2.1.1 Đặc điểm chung ảnh hưởng tới công tác kế toán và quản lý NVL
Đặc điểm tổ chức quản lý SXKD của Công ty là tổ chức theo kiểu trực tuyến – chức năng, tổ chức thành các phòng ban, bộ phận riêng biệt có chức năng quản lý chuyên môn. Phương thức tổ chức này đã tạo điều kiện cho công tác quản lý NVL được thực hiện một cách hiệu quả, chính xác. Các khâu như lên kế hoạch thu mua, quá trình thu mua NVL, quá trình xuất NVL theo nhu cầu sản xuất và trách nhiệm quản lý, dự trữ NVL được giao cho các bộ phận, cá nhân riêng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng.
Đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất theo các đơn hàng từ các công trình, dự án…,với hợp đồng được ký kết chặt chẽ, liên tục. Vì vậy, NVL cũng được sử dụng liên tục, chủng loại NVL phức tạp, hoạt động nhập – xuất NVL cho sản xuất khá nhiều nên khâu quản lý kho được tập trung và phối hợp chặt chẽ với kế toán vật tư để tránh gây thất thoát NVL.
Thành phẩm Công ty sản xuất gồm nhiều chủng loại, trong đó sản phẩm chính là: Cột, xà thép mạ kẽm nóng cho các đường dây tải điện đến 500kV, Phụ kiện dây cho các đường dây tải điện đến 220kV, kết cấu thép và thiết bị cho các nhà máy thủy điện, nhiệt điện. Với NVL đầu vào thường xuyên biến động nên Công ty cũng phải có kế hoạch thu mua và dự trữ hợp lý, đặc biệt là trong thời điểm tỷ lệ lạm phát ở mức cao như hiện nay.
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ trách nhiệm và nhiệm vụ của các bộ phận tham gia vào quá trình chu chuyển chứng từ để hạch toán NVL: Bộ phận sản xuất, Kế toán vật tư, Phòng kinh doanh, Thủ kho, Kế toán trưởng, Giám đốc.
2.1.2 Đặc điểm NVL
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản, là cơ sở vật chất để tạo nên thực thể sản phẩm, đặc biệt là NVL đó lại gắn với ngành sản xuất sản phẩm cơ khí. Sản phẩm của Công ty chủ yếu là: Cột, xà thép mạ kẽm nóng, phụ kiện đường dây, kết cấu thép và thiết bị cho các nhà máy thủy điện, nhiệt điện … nên NVL mà Công ty sử dụng chủ yếu là các kim loại đen như: Gang, thép. Các loại thép gồm: thép tròn, thép tấm, thép lá … Ngoài ra, còn có các kim loại màu như: đồng, kẽm…
Nguyên vật liệu của Công ty cũng mang đầy đủ những đặc điểm của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Nguyên vật liệu thuộc loại Tài sản ngắn hạn, nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, giá trị của vật liệu chuyển một lần vào giá trị của sản phẩm, hình thái bên ngoài của vật liệu thay đổi sau quá trình sản xuất. Bên cạnh những đặc điểm chung đó, nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực còn mang những đặc thù riêng. Các kim loại màu của Công ty dễ bị ôxy hóa, hóa chất rất dễ bị mất phẩm màu, que hàn dễ bị ẩm ướt… nên nếu việc vận chuyển và bảo quản không tốt thì chất lượng NVL sẽ không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 70% trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Công ty. Khi có biến động về chi phí NVL sẽ ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Vì vậy, việc tổ chức quản lý tốt NVL có một ý nghĩa hết sức quan trọng.
Nguồn cung cấp NVL của Công ty chủ yếu từ các đơn vị trong nước. Các nhà cung cấp lớn của Công ty là: Công ty Cơ điện Thủ Đức, Công ty CP SX & TM Hoàng Đạt, Công ty TNHH Kim khí Chương Dương… Ngoài các nguồn hàng trong nước thì một số NVL Công ty phải nhập từ nước ngoài chủ yếu nhập Kẽm từ Nhật Bản. Nguyên vật liệu của Công ty được quản lý ở Phòng Kinh doanh và Phòng Tài chính – Kế toán. Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ quản lý về số lượng, chủng loại vật tư với nguyên tắc là lưu kho, lưu trữ đủ cho sản xuất. Dựa trên định mức vật tư do Phòng Kỹ thuật – Sản xuất cung cấp, Phòng Kinh doanh tiến hành tổ chức thu mua, vận chuyển, bảo quản vật tư nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu cho sản xuất,
tránh tồn kho NVL một cách không cần thiết. Phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ thực hiện quản lý vật tư về mặt giá trị.
2.1.3 Phân loại NVL
Với sự đa dạng phong phú của NVL, để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng, khoa học, không tốn nhiều thời gian công sức, Công ty đã tiến hành phân loại NVL trên cơ sở vai trò, công dụng của từng loại đối với quá trình sản xuất. Theo cách này NVL được chia làm hai loại: NVL chính và NVL phụ.
Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. NVL chính bao gồm nhiều loại:
− Kim loại đen: Gang, thép góc SS400(L), SS 540(HL) …; thép tấm F10, F12, F16…, thép tấm Inox, thép tấm khác; thép tròn thường …
− Kim loại màu: Đồng (Cáp ruột đồng), Kẽm …
Nguyên vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để làm tăng chất lượng của sản phẩm hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật. NVL phụ bao gồm:
− Nhiên liệu: Khí CO2, Khí gas, Dầu CS 32, Dầu FO, Dầu Diezel, Dầu DH40, Dầu HLP32…
− Vật liệu phụ khác: Que hàn, bulon inox, bulon M12x20, bulon M12x50, bulon M12x55, bulon M16x70, bulon M20x90, bulon khác…bánh cán ren, vòng bi, bột đất sét, băng vải cuộn to…
2.1.4 Tính giá NVL
Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL, giúp đánh giá tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho NVL và để phản ánh vào sổ sách kế toán một cách chính xác, thống nhất, hợp lý.
a. Tính giá NVL nhập kho
Tất cả NVL của Công ty đều do mua ngoài nhập kho, mua trong nước hoặc nhập khẩu. Giá NVL nhập kho được Công ty tính theo giá thực tế.
Trường hợp 1: Mua trong nước Giá thực tế
NVL nhập kho =
Giá mua ghi trên hóa đơn của người bán (Không VAT)
+ Chi phí thu mua khác -
Chiết khấu thương mại (nếu
có)
Ví dụ: Ngày 31 tháng 03 năm 2008, Công ty nhập kho 33.398,40 kg Thép U160x64x5x6m theo Hóa đơn số 10838 ngày 28 tháng 03 năm 2008 của Công ty TNHH Kim khí Chương Dương, với đơn giá ghi trên Hóa đơn là 13.809 đ/kg . Đơn giá này chưa có thuế GTGT và đã bao gồm chi phí vận chuyển do bên bán chịu. Không có khoản chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán nào đựợc hưởng.
Vậy giá thực tế NVL nhập kho là: 33.398,40 x 13.809 = 461.198.506 đ
Trường hợp 2: Nhập khẩu từ nước ngoài
Công ty chủ yếu mua NVL ở trong nước, chỉ nhập khẩu NVL chính là Kẽm ở Nhật. Công ty tiến hành nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu ủy thác. Trong trường hợp này giá thực tế NVL nhập kho được tính theo công thức:
Giá thực tế NVL nhập kho
=
Giá mua ghi trên hóa đơn của người
bán + Chi phí thu mua khác + Thuế nhập khẩu - Các khoản giảm giá hàng mua được
hưởng (nếu có)
Trong đó giá Hóa đơn là giá CIF của lô hàng nhập khẩu, chi phí để mua hàng về (bao gồm: Chi phí mở thư tín dụng L/C; chi phí vận chuyển, bốc dỡ, …). Chi phí này thường chiếm 0.7% - 1.2% giá CIF của lô hàng nhập khẩu và được tính vào giá thực tế của lô hàng.
Ví dụ: Ngày 12 tháng 02 năm 2008 Công ty nhập kho 40 tấn Kẽm thỏi từ Nhật Bản theo hợp đồng kinh tế số 3N-0192-06L ngày 12 tháng 01 năm 2008, trong đó:
Giá CIF: 40 x 50.000.000 = 2.000.000.000 đ Thuế nhập khẩu (20%) = 400.000.000 đ
Chi phí mua hàng (1% theo giá CIF) = 20.000.000 đ
Giá thực tế NVL nhập kho = 2.000.000.000 + 400.000.000 + 20.000.000 = 2.420.000.000 đ
Trường hợp 3: Nhập NVL từ thuê gia công chế biến
Trường hợp này giá NVL nhập kho được tính theo công thức sau: Giá thực tế
NVL nhập kho =
Giá thực tế vật liệu xuất kho để
chế biến
+
Chi phí dịch vụ gia công thuê
ngoài
+ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Do Công ty tính giá xuất NVL theo phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ nên trong trường hợp nhập kho từ thuê gia công chế biến, đến cuối tháng mới tính được giá thực tế NVL nhập kho.
Ví dụ: Ngày 28 tháng 01 năm 2008 nhập kho 200 hộp chia dây 6 lộ ra HCD01 không có aptomat theo hợp đồng HĐ 100525 xuất thẳng từ sản xuất ngày18 tháng 01 năm 2008 thuê gia công đấu nối dây. Cuối tháng, tính ra được giá NVL xuất kho với đơn giá là: 232.000 đ/hộp, chi phí thuê ngoài gia công chế biến là: 8.260 đ/hộp, chi phí vận chuyển, bốc dỡ là 200.000 đ.
Giá NVL xuất kho thuê ngoài gia công: 200 x 232.000 = 46.400.000 đ Chi phí thuê ngoài gia công: 200 x 8.260 = 1.652.000 đ
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ = 200.000 đ
Giá thực tế NVL nhập kho = 46.400.000 + 1.652.000 + 200.000 = 48.252.000 đ
b. Tính giá NVL xuất kho
Tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực, giá thực tế của NVL xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Căn cứ vào số lượng và đơn giá của NVL tồn đầu kỳ và số lượng, đơn giá NVL nhập trong kỳ kế toán xác định giá bình quân của từng NVL xuất trong kỳ. Từ đó dựa vào số lượng NVL xuất trong kỳ để tính giá trị thực tế NVL xuất kho.
Giá thực tế NVL xuất kho =
Số lượng vật liệu xuất kho x
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Ví dụ:
− Ngày 01/03/2008. tồn kho đầu kỳ của Thép tấm F10x1500x6000mm là 13.675,40 kg với giá trị tồn kho là 161.533.825 đ.
− Ngày 01/03/2008 xuất NVL cho Xưởng Kết Cấu Thép 10.500 kg.
− Ngày 08/03/2008. nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt 20.460 kg với đơn giá nhập kho là 11.890 đ/kg (chưa thuế GTGT).
− Ngày 10/03/2008. xuất NVL cho Xưởng Kết Cấu Thép 10.500 kg. − Ngày 20/03/2008. xuất NVL cho Xưởng Kết Cấu Thép 10.500 kg.
− Ngày 21/03/2008. nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt 10.900 kg với đơn giá nhập kho là 12.000 đ/kg (chưa thuế GTGT).
Máy tính sẽ tự động tính đơn giá xuất kho bình quân của loại Thép tấm này như sau:
Giá thực tế xuất kho của loại Thép này là: 11.893 x 31.500 = 374.629.500 đồng
c. Tính giá phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất
Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất – kinh doanh, Công ty tiến hành đánh giá lại. Giá của phế liệu thu hồi là giá mà hội đồng đánh giá lại quyết định, dựa trên việc tham khảo giá thị trường.