Đơn vị tớnh: m STT Chứng từ Số Ngày Trớch yếu Ngày N_ X Số lượng Nhập Xuất Tồn Chữ ký xỏc nhận Tồn đầu thỏng 2.502,00
1 12/1 Nhập kho Nguyờn liệu 3.467,50
2 9/1 Xuất may Nam Hải 1.002,00
3 10/1 Xuất may Hà Nam 784,00
4 29/1 Nhập kho Nguyờn liệu 2.359,00
5 11/1 Xuất may II 1.780,00
6 37/1 Nhập kho Nguyờn liệu 1.424,60
7 16/1 Xuất may II 1.257,00
Cộng 7.251,10 4.823,00
Tồn cuối thỏng 1 4.930,10 Sổ chi tiết vật liệu : xem biểu số 08
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn: xem biểu số 09
Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn: xem biểu số 09 Biểu số 09:
2.5. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu
Ở cụng ty cổ phần may Thăng Long, để hạch toỏn tổng hợp NVL, kế toỏn đó sử dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Phương phỏp này đó cho phộp theo dừi và phản ỏnh tỡnh hỡnh hiện cú, biến động tăng giảm của cỏc NVL trong cụng ty một cỏch thường xuyờn, liờn tục theo từng loại vật liệu. Đồng thời, nú cũng đúng một vai trũ quan trọng trong việc cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho cụng tỏc điều hành cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.5.1. Tài khoản sử dụng
Để hạch toỏn NVL, Cụng ty đó sử dụng tài khoản 152 “ Nguyờn vật liệu” để ghi sổ đỳng như chế độ. Song, vỡ NVL của Cụng ty cú nhiều chủng loại, lại phỏt sinh thường xuyờn, do đú đũi hỏi phải cú hệ thống tài khoản chi tiết phự hợp, đỏp ứng được yờu cầu quản lý, đảm bảo hiệu quả cụng tỏc kế toỏn và hệ thống tài khoản chi tiết về NVL đó được thiết kế dựa trờn vai trũ của NVL đối với sản xuất như sau:
TK 1521: “ Nguyờn vật liệu chớnh”
+ TK 15211: Nguyờn vật liệu chớnh (Hàng may) + TK 15212: Nguyờn vật liệu chớnh (Hàng nhựa) TK 1522: “ Vật liệu phụ” + TK 15221: Vật liệu phụ (Hàng may) + TK 15222: Vật liệu phụ (Hàng nhựa) TK 1523: Xăng dầu TK 1524: Phụ tựng TK 1525: Văn phũng phẩm TK 1526: Bao bỡ TK 1527: Phế liệu TK 1528: Húa chất
Nghiệp vụ nhập vật tư liờn quan đến cỏc tài khoản sau: TK 111: Tiền mặt.
TK 112: Tiền gửi ngõn hàng. TK 331: Phải trả cho người bỏn.
TK 311: Vay ngắn hạn TK 141: Tạm ứng
Nghiệp vụ xuất vật tư liờn quan đến cỏc tài khoản sau: TK 154: Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang. TK 621: Chi phớ NVL chớnh trực tiếp.
TK 622: Chi phớ nhõn cụng trực tiếp TK 627: Chi phớ sản xuất chung...
Cụng ty khụng sử dụng TK 151 và TK 113 (hàng mua đi đường và tiền đang chuyển)
Quỏ trỡnh hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu được thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu
Chứng từ về NVL NKCT số 1,2,4,5,10 Sổ chi tiết TK 331 Bảng kờ xuất NVL NKCT số 5 Bảng kờ 4,5 Sổ cỏi TK 152 NKCT số 7
Bỏo cỏo kế toỏn
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
2.5.2. Kế toỏn tổng hợp nhập nguyờn vật liệu
* Đối với hàng gia cụng:
Số lượng sản phẩm hàng gia cụng chiếm khoảng 80% trong tổng số sản phẩm sản xuất hàng năm của cụng ty. Đối với NVL để sản xuất sản phẩm này, kế toỏn chỉ theo dừi về mặt số lượng chứ khụng định khoản và xỏc định giỏ trị.
* Đối với vật liệu mua ngoài:
Tuy việc tự sản xuất và tiờu thụ sản phẩm chỉ chiếm khoảng 20% tổng khối lượng sản xuất nhưng việc hạch toỏn và theo dừi những NVL phục vụ cho việc sản xuất loại hàng này cần phải được tiến hành một cỏch chặt chẽ. Điều này đảm bảo cho cụng tỏc sản xuất được liờn tục, tận dụng hết nguồn lực của cụng ty và đảm bảo việc sản xuất cú hiệu quả và cú lói.
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong thỏng, phũng KHXNK tỡm nguồn cung cấp NVL và cú kế hoạch thu mua. Khi phỏt sinh nghiệp vụ nhập vật liệu cú thể xảy ra một trong cỏc trường hợp sau:
+) NVL nhập kho được thanh toỏn bằng tiền tạm ứng.
Tiền tạm ứng là số tiền được Ban Giỏm đốc và kế toỏn trưởng phờ duyệt cấp cho phũng KHXNK trước khi thu mua NVL. Khi mua NVL về, căn cứ vào cỏc chứng từ nhập kho, kế toỏn ghi vào sổ kế toỏn chi tiết theo dừi tạm ứng và ghi sổ theo bỳt toỏn hoàn ứng khụng qua quỹ.
VD: Căn cứ vào hoỏ đơn GTGT số 099851 và phiếu nhập kho số 26/12 ngày 20/12/2004: Trị giỏ vải Kate là: 12.157.852
Thuế GTGT là: 1.215.785.2 Tổng giỏ thanh toỏn : 13.373.637,2
Số tiền trờn được thanh toỏn bằng tiền tam ứng. Kế toỏn ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 152: 12.157.852 Nợ TK 133: 1.215.785,2
Cú TK 141: 13.373.637,2
Cuối thỏng, căn cứ vào số cộng trờn sổ chi tiết theo dừi tạm ứng ở phần ghi cú để ghi vào NKCT số 10. Sau đú, xỏc định số phỏt sinh bờn Cú của cỏc
tài khoản trờn NKCT số 10 và lấy dũng tổng cộng của NKCT số 10 để ghi vào cỏc sổ cỏi.
+) NVL nhập kho nhưng chưa được thanh toỏn ngay cho người bỏn. Kế toỏn cụng nợ mở sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bỏn. Sổ chi tiết này được mở hàng quý và dựng để theo dừi cụng nợ với từng đối tượng mà cụng ty cú quan hệ mua bỏn, bao gồm cả số phỏt sinh Nợ và số phỏt sinh Cú. Sổ chi tiết 331 được đúng thành một quyển, tất cả cỏc đơn vị bỏn được theo dừi trờn cựng một sổ, mỗi đơn vị được ghi trờn một số trang sổ nhất định và mỗi hoỏ đơn được ghi trờn một dũng và ghi theo thứ tự thời gian phỏt sinh theo bỳt toỏn:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Cú TK 331
Vớ dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 02/1 ngày 03/1 và hoỏ đơn kốm theo, kế toỏn cụng nợ ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 - Phải trả cho người bỏn, chi tiết cho Cụng ty dệt Nam Định, theo định khoản:
Nợ TK 152: 57.327.461,6 Nợ TK 133: 5.732.746,16
Cú TK 331: 63.060.207,76
Khi khoản nợ của Cụng ty được thanh toỏn, kế toỏn căn cứ vào cỏc phiếu chi...để phản ỏnh tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn vào sổ chi tiết và hạch toỏn trờn tài khoản 331 đối ứng với cỏc TK 111,112,311...
Cuối thỏng, kế toỏn khoỏ sổ chi tiết 331 theo từng đối tượng. Toàn bộ số liệu ở dũng tổng cộng của từng người bỏn trờn sổ sẽ được ghi sang NKCT số 5. Số liệu tổng cộng của mỗi người bỏn được ghi trờn một dũng. Sau khi đối chiếu số liệu tổng cộng của NKCT số 5 với cỏc bảng kờ và cỏc NKCT khỏc liờn quan, căn cứ vào NKCT số 5 (dũng tổng cộng) để kế toỏn ghi sổ Cỏi TK 331 ở dũng tổng số phỏt sinh Cú.
+) NVL nhập kho được thanh toỏn bằng tiền mặt.
Với trường hợp này, kế toỏn tiền mặt căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu chi tiền mặt để ghi vào NKCT số 1 theo định khoản:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Cú TK 111
Vớ dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 21/1 ngày 12/1 cụng ty thanh toỏn khoản mua vải Kaki bằng tiền mặt 13.194.924,6 đồng, trong đú thuế GTGT 10%.
Nợ TK 152: 11.995.386 Nợ TK 133: 1.199.538,6 Cú TK 111: 13.194.924,6 NKCT số 1: xem biểu số 11 Biểu số 11: NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 1 Thỏng 1 năm 2005 STT Ngày thỏng Ghi Cú TK 111, ghi Nợ cỏc TK 1521 1522 ... 133 ... Cộng Cú TK 111 1 03/01 31.158.865,00 3.115.886,50 2 05/01 1.875.000,00 187.500,00 3 12/01 11.995.386,00 1.199.538,60 4 15/01 15.116.332,00 1.511.633,20 5 19/01 52.373.685,00 5.237.368,50 6 21/01 4.321.500,00 432.150,00 ... ... ... Cộng 537.832.710,29 42.531.182,00 58.036.389,23 3.257.861.189,00 Kế toỏn ghi sổ (Ký, họ tờn) Kế toỏn tổng hợp (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) +) NVL nhập kho được thanh toỏn bằng tiền gửi ngõn hàng.
Khi nhận đựơc giấy bỏo Nợ của ngõn hàng, hoỏ đơn, phiếu nhập kho, kế toỏn ghi sổ NKCT số 2 theo định khoản:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Cú TK 112
Vớ dụ: Ngày 12/1 cụng ty thanh toỏn khoản mua vải lút bằng tiền gửi ngõn hàng với số tiền 73.570.545,4 đồng, trong đú thuế GTGT là 10%.
Nợ TK 152: 66.882.314 Nợ TK 133: 6.688.231,4 Cú TK 112: 73.570.545,4 NKCT số 2: xem biểu số 12 Biểu số 12 NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 2 Thỏng 1 năm 2005 STT Ngày thỏng Ghi Cú TK 112, ghi Nợ cỏc TK 1521 1522 .... 331 ... 133 ... Cộng Cú TK 112 06/01 125.502.334,00 12.550.233,40 11/01 56.700.000,00 12/01 66.882.314,00 6.688.231,40 14/01 45.886.852,80 4.588.685,28 15/01 89.345.000,00 18/01 149.327.686,00 14.932.768,60 21/01 82.270.000,00 ... ... Cộng 605.348.771,00 112.194.166,80 441.332.500,00 71.754.293,78 5.468.125.330,00 Kế toỏn ghi sổ (Ký, họ tờn) Kế toỏn tổng hợp (Ký, họ tờn) Kế toỏn trưởng (Ký, họ tờn) +) NVL nhập kho được thanh toỏn bằng tiền vay ngắn hạn.
Tương tự như cỏc trường hợp thanh toỏn tiền mua vật liệu bằng tiền mặt hay tiền gửi ngõn hàng, kế toỏn căn cứ vào cỏc phiếu tạm ứng (số được duyệt), cỏc giấy bỏo giỏ để viết khế ước, hợp đồng kinh tế và cỏc chứng từ
khỏc liờn quan đến khoản vay. Kế toỏn tập hợp cỏc chứng từ hàng ngày để ghi vào NKCT số 4 - ghi Cú TK 311.
Trờn đõy là phần trỡnh bày quy trỡnh ghi sổ và phương phỏp hạch toỏn nghiệp vụ nhập kho vật liệu do mua từ bờn ngoài của cụng ty và quỏ trỡnh thanh toỏn tiền mua.
.2.5.3. Kế toỏn tổng hợp xuất nguyờn vật liệu
Quản lý vật liệu khụng những phải làm tốt cụng tỏc thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản vật liệu mà cũn phải quản lý chặt chẽ việc xuất dựng vật liệu. Yờu cầu đặt ra cho người quản lý là phải biết được vật liệu xuất lỳc nào, bao nhiờu và dựng cho bộ phận nào.
Là một yếu tố chi phớ cấu thành trong giỏ thành sản phẩm, do vậy, kế toỏn vật liệu ngoài việc xỏc định, theo dừi và phản ỏnh khối lượng, giỏ trị vật liệu xuất dựng mà cũn phải tớnh toỏn phõn bổ giỏ trị của nú cho từng đối tượng sử dụng. Tổ chức hạch toỏn xuất dựng vật liệu là tiền đề quan trọng để hạch toỏn và tập hợp chi phớ một cỏch đầy đủ, đỳng đắn, kịp thời. Từ đú, tạo điều kiện tớnh giỏ thành sản phẩm chớnh xỏc, thuận lợi.
Xuất phỏt từ loại hỡnh sản xuất, cỏch thức sản xuất, quy trỡnh cụng nghệ, trỡnh độ yờu cầu quản lý của cụng tỏc hạch toỏn và yờu cầu của cụng tỏc tớnh giỏ thành sản phẩm, Cụng ty cổ phần may Thăng Long đó xỏc định đối tượng tập hợp chi phớ là từng loại sản phẩm (từng mó hàng) như: quần Jean, ỏo sơ mi, bộ quần ỏo đụng xuõn...
*) Đối với hàng gia cụng.
Khi xuất kho vật liệu, kế toỏn khụng tớnh giỏ thực tế vật liệu gia cụng mà chỉ theo dừi về mặt số lượng mà khụng phõn bổ chi phớ vật liệu xuất kho cho cỏc đối tượng sử dụng. Phần chi phớ này được tớnh hết vào chi phớ sản xuất gia cụng.
*) Đối với vật liệu mua ngoài.
Khi xuất kho vật liệu theo nhu cầu của đối tượng sử dụng, trờn cơ sở cỏc chứng từ xuất kho vật liệu như: Phiếu xuất kho vật tư, phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ...kế toỏn tiến hành phõn loại từng nhúm vật liệu và đối tượng sử dụng, đối tượng tập hợp chi phớ tớnh giỏ thực tế vật liệu xuất dựng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật liệu. Sau đú, kế toỏn lập
bảng kờ xuất vật liệu theo trỡnh tự nhất định của số phiếu: phiếu nào xuất trước thỡ được phản ỏnh trước, mỗi phiếu xuất được ghi trờn một dũng của bảng kờ. Bảng kờ vật liệu được lập vào cuối thỏng cho từng xớ nghiệp: XN 1, XN 2...Sau khi lập xong bảng kờ vật liệu cho từng xớ nghiệp, kế toỏn tiến hành cộng cột tổng cộng trờn bảng kờ xuất vật liệu cho tất cả cỏc xớ nghiệp và ghi vào bảng kờ số 4 - Tập hợp chi phớ sản xuất toàn Cụng ty theo định khoản:
Nợ TK 621
Cú TK 152
Sau đú, mở NKCT số 7 và từ cỏc NKCT số 1, 2, 4, 5, 7 để vào sổ Cỏi TK 152.
Nhật ký chứng từ số 5: xem biểu số 13
Như đó trỡnh bày ở trờn, khi xuất kho, cụng ty sử dụng đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền để xỏc định trị giỏ thực tế của vật liệu xuất kho. Cụng thức tớnh như sau: