2.2.3.1. Thủ tục Xuất kho NVL và các chứng từ sử dụng
Tại Công ty các nghiệp vụ xuất kho chỉ là xuất kho NVL cho sản xuất. Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia công thì nhập lại kho của Công ty.
Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập “Phiếu xin xuất vật tư”. Phiếu này được lập thành 2 liên. 1 liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Phiếu xin xuất vật tư khi được Giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt có vai trò như là lệnh xuất kho vật tư.
Căn cứ vào Phiếu xin xuất vật tư, cán bộ cung ứng vật tư ở phòng Kinh doanh lập Phiếu xuất kho (Biểu số 11). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu ở Phòng Kinh doanh.
Liên 2: Dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký phiếu, ghi thẻ kho, rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ, bảo quản và lưu trữ.
Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ xuất kho, cột đơn giá và thành tiền của Phiếu xuất kho trên bỏ trống do Công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên chưa tính ngay được giá xuất NVL. Chỉ đến cuối tháng khi đã tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại NVL thì máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào cột giá trị của các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến nghiệp vụ xuất NVL trong tháng, đồng thời kế toán NVL tiến hành cập nhật số liệu về đơn giá và giá trị vào Phiếu xuất kho đã lập và in ra trong tháng.
Phiếu xuất kho là căn cứ để hàng ngày thủ kho ghi Thẻ kho về mặt số lượng và cuối kỳ phần mềm kế toán tự động cập nhật số liệu lên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.
Trường hợp xuất NVL từ Kho vật tư Công ty lên Kho vật tư của Nhà máy Kết cấu thép Tiên Sơn, bộ phận cung ứng phải lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” và phiếu này nhất thiết phải kèm với “Lệnh điều động nội bộ” phê duyệt bởi Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho được thể hiện qua sơ đồ sau;
SƠ ĐỒ 08: Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho
Xuất kho, ghi Thẻ kho Người có nhu cầu về NVL Trưởng phòng Kinh Doanh Bộ phận cung ứng Nghiệp vụ xuất NVL Phiếu xin xuất NVL Duyệt lệnh xuất Lập Phiếu xuất kho Thủ kho Kế toán NVL Lưu Ghi sổ, bảo quản, lưu giữ
2.2.32. Trình tự kế toán Xuất NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
a. TK sử dụng
TK 152 và các TK khác có liên quan khác: TK 154, TK 632 …
b. Trình tự hạch toán
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán nhập số liệu vào “Phiếu xuất vật tư” trong máy tính, kế toán chỉ nhập vào chỉ tiêu về số lượng vật tư xuất. Từ đó chương trình phần mềm kế toán trong máy sẽ tự động cập nhật các số liệu đó vào Sổ chi tiết vật tư (Cột số lượng). Đến cuối tháng, sau khi tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng danh điểm vật tư, kế toán tính được giá trị NVL xuất kho trong tháng. Khi đó, máy tính cũng tự động cập nhật giá trị của các vật liệu xuất kho trong tháng vào “Phiếu xuất vật tư”, “Sổ chi tiết vật tư” (Cột giá trị).
Căn cứ vào các thông tin về NVL được ghi chép hàng ngày trên “Sổ chi tiết NVL” và được tổng hợp cuối tháng trên “Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn” (Phần xuất kho), kế toán NVL lập “Bảng phân bổ Nguyên vật liệu” (Biểu số 12). Kết cấu và nội dung chủ yếu của “Bảng phân bổ Nguyên vật liệu” gồm: Các cột dọc phản ánh các loại NVL xuất dùng trong tháng, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng NVL.
Từ Bảng phân bổ Nguyên vật liệu, kế toán sẽ chuyển số liệu vào cột ghi Có TK 152 trên “Nhật ký chứng từ số 7” (Biểu số 13). Số liệu tổng cộng ở cột này được kết chuyển sang dòng “Phát sinh Có” trên Sổ Cái TK 152.
Từ các Nhật ký chứng từ và Bảng phân bổ Nguyên vật liệu, chương trình máy vi tính thực hiện kết chuyển số liệu vào “Sổ Cái TK 152” (Biểu số 14). Sổ Cái TK 152 là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng TK đối ứng Có, cuối tháng máy tính kết chuyển từ các NKCT 1, 2, 5, 10. Hàng tháng, kế toán NVL lấy số liệu từ Sổ Cái TK 152 đối chiếu với số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Sau khi kiểm tra và điều chỉnh những sai lệch (nếu có) thì cuối kỳ kế toán lên chỉ tiêu về “Nguyên vật liệu” trên các Báo cáo tài chính.