương "Sàn giao dịch thương mại điện tử" đầu tiên ở nước ta. Cơng ty cĩ thể dựa vào hình thức này để khai thác và mở rộng thị trường của mình. Đây là hướng đi đúng đắn tại cơng ty trong nền kinh tế thị trường hiện nay và cần đẩy mạnh hơn nữa trong tương lai để kinh doanh cĩ hiệu quả hơn.
7. Về cơng tác đào tạo đội ngũ cán bộ.
Như trên chúng ta đã phân tích và thấy rằng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng như hoạt động kinh doanh luơn luơn cĩ những yếu tố thay đổi địi hỏi con người cũng phải chủ động học hỏi để nắm bắt và giải quyết được phát sinh xảy ra. Đối với hầu hết các nhân viên trong phịng kinh doanh xuất nhập khẩu đều cịn trẻ và năng động thì việc cơng ty luơn phải quan tâm và tạo điều kiện cho họ được tiếp cận với kiến thức mới là hết sức cần thiết và cấp bách. Với giải pháp này, cơng ty nên:
- Hàng năm ban giám đốc nên dự trù kinh phí để mời các chuyên gia về giảng dạy tại cơng ty về Marketing, thị trường, về tin học ứng dụng hoặc cĩ thể cử cán bộ trong phịng đi dự các buổi nĩi chuyện về các chính sách của nhà nước cũng như những thay đổi trong thủ tục hải quan, thuế... do Bộ thương mại hoặc Sở thương mại tổ chức.
- Cần nâng cao trình độ ngoại nữ cho các cán bộ trong phịng để cĩ thể dễ dàng hơn trong đàm phán và ký kết hợp đồng.
- Ngồi ra muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu và hồn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tiến tới cơng ty phải nhập hàng theo giá FOB để giành quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Chính vì vậy, cán bộ của phịng kinh doanh nhập khẩu cần được đào tạo để hiểu biết thêm về tàu, nghiệp vụ thuê tàu, về bảo hiểm và nghiệp vụ mua bảo hiểm.
KILOBOOKS.COM
Để cĩ thể thực hiện cơng tác nhập khẩu nĩi chung và hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu nĩi riêng cĩ hiệu quả, ngoài sự nỗ lực của cơng ty, Nhà nước cũng cần phải cĩ cơ chế và một số biện pháp thích hợp hỗ trợ cần thiết. Dựa trên quan điểm chung hiện nay là kinh doanh theo cơ chế thị trường cĩ sự quản lý và điều tiết vĩ mơ của Nhà nước, tạo điều kiện cho cơng ty phát huy hết khả năng của mình trong kinh doanh nhập khẩu, Nhà nước cần cĩ một số sửa đổi trong chính sách, cụ thể như sau:
1. Đầu tư để phát triển ngành vận tải (đặc biệt là vận tải biển).
Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu nhập khẩu bằng giá CIF, nhường quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho bên bán. Việc mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu khơng cịn khĩ khăn nữa vì bây giờ ngoài các cơng ty bảo hiểm trong nớc đã cĩ các cơng ty bảo hiểm nước ngoài hoạt động ở Việt Nam như Prudential, Chifon, AIA... doanh nghiệp sẽ tiến dần đến nhập khẩu theo giá CFR, rồi đến FOB để được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Vấn đề ở chỗ Nhà nước cần đầu tư cho đội tàu phát triển, sản xuất ra các con tàu cĩ trọng tải lớn, đủ sức đi đường dài và vận chuyển hàng hố nhập khẩu bằng đường biển. Làm được như vậy khơng chỉ cĩ cơng ty CONSTREXIM mà các doanh nghiệp khác cũng sẽ thu được hiệu quả kinh doanh cao hơn rất nhiều đồng thời mang lại hiệu quả kinh tế xã hội cho đất nước.
2. Hỗ trợ về thơng tin:
Nhà nước nên cơng bố những định hướng ngắn hạn cũng như dài hạn về một số lĩnh vực như đầu tư cho cơ sở hạ tầng, các định hướng trong hoạt động nhập khẩu nhằm phục vụ cho hoạt động đầu tư... Như thế các doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc thay đổi các chiến lược kinh doanh cho phù hợp với chủ trương chính sách của Nhà nước.
Mặc dù mạng lưới thơng tin liên lạc, bưu chính viễn thơng trong nước đang được đầu tư lớn để hội nhập với quốc tế nhưng vẫn chưa đáp ứng được hết các
KILOBOOKS.COM
nhu cầu của tất cả các cơng ty. Trước nhu cầu thực tế to lớn, các cơng ty địi hỏi