1. Giới thiệu về công ty
1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán tài chính của công ty bao gồm 5 cán bộ có trình độ chuyên môn và việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty theo nguyên tắc tập trung (toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng tài chính kế toán của công ty từ việc kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp... Nhờ vậy kế toán công ty có thể nắm bắt đợc toàn bộ thông tin kế toán đã thu đợc, trên cơ sở đó có thể kiểm tra, đánh giá, chỉ đạo kịp thời hoạt động trên toàn công ty và giúp cho việc kiểm tra, xử lý thông tin kế toán đợc tiến hành kịp thời đầy đủ, chặt chẽ.
- Kế toán trởng công ty: chịu trách nhiệm bao quát chung, tổ chức, kiểm
Giám đốc Công ty
Phó Giám đốc
kinh doanh Phó Giám đốc sản xuất Phó Giám đốc kỹ thuật
Phòng bảo
ngời giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn, nghiệp vụ kế toán trong công tác quản lý.
- Kế toán tổng hợp: phụ trách các phần hành kế toán nh tình hình tăng Giảm TSCĐ, lơng phải trả cho cán bộ công nhân viên và theo dõi công nợ phải trả của Công ty. Cuối tháng tổng hợp lên báo cáo tài chính.
- Kế toán quỹ kiêm kế toán tạm ứng: chịu trách nhiệm lu giữ, quản lý số l- ợng tiền mặt hiện có tại doanh nghiệp theo số chi và thu từng ngày.
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán vật liệu: thờng xuyên kiểm soát, thông báo tình hình thu chi, liên hệ với các bộ phận có nhu cầu sử dụng tiền mặt đảm bảo chế độ thanh toán và theo dõi tình hình vật liệu về số lợng và giá cả định mức,tiêu hao định mức tiêu hao vật liệu, liên hệ với các bộ phận thu mua.
- Kế toán tiêu thụ kiêm Kế toán công nợ phải thu: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp thành phẩm,lập bảng kê số 11, NKCT số 8 và theo dõi tình hình công nợ phải thu.
Sơ đồ19: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cơ khí Quang Trung.
Quan hệ chỉ đạo Quan hệ tác nghiệp Quan hệ báo sổ Kế toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán Quỹ kiêm kế toán
tạm ứng
Kế toán Thanh toán kiêm
kế toán vật liệu
Kế toán
Tiêu thụ kiêm kế toán công nợ phải thu Thủ quỹ
1.4.2. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp:
Lao động tiền lơng:
- Bảng chấm công;
- Bảng thanh toán tiền lơng; - Bảng thanh toán tiền BHXH; - Hợp đồng giao khoán;
Hàng tồn kho:
- Phiếu nhập kho; - Phiếu xuất kho;
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá; - Thẻ kho;
- Phiếu tính giá thành thành phẩm theo đơn đặt hàng.
Bán hàng: - Hoá đơn GTGT; Tiền tệ: - Phiếu thu; - Phiếu chi; - Giấy đề nghị tạm ứng;
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng; - Bảng kiểm kê quỹ.
Tài sản cố định:
- Biên bản giao nhận TSCĐ; - Thẻ TSCĐ;
- Biên bản thanh lý TSCĐ.
1.4.3. Hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang áp dụng:
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên đối với hàng tồn kho.
Các TK công ty đang dùng:111,112,131,133, 138,141,152,153,154, 155, 159, 211, 212,213,214,242, 311,315, 331, 333,334,335,338, 341,342,411,412, 413, 414, 415, 421, 431, 466, 511, 515, 521,531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911
1.4.4. Hệ thống sổ kế toán:
Công ty sử dụng hình thức" Nhật ký chứng từ" và chủ yếu ghi chép bằng tay, việc cập nhật bằng máy chủ yếu phục vụ cho việc lên báo cáo tổng hợp.
Các sổ kế toán đang dùng:
Sổ kế toán tổng hợp:
Sổ này phản ánh khái quát nguồn vốn, tài sản và tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình công nợ... Trong sổ này mỗi nghiệp vụ kinh tế đợc ghi tổng quát và thờng chỉ dùng thớc đo giá trị. Sổ tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng tổng hợp, bảng cân đối kể toán, báo cáo kết quả kinh doanh... bao gồm các sổ sau:
- Các sổ NKCT số 1,2,5,7,8,9,10; - Bảng kê số 1,2,3,4,5,8,9,11;
- Các sổ cái tơng ứng với tài khoản đã liệt kê ở mục 3.
Sổ kế toán chi tiết:
Sổ này tuỳ theo yêu cầu quản lý để theo dõi từng đối tợng cụ thể và tơng ứng với các tiểu khoản đã liệt kê trong hệ thống tài khoản công ty đang sử dụng.
- Sổ chi tiết khấu hao TSCĐ - Sổ chi tiết thanh toán khách hàng;
- Sổ chi tiết thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc; - Sổ chi tiết thành phẩm;
+ TP do công ty trực tiếp sản xuất (ký hiệu TK 1551); + TP do công ty sản xuất theo đơn đặt hàng(TK 1552); - Sổ chi tiết kết quả hoạt động kinh doanh:
+ Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (TK 9111) + Kết quả hoạt động tài chính(TK 9112);
+ Kết quả hoạt động khác. - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán; - Sổ chi tiết bán hàng…
1.4.5. Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng kê, sổ chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào NKCT.
Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc manh tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ từ đó ghi vào bảng kê và NKCT có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các NKCT, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ thể có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ chi tiết căn cứ vào đây để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết ttrong NKCT, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập Báo cáo Tài chính.
Sơ đồ 20: Trình tự ghi sổ
1.4.6. Hệ thống báo cáo kế toán:
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn và công nợ cũng nh tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ. Báo cáo tài chính quả công ty bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01- DN;
- Kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02- DN; - Báo cáo lu chuyển tiền tệ, mẫu số B03- DN;
Chứng từ gốc các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Sổ cái TK
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
Bảng kê Sổ và thẻ KT chi tiết
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp Chi tiết
Ngoài ra, để phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, công ty còn dùng thêm một số báo cáo sau:
- Báo cáo giá thành sản phẩm, dịch vụ; - Báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh.
2. Hạch toán chi tiết thành phẩm 2.1. Đặc điểm hạch toán thành phẩm
2.1.1. Phân loại thành phẩm
Hiện nay, các sản phẩm chính của công ty bao gồm:
• Lô lới Φ1250 x 2000 của máy xéo giấy;
• Nồi hơi đốt than Quang Trung 2000/ 8; • Bình tẩm sấy gỗ;
• Chế tạo nắp làm mát lò nấu thép cho Lu Xá- Thái Nguyên;
• Máy nghiền đĩa Φ350 - 450 Φ phục vụ ngành giấy; • Nồi cầu nấu bột giấy 8 m3;
• Thùng sấy chân không;
• Máy sàng rác trong hệ thống xử lý rác Thái bình; • Máy cắt phế cho ngành thép;
• Giàn khoan đất đá phục vụ ngành cầu đờng; • Máy tách cát sỏi khỏi dung dịch khoan;
• Chế tạo nồi hơi đốt dầu các loại có công suất sinh hơi từ 100 - 1500 kg/ h. Ngoài các sản phẩm truyền thống đó, công ty còn sản xuất các sản phẩm nh: vòng bi điện, ống thép hàn,. . .
Nh vậy sản phẩm của công ty có thể đợc chia thành hai loại nh sau:
Thứ nhất,sản phẩm mang tính chất là một dây chuyền công nghệ hoặc sản
phẩm phục vụ cho một công đoạn trong dây chuyền công nghệ. Sản phẩm này chủ yếu đợc sản xuất theo đơn đặt hàng.
Thứ hai, sản phẩm mang tính chất là phụ tùng công nghiệp nh ống thép
hàn, hộp thép hình vuông, hình chữ nhật, với độ dài tuỳ ý, vòng bi điện . . . Loại sản phẩm này đợc sản xuất và xuất kho hàng loạt tuỳ thuộc nhu cầu thị trờng.
Cách phân loại trên chủ yếu để phục vụ cho việc tính giá thành phẩm xuất kho.
2.1.2. Tính giá thành phẩm:
2.1.2.1.Tính giá nhập thành phẩm:
Thứ nhất, với thành phẩm sản xuất hàng loạt( không theo đơn đật hàng) Các phân xởng, xí nghiệp sẽ tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ nh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung phân bổ cho các sản phẩm này và phơng pháp tính giá thành áp dụng là phơng pháp giản đơn.
Ví dụ: Tính giá nhập thực tế sản phẩm “ vòng bi điện” tháng 12/2003. Thẻ tính giá thành Tên sản phẩm: Vòng bi điện. Đơn vị tính: Cái Số lợng sản phẩm hoàn thành: 02 Đơn vị tính: đồng Khoản mục Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ Chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ Tổng giá thành Giá thành đơn vị
1.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2.Chi phí nhân công trực tiếp 3.Chi phí sản xuất chung
8.025.000 - - - - - - - 14.359.000 10.488.000 8.002.000 6.878.000 - - - - - - - 15.506.000 10.488.000 8.002.000 7.753.000 5.244.000 4.001.000 Tổng 8.025.000 32.849.000 6.878.000 33.996.000 16.998.000
Thứ hai, với sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng.
- Khi nhận đợc một đơn đặt hàng, công ty tiến hành giao khoán cho các phân xởng theo tỷ lệ giao khoán thực tế của tổng giá trị đơn hàng mà Công ty ký kết đợc.
-Toàn bộ chi phí sản xuất sẽ đợc các phân xởng tập hợp đa lên bộ phận kế toán Công ty để kế toán tập hợp chi phí sản xuất cho từng đơn hàng.
- Khi sản phẩm hoàn thành dựa vào các phiếu giao khoán, bảng tập hợp chi phí cho các phiếu khoán mà các phân xởng giao khoán tập hợp lên kế toán công ty tính ra giá thành thực tế của từng sản phẩm theo từng đơn đặt hàng cụ thể. Đối với những đơn đặt hàng có nhiều loại sản phẩm khác nhau thì mỗi loại sản phẩm cũng đợc tập hợp theo từng thẻ tính giá thành riêng.
Ví dụ: Tháng 12/2003 tính giá thành thực tế của thành phẩm: Máy cắt tôn cuộn nh sau:
Phiếu tính giá thành thành phẩm Theo đơn đặt hàng số 03
Tên mặt hàng: Máy cắt tôn cuộn. Số lợng: 03 cái. Đơn vị đặt hàng: Công ty TNHH thép Việt Anh.
Đơn vị đợc giao khoán: - Phân xởng cơ khí. - Phân xởng thiết bị áp lực.
- Phân xởng thiết bị công nghiệp.
Đơn vị tính: đồng Số tiền Thuế VAT Số tiền Khoán Đơn vị thực hiện Phân xởng cơ khí Phân xởng thiết bị áp lực Phân xởng thiết bị công nghiệp Đơn giá sản phẩm 170.100.000 8.100.000 121.500.000 63.180.000 30.375.000 27.945.000 40.500.000 Kế toán lập Kế toán trởng
Trong ví dụ trên Công ty nhận một đơn đặt hàng của Công ty TNHH thép Việt Anh thuê làm 3 máy cắt tôn cuộn với trị giá là: 170.100.000 đồng, trong đó VAT 5% là 8.100.000 đồng. Khi đã ký kết xong hợp đồng đặt hàng, phòng KHSX kiểm tra dự toán, lập phiếu giao khoán trực tiếp cho các phân xởng để tiến hành sản xuất mặt hàng này.
Tỷ lệ khoán đợc Công ty áp dụng cho từng đơn hàng là 75% tổng giá trị từng hợp đồng. Tuỳ theo cách tính chi tiết mọi chi phí phục vụ cho từng đơn hàng mà Công ty giao khoán cho các phân xởng là khác nhau. Giá giao khoán là giá cha bao gồm thuế GTGT 5%. Cụ thể là:
Giá giao khoán = (170.100.000 - 8.100.000) x 75% = 121.500.000 đồng
Trong đó:
Phân xởng cơ khí sau khi đợc tính toán đầy đủ các chi phí cần thiết nh CPNVLTT,CPNCTT, chi phí khấu hao máy móc thiết bị nhà xởng phục vụ cho sản xuất sản phẩm Công ty đã giao khoán với giá là 63.180.000đồng để hoàn thành một số phần việc của sản phẩm theo đơn hàng.
Phân xởng thiết bị áp lực đợc giao khoán với giá là 30.375.000 đồng để phối hợp hoàn thành sản phẩm với phân xởng cơ khí, phân xởng thiết bị công nghiệp.
Phân xởng thiết bị công nghiệp đợc giao khoán với giá 27.945.000 đồng cũng để phối hợp hoàn thành sản phẩm với phân xởng thiết bị áp lực và phân x- ởng cơ khí trong công ty đang sản xuất sản phẩm theo đơn hàng này.
Nh vậy giá thành phẩm máy cắt tôn cuộn nhập kho có giá trị là: 121.500.000 đồng (đơn giá nhập kho là: 40.500.000 đồng/sản phẩm).
2.1.2.2. Tính giá xuất thành phẩm:
Do đặc điểm sản xuất thành phẩm nh trên mà công ty áp dụng hai phơng pháp tính giá thành phẩm xuất kho.
Phơng pháp 1: Nếu là thành phẩm xuất kho hàng loạt thì giá trị thực tế đợc áp dụng đơn giá bình quân cuối tháng theo công thức:
Trong đó: = Giá thực tế TP tồn kho đầu tháng Giá thực tế thành phẩm xuất kho trong tháng Số lượng thành phẩm xuất kho trong tháng Đơn giá thực tế bình quân cuối tháng = x Đơn giá thực tế bình quân cuối tháng Giá thực tế TP nhập trong tháng Số lượng TP tồn Số lượng TP + +
Ví dụ: Tính giá thực tế thành phẩm: Vòng bi điện xuất kho hàng loạt trong tháng 12/2003 nh sau: Số lợng (Cái) Thành tiền (Đồng) 1. Số d đầu tháng: 2. Nhập trong tháng: Ngày 10/12/03 chứng từ số 1 3. Xuất trong tháng: Ngày 1/12/03 chứng từ số 5: ... Ngày 30/12/03 chứng từ số 35: Tổng xuất trong tháng: 10 2 6 2 11 160.500.000 33.996.000
Vậy ta có giá thực tế thành phẩm xuất kho nh sau:
Phơng pháp 2: Nếu thành phẩm xuất kho sản xuất theo đơn đặt hàng thì giá thực tế thành phẩm xuất kho của công ty đợc tính theo phơng pháp giá thực tế đích danh của từng đơn đặt hàng. Vì vậy giá thực tế thành phẩm xuất kho cũng chính là giá thành sản phẩm nhập kho của đơn hàng.
2.2. Phơng pháp hạch toán chi tiết thành phẩm
Hạch toán chi tiết thành phẩm là việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm theo dõi giám sát một cách chặt chẽ việc nhập xuất tồn kho theo
Đơn giá thực tế bình quân gia quyền = 160.500.000 + 33.996.000 + 10 2 = 16.208.000 (đồng) Giá thực tế thành phẩm xuất kho trong tháng = 11 x 16.208.000 = 178.288.000(đồng)
kiện thực tế và tình hình kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán thành phẩm, Công ty Cơ khí Quang Trung đã sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song theo trình tự:
a. Tại kho:
- Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho đợc mở cho từng kho, từng thứ vật t.
- Cơ sở để ghi thẻ kho là phiếu nhập kho, xuất kho
Phiếu nhập kho
- Do bộ phận sản xuất lập, đợc lập thành 3 liên( đặt giấy than viết một