II. thực trạng hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động dịch vụ tại Công ty du lịch việt
1. Hạch toán chi phí tại Công ty Du lịch Việt Nam Hà nội.
1.1. Hạch toán chi phí trực tiếp.
Chi phí trực tiếp tại Công ty bao gồm toàn bộ các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện và hoàn thành các dịch vụ của Công ty. Các khoản chi phí này th- ờng đợc định mức cho từng loại dịch vụ cụ thể.
Để tập hợp các chi phí trực tiếp phát sinh, kế toán Công ty sử dụng tài khoản: TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
Tài khoản 154 đợc mở chi tiết cho từng lĩnh vực hoạt động và đợc chia thành các tiểu khoản có nội dung sau:
- TK 1541 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế.
- TK 1542 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh vận chuyển.
- TK 1543 - Chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và nớc ngoài.
+ TK 1541: Tài khoản này đợc sử dụng để tập hợp toàn bộ các chi phí trực tiếp liên quan khâu đón khách ở sân bay, bến công..., tổ chức phục vụ theo yêu cầu của khách. Do việc bán các Tour cho khách đợc thực hiện theo phơng thức chọn gói nên các chi phí này bao gồm: chi phí thuê đặt phòng khách sạn, mua vé thắng cảnh, thuê công tác viên, chi phí cho các hoạt động vui chơi, giải trí...
+ TK 1542: Tài khoản này sẽ theo dõi và tập hợp toàn bộ các chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động vận chuyển, bao gồm: Chi phí mua nhiên liệu xăng, dầu, sửa chữa, chi phí thuê xe ngoài...
+ TK 1543: Việc tập hợp chi phí cho tài khoản này cũng tơng tự nh TK 1541. Tuy nhiên tài khoản này chỉ theo dõi các chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh du lịch nội địa và du lịch nớc ngoài (phục vụ khách du lịch ngời Việt Nam).
1.1.1. Hạch toán chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh lữ hành.
Đối với hoạt động kinh doanh lữ hành, do công ty thực hiện bán theo phơng thức trọn gói nên chi phí trực tiếp bao gồm rất nhiều khoản mục, thậm chí còn gồm cả sản phẩm của các bộ phận khác trong Công ty nh: Bộ phận vận chuyển, đại ý vé máy bay... Do vậy, việc hạch toán chi phí trực tiếp bộ phận này đợc phân thành các trờng hợp sau:
+ Trớc khi tổ chức đoàn đi, Công ty tạm ứng tiền trớc cho hớng dẫn viên nhằm phục vụ cho các chi tiêu cần thiết phải thanh toán ngay, khi đó kế toán ghi:
Nợ TK 141 Tổng số tiền tạm ứng cho hớng dẫn viên trong công ty. Nợ TK 1388 Tổng số tiền tạm ứng cho các công tác viên của công ty.
Có TK 111,112 Tạm ứng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
+ Sau khi hoàn thành chuyến đi kế toán tập hợp các chi phí trực tiểp trong chuyến đi để ghi sổ theo bút toán:
Nợ TK 154 (1541,1543) Chi phí trực tiếp của hoạt động lữ hành. Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào.
Có TK 141,1388 Trừ vào số tiền đã tạm ứng trớc.
Có TK 111,112 Đã trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331 Cha trả tiền cho ngời bán.
Có TK 51132 Doanh thu dịch vụ vận chuyển của công ty. Có TK 138 Vé máy bay nhận từ đại lý.
+ Đối với các chuyến đi do các chi nhánh của công ty thực hiện thì cuối quý chi nhánh tập hợp số liệu gửi cho công ty, khi đó kế toán ghi:
Nợ TK 154 (1541,1543) Tổng chi phí trực tiếp của chi nhánh trong quý. Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào.
Có TK 1368 Phải thu nội bộ (chi tiết từng chi nhánh).
Sau khi hợp đồng mua bán đợc thoả thuận, hớng dẫn viên (ngời đợc giao nhiệm vụ tiếp đón khách) làm giấy xin tạm ứng để sử dụng cho một số các dịch vụ mua ngoài phục vụ du khách trong chuyến đi (cần thiết phải thanh toán ngay) và gửi giấy này đến phòng kế toán xin ký duyệt.
Đơn vị: Công ty DLVN - NH. Mẫu số: 03 -TT
Địa chỉ: 30A LTK - HN. Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995
của Bộ tài chính
giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 03 tháng 01 năm 2001
Số: 01425. Kính gửi: Phòng tài chính- kế toán.
Tên tôi là: Dơng Xuân Tráng. Địa chỉ: Phòng hớng dẫn.
Đề nghị Cho tạm ứng số tiền: 6.500.000 đ (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Đa khách đi tham quan Hạ Long. Thời hạn thanh toán: Ngày 12 tháng 01 năm 2001
Thủ trờng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Ngời đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên)
Kế toán lập phiếu chi, ký nhận sau khi tiến hành duyệt chi. Trên cơ sở phiếu chi thủ quỹ xuất tiền tạm ứng và ghi số quỹ.
Đơn vị: Công ty DLVN - HN. Địa chỉ: 30A LTK - HN. Mẫu số: 02- TT Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Quyển số: ... Số: ... Phiếu chi Nợ: 141 Ngày 05 tháng 01 năm 2001 Có: 111 Họ, tên ngời nhận tiền: Dơng Xuân Tráng.
Địa chỉ: Phòng hớng dẫn. Lý do chi: Tạm ứng.
Số tiền: 6.500.000 đ (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Kèm theo 01 Chứng từ gốc. Thủ trờng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Ngày 06 tháng 01 năm 2001
Ngời nhận tiền
Sau khi hoàn thành một Tour du lịch cho khách, hớng dẫn viên tập hợp các chứng từ, hoá đơn, bản kê chi phí trong chuyến đi để nộp lại cho phòng kế toán.
Hoá đơn (gtgt)
Liên 2 (giao khách hàng). Ngày 10 tháng 01 năm 1999. Đơn vị bán: Khách sạn Ha Long Hotel.
Địa chỉ: TP. Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh. Số TK:... Điện thoại: ... MS: ....
Họ và tên ngời mua hàng: Đoàn ASIA 665 - DLVN. Đơn vị: Công ty DLVN- HN.
Địa chỉ: 30A Lý Thờng Kiệt - Hà Nội. Số TK: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: ...
STT Tên hàng hoá, DV Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thanh tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3) 1 Buồng nghỉ 5 380.000 1.900.000 2 Ăn tra 08/01/01 5 60.000 300.000 3 Ăn tối 08/01/01 5 60.000 300.000 4 Ăn tra 09/01/01 5 60.000 300.000 5 Ăn tối 09/01/01 5 60.000 300.000 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng: Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán:
3.100.000 310.000 3.410.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu bốn trăm mời nghìn đồng chẵn.
Ngời mua (Ký, ho tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Thủ trờng (Ký, họ tên)
Sau khi xem xét tính hợp lệ của các chứng từ chi kế toán căn cứ vào số liệu trên từng chứng từ để vào sổ chi tiết TK 154.
Tại công ty hiện nay kế toán đã mở các sổ nhật biên đối ứng với các tài khoản nh TK 111, TK 112,.... Đối với tài khoản đối ứng Nợ TK 1541 Có TK 331 công ty đã mở sổ chi tiết riêng vì số lợng số phát sinh trong kỳ của nghiệp vụ này rất nhiều, Việc tiến hành ghi sổ nhật biên này đợc tiến hành theo quý (đối với TK 1541 và TK 1543).
Các sổ Nhật biên đợc lập riêng cho từng quý trong năm đồng thời trong đó còn tách và tổng hợp riêng cho chi phí từng đoàn đi (đối với TK 1541 và TK 1543) để theo dõi một cách chi tiết. Cuối quý toàn bộ các chi phí trên đợc tổng hợp qua sổ tổng hợp chi tiết Nợ TK 154 (Nợ TK 1541 và Nợ TK 1543).
Song song với việc hạch toán chi tiết các chi phí trực tiếp phát sinh, việc hạch toán tổng hợp cũng đợc tiến hành, đồng thời nhằm đảm bảo cho việc đối chiếu đợc thực hiện một cách thờng xuyên. Hàng tháng, kế toán tập hợp các chứng từ gốc để vào chứng từ ghi sổ.
Khi tổng hợp xong chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết và lên báo cáo kế toán.
Mẫu sổ số 2: Sổ tổng hợp chi tiết nợ tk 1541 Quý I năm 2001. STT TK Có Tiền VNDNợ TK 1541 Ngoại tệ (1) (2) (3) (4) 1 1111 455.458.992 2 1112 876.513.313 53.765 3 1122 1.532.537.226 106.473 4 331 7.681.831.514 Cộng 10.546.341.045 160.238 Mẫu sổ số 3: Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Số: 01 Diễn giải Số hiệu Tài khoản Nợ Có Số tiền Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5)
Chi trả lơng cho công tác viên 1541 1111 5.850.000 Chi phí phục vụ khách trả qua ngân hàng 1541 1121 5.180.000 Chi phí phục vụ 04K- HD18, 02/01/01 1541 331 1.590.000 Chi phí phục vụ 04K- HD 21, 03/01/01 1541 331 2.355.375 Chi phí phục vụ 02K- HD27, 15/01/01 1541 331 986.300 Chi phí phục vụ 05K- HD23, 17/01/01 1541 331 1.255.000 Chi phí phục vụ 06K- HD45, 19/02/01 1541 331 2.675.285 Chi trả lơng cho công tác viên 1541 1111 3.580.000
... ...Tổng công 3.691.219.365 Tổng công 3.691.219.365 Kèm theo chứng từ gốc
Ngời lập Kế toán trởng
mẫu sổ số 4:
Sổ cái
Quý I năm 2001
Tài khoản: Chi phí kinh doanh trực tiếp HĐKDLH Quốc tế. Số hiệu: 1541. NT GS CTGS SH NT Diễn giải SH TK đối ứng Số tiền Nợ Có Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Số d đầu kỳ 31/03 01 31/01 Chi phí phục vụ 04 khách 331 1.590.000 31/03 01 31/01 Trả lơng cho công tác viên 1111 5.850.000 31/03 01 31/01 Chi phí phục vụ 08 khách 331 3.952.000 31/03 01 31/01 Chi phí phục vụ khách trả qua NH 112 6.380.000 31/03 01 31/01 Chi phí phục vụ 06 khách 331 4.793.000 31/03 31/02 Chi phí phục vụ 06K 331 3.109.115 31/03 31/02 Chi phí phục vụ 03K 331 2.155.800 31/03 31/02 Chi phí phục vụ 05K 331 1.253.000 ... ... Kết chuyển giá vốn 632 10.546.341.045 Số d cuối kỳ 0
1.1.2. Hạch toán chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh vận chuyển.
Việc hạch toán chi phí của hoạt động này tại Công ty cũng đợc tiến hành tơng tự nh hoạt động kinh doanh lữ hành. Các chi phí phát sinh hàng tháng cho hoạt động này cũng đợc tập hợp trên sổ Nhật biên Nợ TK 1542, đến cuối tháng các chi phí vận chuyển cũng đợc tập hợp lại theo tài khoản đối ứng.
1.1.3. Hạch toán chi phí trực tiếp của hoạt động đại lý bán vé máy bay.
Với hoạt động kinh doanh đại lý bán vé máy bay của công ty, chi phí thực sự phát sinh kể từ khi công ty nhận vé từ hãng hàng không về. Tuy nhiên, do đay là hoạt động đại lý cho nên chi phí mua vé đợc kế toán đa vào tài khoản TK 138.
Dựa trên các chứng từ ban đầu, kế toán phản ánh lợng vé đã nhập về theo giá giao đại lý trên sổ sách, kế toán ghi theo bút toán sau :
Nợ TK 138 : 2.852.500.222 Có TK 111 : 199.675.015 Có TK 112 : 513.450.039 Có TK 331 : 2.139.375.168
1.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí nhằm phục vụ cho toàn bộ hoạt động chung của doanh nghiệp. Tại công ty hiện nay, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Lơng và các khoản trích theo lơng của cán bộ nhân viên trong công ty.
- Khấu hao sửa chữa TSCĐ.
- Chi phí dịch vụ chuyển tiền của ngân hàng.
- Chi phí điện, nớc, điện thoại, mua nhiên liệu,...
- Chi phí tiếp khách, hội nghị.
- Chi phí đào tạo.
- Chi phí quảng cáo hội chợ.
- Các chi phí quản lý khác.
Để theo dõi các chi phí quản lý của Công ty phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này đợc mở tổng hợp cho toàn Công ty và không phân bổ hoặc theo dõi riêng cho từng hoạt động nào.
Việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty đợc tiến hành nh sau: + Đối với khấu hao TSCĐ, việc xác định mức khấu hao nhà cửa, trang thiết bị của Công ty cho từng quỹ đợc kế toán TSCĐ theo dõi tính toán và tổng hợp theo tỷ lệ khấu hao của từng loại:
Nguyên giá x Tỷ lệ khấu hao năm Mức khấu hao/quý =
4
Nợ TK 642 Tổng mức khấu hao trong quỹ Có TK 214
+ Khi tập hợp để tính ra tiền lơng của toàn bộ cán bộ, nhân viên trong Công ty, kế toán đã phản ánh các chi phí này vào tài khoản 642 theo bút toán sau:
Nợ TK 642 Tổng số tiền lơng phải trả Có TK 334
+ Các khoản trích theo lơng nh: BHXH, BHYT, KPCĐ đợc tính toán theo tỷ lệ quy định và đợc ghi theo bút toán:
Nợ TK 642 Phần trích theo lơng tính vào chi phí. Có TK 338
TK 3382 - KPCĐ. TK 3383 - BHXH. TK 3384 - BHYT.
+ Đối với các khoản chi phí khác nh: Tiền điện, nớc, phí đào tạo, tiếp khách, điện thoại, chi phí dịch vụ chuyển tiền,... đã thanh toán hoặc cha thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 642
Nợ TK 3331 Thuế VAT đầu vào.
Có TK 111,112 Đã thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331 Cha thanh toán cho ngời bán.
Hàng ngày căn c vào các chứng từ ghi nh: hoá đơn thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, bảng tính khấu hao... kế toán vào sổ chi tiết TK 642.
Cũng nh hạch toán chi phí trực tiếp, các chứng từ ghi sổ phản ánh chi phí quản lý cũng đợc lập nhằm đảm bảo cho công việc so sánh, đối chiếu số liệu. Tuy nhiên chứng từ ghi sổ này đợc lập định kỳ theo tháng, cuối mỗi quý làm căn cứ để vào Sổ cái.
Mẫu sổ số 6: Sổ tổng hợp chi tiết Ghi Nợ TK 642. Từ ngày 01/01/2001 đến ngày 31/03/2001. STT TK Có Ngoại tệ Nợ TK 642 VND (1) (2) (3) (4) 1 1111 209.145.086 2 1112 20.715 298.164.874 3 1121 139.631.767 4 1122 576 8.290.754 5 13681 286.037.864 6 13682 150.691.148 7 1388 247.261.472 8 141 41.528.407 9 1421 43.061.710 10 1422 12.570.500 11 214 376.863.836 12 334 600.000.000 13 3382 6.000.000 14 3383 22.476.795 15 3384 6.000.000 Cộng 2.447.724.213 Mẫu sổ số 7: Chứng từ ghi sổ. Ngày 31 tháng 03 năm 2001. Số: 27
Diễn giải Số hiệu tài khoảnNợ Có Số tiền Ghi sổ
(1) (2) (3) (4) (5)
Chi trả tiền điện thoại 642 1111 35.895.048 Chi phí hội chợ du lịch 642 1111 1.850.000 Chi phí đào tạo 642 1111 10.588.000 Lơng cán bộ nhân viên 642 334 600.000.000
KPCĐ 642 3382 6.000.000
BHXH 642 3383 22.476.795
BHYT 642 3384 6.000.000
Trích khấu hao TSCĐ QI/01 642 214 376.863.836 ... ...
Tổng cộng 856.703.474
Mẫu sổ số 8:
Sổ cái
Quỹ I năm 2001.
Tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp. Số hiệu: TK 642. Nt gs Ct gs SH NT Diễn giải SH TK đối ứng Số tiền Nợ Có Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Số d đầu kỳ: 0
31/03 27 30/03 Trả tiền điện thoại 1111 35.895.045 31/03 27 30/03 Chi phí đào tạo 1111 10.588.000 31/03 27 30/03 Lơng cán bộ, nhân viên 334 600.000.000 31/03 27 30/03 Khấu hao TSCĐ Q I/01 214 376.863.836
... ...
31/03 31/03 Kết chuyển chi phí Q I/01 911 2.447.724.213 Số d cuối kỳ: