Do NVL trong Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực chiếm tỷ trọng lớn mà chủ yếu là mua ngoài và một phần từ gia công, vì vậy việc quản lý NVL là điều kiện cần thiết
=
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Trị giá thực tế tồn đầu kỳ +Trị giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ 161.533.825 + 20.460 x 11.890 + 10.900 x 12.000 13.675,40 + 20.460 + 10.900 = 535.603.225 45.035,40 = = 11.893
để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhận thức rõ điều đó, Công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ NVL tại tất cả các khâu.
Khâu thu mua: Việc thu mua NVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất và theo một quy trình chặt chẽ như sau:
Bước 1: Đánh giá nhà cung ứng −Thu thập thông tin về nhà cung ứng −Xem xét, đánh giá nhà cung ứng −Phê duyệt nhà cung ứng
−Cập nhật nhà cung ứng vào danh sách −Theo dõi, đánh giá và phê duyệt lại Bước 2: Mua hàng
−Lập thủ tục mua hàng
−Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng −Phê duyệt
−Giao kết hợp đồng −Thực hiện hợp đồng
Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp kịp thời NVL cho các xưởng, đội sản xuất. Hiện tại Công ty có 2 kho NVL, một kho ở tại Công ty và một kho ở Nhà máy kết cấu thép Tiên Sơn. Việc lưu kho và bảo quản được thực hiện theo những quy định sau:
Thép tròn & thép hình được xếp đống theo phương nằm ngang trên sân bằng. Thép tròn, thép tấm & thép hình phải được kê ít nhất 3 thanh kê bằng gỗ hoặc vật liệu khác để tránh bị cong oằn trong thời gian lưu kho.
Kích thước gỗ kê: Tối thiểu 100 x 110 x 11000 mm … Đối với các loại vật liệu có chiều dài dưới 6 m có thể kê bằng 2 thanh kê.
Các loại thép tròn, thép tấm & thép hình sử dụng cho các dự án được sơn màu ở hai đầu thanh thép để phân biệt, nếu hợp đồng không có quy định khác…
Khâu sử dụng: Phần lớn NVL được xuất cho sản xuất và được quản lý theo định mức NVL mà Công ty quy định. Việc xuất kho đòi hỏi phải có đủ hóa đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duyệt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng NVL.
Thủ kho chỉ tiến hành viết Phiếu Nhập kho khi cán bộ cung ứng của Phòng Kinh doanh cung cấp đầy đủ các văn bản sau:
−Tờ trình mua hàng đã được phê duyệt
−Biên bản giao nhận vật tư đã được các bên liên quan xác nhận −Hóa đơn mua vật tư theo đúng mẫu Bộ tài chính quy định
Đối với những đơn hàng có giá trị từ 10 – 30 triệu đồng cần có thêm “Biên bản họp hội đồng duyệt giá”. Đối với những đơn hàng có giá trị trên 30 triệu đồng cần có thêm cả “Hợp đồng mua vật tư”.
Phiếu Nhập kho phải được những người có thẩm quyền phê duyệt Phiếu nhập kho phải ghi chi tiết các NVL được nhập kho
Thủ kho phải có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chủng loại NVL nhập kho, mở Thẻ kho, vào sổ theo dõi và thực hiện lưu kho, bảo quản.
Khâu dự trữ:Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty đã thực hiện một chu trình chặt chẽ từ khâu sản xuất, đến lập kế hoạch thu mua và cuối cùng là dự trữ. Tuy nhiên, Công ty vẫn chưa xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư.
Bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý và tiến hành Nhập - Xuất - Tồn vật tư. Theo dõi và tham mưu cho Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều,… để Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết.
Công ty cũng thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp NVL theo đúng chế độ quy định.
Đồng thời kiểm kê, đối chiếu NVL, xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng NVL trong toàn Công ty và từng tổ đội phân xưởng sản xuất.