Công ty cổ phần may Thăng Long là công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn với 5 xí nghiệp may và một phân xởng sản xuất phụ trợ. Sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm may mặc với số lợng sản xuất hàng năm lên đến 6-7 triệu chiếc. Sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã và kích cỡ, điều này phụ thuộc vào từng đơn đặt hàng và từng thời điểm sản xuất. Do đó. NVL đợc sử dụng vào sản xuất cũng rất phong phú với khối l- ợng lớn. 80% số sản phẩm do công ty sản xuất là hàng nhận gia công từ các công ty nớc ngoài, số còn lại công ty tự tìm mua NVL để sản xuất và tiêu thụ. 37 Kế toán trởng kế toán vốn bằng tiền kế toán NVL kế toán TS CĐ và NV kế toán tiền l- ơng kế toán công nợ kế toán giá thành kế toán tiêu thụ thủ quỹ
Nhân viên thống kê các xí nghiệp
Với việc may gia công, công ty nhận NVL từ các công ty Nớc ngoài chuyển sang theo từng hợp đồng gia công đã đợc ký kết. Công ty chỉ có nhiệm vụ gia công sản phẩm và nhận tiền công gia công. Đối với NVL do bên đặt hàng cung cấp, công ty không theo dõi về măt gía trị, và không hạch toán vào giá thành sản phẩm mà chỉ theo dõi về mặt số lợng phần NVL đó. Mặt khác, trong việc gia công hàng xuất khẩu, bên phía công ty Nớc ngoài đặt hàng gia công chỉ cho phép một tỉ lệ sai hỏng nhất định trong sản xuất. Vì vậy, với khối lợng NVL nhận về, công ty phải tổ chức quản lý chặt chẽ và tổ chức sản xuất tốt để đảm bảo sản xuất đủ số lợng và đảm bảo chất lợng của sản phẩm giao cho khách hàng.
Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công xuất khẩu, công ty cũng chủ động tim kiếm và khai thác thị trờng hàng may mặc trong nớc và nớc ngoài. Công ty đã tự tổ chức thu mua NVL để sản xuất và tiêu thụ nội địa. Tuy số l- ợng sản phẩm tiêu thụ trong nớc chiếm tỉ trọng không lớn ( khoảng 20% ) nhng công ty vẫn tiến hành sản xuất để tập trung nguồn năng lực sản xuất sẵn có, tạo việc làm và tăng thu nhập cho công nhân của công ty. Trong quá trình sản xuất, công ty luôn khuyến khích việc sáng tạo trong lao động để tiết kiệm NVL, nâng cao năng suất và hiệu quả lao động.Với số NVL này, kế toán phải theo dõi và hạch toán về cả mặt giá trị và số lợng của từng loại vật t theo từng nguồn nhập.
Vật liệu của công ty đợc nhập theo các nguồn sau: Vật liệu do bên thuê gia công chuyển sang Vật liệu tự mua ngoài
Vật liệu nhập kho do tiết kiệm trong sản xuất Phế liệu thu hồi
Từ những đặc điểm trên đã đặt ra nhiệm vụ năng nề cho việc tổ chức kế toán NVL tại công ty: phải quản lý và hạch toán NVL một cách chặt chẽ, có hiệu quả từng theo từng loại từ khâu thu mua, giao nhân, vận chuyển đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, phải theo dõi thờng xuyên và đảm bảo đủ vật t phục vụ cho việc sản xuất. Vì vậy, khối lợng công việc của kế toán NVL là rất nhiều và có ảnh hởng lớn tới công tác sản xuất, góp phần quan trọng
đối với cố gắng hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất.
ở công ty hiện đang thực hiện gia công cho các hãng nh: WANSHIN, WILLBE, DK HONGKONG...NVL đợc bên nhận gia công chuyển toàn bộ sang cho công ty từ vải chính, vải phụ cho đến chỉ may, cúc, mác.... Ngoài ra, công ty cũng đang thực hiện sản xuất các đơn đặt hàng của các công ty trong và ngoài nớc nh: OTTO, ASIAPARK, HANOXIMEX...Với các đơn đặt hàng này, công ty chủ động tìm và mua NVL theo yêu cầu của các công ty đặt hàng theo hợp đồng đã ký.
2.2.2.Phân loại và đánh giá NVL thực tế tại công ty.
2.2.2.1.Phân loại NVL
NVL đợc sử dụng trong công ty bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về tính năng, công dụng, về phẩm cấp chất lợng, về chất liệu và kích th- ớc. Bên cạnh đó, khối lợng NVL rất lớn và thờng xuyên biến động. Do đó, để quản lý và hạch toán đợc NVL cần phải tiến hành phân loại theo tiêu thức nhất định. Căn cứ vào các tiêu thức khác nhau, có rất nhiều cách để phân loại NVl. Nhng để phù hợp với đặc điểm của công ty và để việc quản lý NVL đợc dễ dàng và hiệu quả, NVL ở công ty cổ phần may Thăng Long đợc phân loại căn cứ vào công dụng kinh tế của chúng trong quá trình sản xuất nh sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành cơ bản nên thực thể sản phẩm nh: các loại vải ngoài: vải bò, vải kaki, vải phản quang, vải tráng nhựa...;vải lót; bông...
- Vật liệu phụ: trong quá trình sản xuất có tác dụng hoàn thiện hoặc làm tăng chất lợng sản phẩm nh: các loại cúc, khoá, nhãn mác, đệm vai...
- Nhiên liệu: đợc sử dụng để cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh nh điện để thắp sáng, để là...;dầu mỡ máy khâu...
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các chi tiết phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy may, máy cắt...: kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt, các vật liệu khác.
- Bao bì: là loại vật liệu dùng để đóng gói, làm đẹp và bảo quản thành phẩm: bìa cứng, túi nilon...
- Hoá chất: là các vật liệu phục vụ ở các phân xởng tẩy mài, phân xởng nhuộm: nớc Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm...
- Phế liệu thu hồi: vải thừa, vải vụn, bông vụn...
2.2.2.1. Đánh giá NVL.
Đánh giá NVL là việc sử dụng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.
a) Giá vốn thực tế của vật liệu nhâp kho. * Đối với vật liệu gia công nhập kho.
Đối với vật liệu gia công, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lợng mà không đánh gía về mặt giá trị. Tuy nhiên, đối với những chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu từ nơi giao nhận về công ty theo từng đơn đặt hàng đợc tính là gía thực tế của vật liệu gia công nhập kho. Khoản chi phí thực tế này đợc phân bổ cho khối lợng vật liệu xuất dùng để làm căn cứ xác định giá gia công sản phẩm.
VD: Theo hợp đồng gia công số 138/LSG/2004 đợc ký kết giữa công ty và hãng WANHSIN. Ngày 18/12, công ty nhận tại cảng Hải Phòng 25.483 m vải các loại và một phụ liệu kèm theo. Chi phí vận chuyển từ cảng về kho Nguyên liệu của công ty là: 2.255.000 ( VND ). Khoản chi phí vận chuyển cho số hàng trên đợc theo dõi trên sổ chi tiết riêng. SCT này sử dụng để theo dõi chi phí vận chuyển, bốc dỡ thuê ngoài của các loại NVL. Số chi phí vận chuyển sẽ đợc phân bổ cho số vật liệu chính xuất dùng để xác định đơn giá gia công.
* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho.
Vật liệu của công ty đợc thu mua từ nhiều nguồn khác nhau: mua từ các công ty may trong nớc, nhập khẩu từ nớc ngoài... nên giá mua và chi phí mua là khác nhau. Để xác định giá trị thực tế của bộ phận vật t mua ngoài này, công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán. Có thể xảy ra các trờng hợp sau:
Trờng hợp 1: Vật liệu mua ngoài do bên bán vận chuyển thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên GTGT ( có bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuế Nhập khẩu nếu có nhng không bao gồm thuế GTGT ).
VD: Theo Hoá đơn GTGT số 0046444, ngày 3/1/2005, công ty mua 7684.5 m vải dệt kim của công ty dệt Nam Định, hình thức thanh toán: trả sau. Số hàng trên đợc công ty dệt Nam Định vận chuyển đến kho Nguyên liệu.
Tổng giá thanh toán: 63.060.207,76 đồng. Trong đó: Tiền hàng: 57.327.461,6 đồng
Thuế GTGT: 5.732.746,16 đồng
Vậy trị giá thực tế nhập kho của số vải trên là: 57.327.461,6 đồng Trờng hợp 2: Vật liệu mua ngoài mà phải thuê bên ngoài vận chuyển, bốc dỡ thì giá vốn thực tế vật liệu nhập kho đợc xác định theo công thức sau:
Trờng hợp 3: Vật liệu mua ngoài do Công ty tự vận chuyển thì giá vốn thực tế vật lệu nhập kho là giá mua cha có thuế GTGT nhng không có chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà chi phí này sẽ đợc hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp hoặc chi phí sản xuất chung.
*Đối với vật liệu tiết kiệm nhập kho.
Vật liệu tiết kiệm là phần chênh lệch giữa định mức vật liệu kế hoạch của công ty giao với số lợng vật liệu xí nghiệp thực hiện sản xuất. Trị giá phần vật liệu tiết kiệm này khi nhập kho đợc tính bằng 50% của 80% đơn giá thực tế trên thị trờng.
* Đối với phế liệu thu hồi: Giá vốn đợc xác định trên cơ sở giá bán đợc chấp nhận trên thị trờng. Phế liệu đợc tập hợp tại kho chờ thanh lý và giá thu đợc khi bán phế liệu đợc xác định theo biên bản thanh lý.
b) Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho.
41= =
Giá mua cha
có thuế GTGT + Chi phí thu mua +
Thuế Nhập khẩu ( nếu
có )
Giá thực tế vật liệu tiết kiệm
nhập kho = Số lợng vật liệu nhập X 50% X 80% đơn giá thực tế trên thị trờng Giá trị thực tế vật liệu nhập kho
* Đối với vật liệu gia công xuất kho: khi xuất kho vật liệu gia công, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lợng. Đến khi hoàn thành sản phẩm gia công, kế toán kết chuyển chi phí vận chuyển vào chi phí gia công mà không phân bổ chi phí vận chuyển ngay sau mỗi lần xuất.
* Đối với vật liệu mua ngoài xuất kho: Giá vốn vật liệu xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân cả kỳ. Hàng ngày, khi xuất kho vật liệu, kế toán chỉ theo chỉ tiêu số lợng, không xác định trị giá vật liệu xuất kho. Cuối tháng, tổng hợp trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong tháng và căn cứ vào số vật liệu tồn kho đầu tháng để tính đơn giá vật liệu xuất kho. Căn cứ vào đơn giá vật liệu và số lợng vật liệu xuất kho để tính ra trị giá vật liệu xuất kho. Công thức tính giá vốn thực tế vật liệu xuất kho nh sau:
VD: Đối với vải lót:
Đầu tháng: Số lợng vải tồn : 2502 m.
Trị giá của số vải trên: 18.867.133 đ Trong tháng: Tổng số vải lót nhập kho: 7251,1 m
Tổng giá trị thực tế của số vải này là: 54.753.058,61 đ Trong tháng xuất kho 4823 m vải. Tính trị giá thực tế của số vải xuất kho:
42
Đơn giá vật liệu xuất kho
Trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ Trị giá vật liệu nhập kho trong kỳ Số lợng vật liệu nhập kho trong kỳ Số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ + + = Trị giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lợng vật liệu xuất kho X Đơn giá vật liệu xuất kho
Đơn giá của vải xuất kho =
18.867.133 + 54.753.058,612502 + 7251,1 2502 + 7251,1
Trị gia thực tế của số vải xuất kho
2.2.3 Tổ chức công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 2.2.3.1. Thủ tục nhập kho vật liệu.
* Nhập vật liệu gia công.
Sau khi hợp đồng gia công đợc ký kế giữa Công ty cổ phần may Thăng Long và các hãng nớc ngoài, toàn bộ vật liệu đợc bên nớc ngoài chuyển sang cho công ty. Các nhân viên phòng chuẩn bị sản xuất ( phòng CBSX ) có trách nhiệm hoàn tất thủ tục giao nhận và tổ chức vận chuyển vật liệu về kho của công ty. Tại đây, căn cứ vào Packing List ( bảng thể hiện mã hàng, loại vải ) để kiểm tra vật liệu. Nếu số lợng và loại vải thực tế vận chuyển về kho có gì sai lệch với bảng mã hàng, nhân viên phòng CBSX phải lập biên bản và gửi giấy mời phía công ty nớc ngoài đã ký hợp đồng sang giải quyết. Nếu vật liệu thực tế nhập về phù hợp với bảng mã hàng thì nhân viên phòng CBSX lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
Một liên phòng CBSX giữ. Một liên thủ kho giữ.
Một liên phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ.
Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lợng thực nhập và yêu cầu thủ kho ký vào. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, trên thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lợng.
* Nhập nguyên vật liệu mua ngoài.
Để đảm bảo đủ vật liệu cho sản xuất, phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu ( Phòng KHXNK ) phải lập kế hạch sản xuất trong thángvà phải nghiên cứu, khảo sát thị trờng và lên kế hoạch thu mua từng loại vật liệu. Vật liệu của công ty đợc mua từ nhiều nguồn khác nhau: từ các công ty dệt may trong nớc hoặc nhập khẩu từ nớc ngoài.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhân viên phòng KHXNK tiến hành thu mua và vận chuyển vật liệu về kho công ty. Khi vật liệu về đến kho, nhân viên phòng CBSX sẽ xem xét, kiểm tra hoá đơn, chứng từ về tính hợp lý, hợp pháp. Nếu nội dung ghi trong hoá đơn mà phù hợp với chủng loại, đơn giá,
43
chất lợng và hình thức thanh toán với hợp đồng đã ký kết thì phòng CBSX lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
Một liên phòng CBSX giữ.
Một liên phòng kế toán giữ kèm theo hoá đơn bán hàng. Một liên thủ kho giữ.
Và đề nghị thủ kho cho nhập số vật liệu đó. Trớc khi nhập, thủ kho kiểm tra về chủng loại, số lợng, chất lợng của loại vật t đó. Nếu thấy đúng với phiếu nhập kho thì tiến hành cho nhập số vật liệu trên. Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Căn cứ vào phiếu nhập kho để thủ kho ghi vào thẻ kho và trên thẻ kho, thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lợng.
Hóa đơn bán hàng: xem biểu 01 Phiếu nhập kho: xem biểu 02 * Nhập vật liệu do tiết kiệm đợc.
Sau khi tiếp nhận vật t tiết kiệm đợc từ các phân xởng, nhân viên phòng CBSX cùng thủ kho lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 2 liên:
Một liên thủ kho giữ. Một liên phòng CBSX giữ.
Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị. Chỉ tiêu giá trị đợc tính bằng 50% của 80% giá vật liệu thực tế trên thị trờng. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thể kho. ở các xí nghiệp, các nhân viên hạch toán theo dõi số lợng các loại vật liệu đó, cuối tháng lập báo cáo gửi lên phòng kế toán để kế toán vật liệu theo dõi.
* Nhập kho phế liệu thu hồi.
Phế liệu thu hồi đợc tiến hành nhập kho giống nh đối với vật liệu mua ngoài. Sau khi nhập phế liệu từ các xí nghiệp chuyển đến, nhân viên phòng CBSX lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
Một liên thủ kho giữ.
Một liên phòng kế toán giữ. Một liên phòng CBSX giữ.