Để hạch toán chi tiết tiền lơng kế toán sử dụng những chứng từ kế toán sau: + Bảng chấm công.
+ Bảng thanh toán lơng.
+ Bảng tổng hợp tiền lơng toàn công ty. a) Bảng chấm công:
Là chứng từ hạch toán dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ hởng BHXH... để có căn cứ tính trả lơng bảo hiểm.
Mẫu bảng chấm công (trang bên) Các ký hiệu bảng chấm công. - Lơng sản phẩm: K
- Lơng thời gian: + - ốm, điều dỡng: Ô - Con ốm: Cố - Thai sản: TS - Nghỉ phép: P - Hội nghị, học tập: H - Nghỉ bù: NB - Ngừng việc: N - Tai nạn: T - Lao động nghĩa vụ: LĐ.
Bảng chấm công 1
b) Bảng thanh toán tiền l ơng.
Là chứng từ dùng để thanh toán lơng và các khoản phụ cấp cho ngời lao động, đồng thời bảng thanh toán lơng còn làm căn cứ để thống kê về lao động tiền lơng, giúp kiểm tra việc thanh toán lơng cho cán bộ CNV trong Công ty đợc dễ dàng.
Mẫu bảng thanh toán lơng của Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức nh sau: ( trang bên)
Hàng tháng kế toán tiền lơng căn cứ vào bảng chấm công để tính lơng cho công nhân viên toàn công ty. Để cụ thể hoá em xin trích phần tính lơng của ông Tạ Đình Đầm (giám đốc công ty) trong bộ phận văn phòng công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức tháng 1 năm 2003 nh sau:
Trong tháng 1 năm 2003 số công đi làm của ông Tạ Đình Đầm - Giám đốc công ty là 22 ngày, hệ số lơng hiện hởng của ông là 4,6. Vậy tiền lơng của ông Tạ Đình Đầm đợc tính nh sau:
Tiền lơng cơ bản = 210.000đ * 4.6 = 966.000 đồng Tiền lơng ngày = 966.000đ / 22 ngày = 43.909 đồng
Sau khi đã tính toán tiền lơng cho các bộ phận trong Công ty, kế toán tiền l- ơng chuyển “Bảng thanh toán lơng” và “Bảng tổng hợp tiền lơng toàn công ty” cho kế toán trởng kiểm tra độ chính xác của các số liệu. Sau khi kiểm tra xong kế toán trởng duyệt và chuyển sang kế toán thanh toán để lập phiếu chi và kế toán thanh toán lại chuyển phiếu chi cùng “Bảng thanh toán tiền lơng” cho thủ quỹ để thanh toán tiền lơng cho cán bộ CNV trong Công ty.
Mẫu phiếu chi đợc lập nh sau:
Đơn vị: Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Phiếu chi Số: 32 Địa chỉ: Thị trấn Tế Tiêu Mỹ Đức Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Nợ: 334
Có: 111 Họ tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Đàn (Thủ quỹ)
Địa chỉ: Phòng tài vụ - Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức Lý do chi: Trả tiền lơng tháng 1 năm 2003.
Số tiền: 78.660.540 đồng. (Viết bằng chữ) Bảy mơi tám triệu sáu trăm sáu mơi nghìn năm trăm bốn mơi đồng chẵn ./.
Kèm theo : 9 chứng từ gốc (gồm bảng thanh toán lơng các bộ phận và bảng tổng hợp tiền lơng toàn công ty).
Ngày 31 tháng 1 năm 2003. Thủ trởng Phụ trách Ngời lập Thủ quỹ Ngời đơn vị kế toán phiếu nhận tiền (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)