II. CÁC NHÂN TỐ CẤU THÀNH KẾT QUẢ KINH DOANH: 2.1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
2.8. Chi phí quản lý doanh nghiệp:
2.8.1. Đặc điểm và luân chuyển chứng từ:
Đặc điểm :
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm tất cả các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của toàn doanh nghiệp:
- Chi phí nhân viên: Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên văn phòng.
- Chi phí vật liệu quản lý: Phân bổ công cụ, dụng cụ trong kỳ như phân bổ chi phí mua máy in, máy vi tính, bàn ghế, két sắt, tủ quầy.
- Dụng cụ đồ dùng: Chi phí làm lịch, mua sách tham khảo, mua hóa đơn, photo tài liệu, mua văn phòng phẩm.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng đối với những tài sản dùng trong bộ phận quản lý.
- Chi phí cầu đường, dịch vụ khác: Lệ phí cầu đường, đỗ xe, chi phí dịch vụ công chứng dùng cho bộ phận quản lý.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, điện thoại, fax, nước uống, tiền thuê văn phòng, cước internet, phí bảo trì máy vi tính và máy lạnh, làm con dấu, bảng hiệu quảng cáo, chi phí sữa xe, bảo dưỡng xe...
- Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách. Luân chuyển chứng từ:
Nhân viên đi mua hàng lấy hóa đơn về tiến hành làm phiếu đề nghị thanh toán để quyết toán chi phí. Kế toán kiểm tra duyệt lại chi phí và hóa đơn chứng từ xem có hợp lý, hợp lệ hay không và xác nhận vào đề nghị thanh toán, trình giám đốc duyệt, kế toán tiến hành hạch toán vào sổ sách, nếu là hóa đơn với số tiền ít kế toán sẽ làm phiếu chi để thanh toán lại khoản tiền mà nhân viên đã tự chi trả hoặc làm phiếu thu để thu lại tiền tạm ứng của nhân viên. Còn đối với những hóa đơn mua hàng nhiều và công ty được gia hạn nợ và thanh toán qua ngân hàng, kế toán sẽ làm phiếu kế toán để hạch toán chi phí và treo công nợ. Khi đến hạn sẽ làm lệnh chi chuyển khoản cho nhà cung cấp, đồng thời hóa đơn đầu vào này được chuyển cho kế toán tổng hợp nhằm theo dõi công nợ ngoài excel để thanh toán cho nhà cung cấp.
Căn cứ vào hóa đơn và các bảng kê có liên quan, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu và hạch toán vào các tài khoản tương ứng.
Sơ đồ 2. 7 : Trình tự xử lý ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.8.2. Tài khoản sử dụng.
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp. + TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý.
+ TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. + TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định. + TK 6425: Thuế, phí, lệ phí.
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
Kết cấu:
Bên Nợ:
- Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Bên Có:
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.