- Đối với các hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa thì việc giao hàngđúng thời gian là rất quan trọng. Do vậy, trong quá trình đám phán và ký kết hợp đồng Công ty nên
chú ý đưa ra điều khoản thoả thuận ràng buộc đối tác nước ngoài cung cấp giao hàng đúng thời hạn như kèm theo các điều kiện phụ phạt hợp đồng nếu hàng không được giao đúng hạn hoặc các hình thức bù trừ khác hoặc thông báo với Ngân hàng trì hoãn việc thanh toán. Cũng nên thảo luận, nghiên cứu về việc thay bằng mua giá CIF chuyển thành mua theo giá FOB như vậy có thể chủ động việc tàu bè cũng như thời gian hàng về.
- Trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng Công ty phải chú ý đến điều khoản về phương thức thanh toán, đặc là phương thức thanh toán bằng L/C phải chú ý đến thời hạn hiệu lực của L/C để tránh trường hợp thanh toán tiền hàng rồi mà vẫn chưa nhận được hàng hoặc nhận hàng không đúng theo thoả thuận quy định trong hợp đồng.
- Để tránh tình trạng trên, 3 ngày trước khi tầu về đến Cảng Công ty phải có trách nhiệm hoàn tất và cung cấp chứng từ giao nhận hàng cho Chi nhánh để làm thủ tục nhận hàng, nhằm giảm thiểu các chi phí phát sinh do không đủ cơ sở pháp lý để nhận hàng.
- Bên cạnh đó Công ty cũng cần phải chuẩn bị tốt kế hoạch kiểm tra hàng hoá, tránh tình trạng hàng nhập khẩu bị hư hỏng, tổn thất trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển bằng cách cử cán bộ có chuyên môn xuống tận Cảng để giám sát quá trình nhận hàng hoá cùng với Chi nhánh. Nếu phát hiện có tổn thất thì phải yêu cầu cơ quan bảo hiểm làm giám định và thông báo kịp thời về Công ty để có phương hướng xử lý kịp thời, nhằm hạn chế tới mức thấp nhất những tranh chấp có thể xảy ra.
- Trong trường hợp biết chắc chắn là chứng từ về chậm, Công ty có thể đề nghị với Ngân hàng cho làm bảo lãnh nhận hàng để có thể giải phóng hàng sớm, tránh mất thêm chi phí lưu kho lưu bãi đồng thời có thể cung cấp hàng cho các bạn hàng kịp thời, giữ được uy tín của Công ty.