a. Quy trình nghiệp vụ tiền gửi thanh toán
* Mở tài khoản khách hàng
Trước tiên khách hàng phải điền thông tin vào form mở tài khoản theo mẫu sẵn của ABBANK.
Đối với tài khoản cá nhân gồm có:
+ Thông tin chủ tài khoản: Họ và tên, ngày sinh, giới tính nam/nữ, số CMND/hộ chiếu, địa chỉ thường trú, địa chỉ liên lạc, điện thoại nhà riêng, điện thoại cơ quan, fax, điện thoại di động, email...
+ Thông tin về người được uỷ quyền: Họ tên, CMND/ hộ chiếu, phạm vi uỷ uyền, thời hạn uỷ quyền.
+ Mẫu chữ ký của chủ tài khoản và người được uỷ quyền Đối với tài khoản pháp nhân:
+ Thông tin chủ tài khoản: Tên đơn vị mở tài khoản, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ liên hệ, điện thoại, mã số thuế, CMND,...
+ Bản sao công chứng: Quyết định thành lập đơn vị, đăng kí kinh doanh,...
+ Mẫu dấu và mẫu chữ kí .
Giao dịch viên tiếp nhận phiếu mở tài khoản và các chứng từ của khách hàng. Kiểm tra các thông tin của khách hàng: CMND, giấy phép đăng kí kinh doanh, quyết định bổ nhiệm. Xác nhận thông tin đó đối với khách hàng. Nếu việc kiểm tra có sai sót gì giao dịch viên sẽ yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc làm chứng từ mới. Nếu việc kiểm tra không có sai sót gì thì giao dịch viên thao tác với hệ thống để mở hồ sơ khách hàng (nhập các thông tin của khách hàng vào hệ thống). Sau khi mở xong hồ sơ của khách hàng thì khách hàng sẽ có một mã số, mã số này tự động tăng hoặc có thể chọn mã số.
Sau đó mở tài khoản chi tiết cho khách hàng (tài khoản thanh toán) và ghi số tài khoản lên phiếu mở tài khoản.
Giao dịch viên chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soátKiểm soát chấp nhận việc mở tài khoản cho khách hàng.
Sau đó giám đốc duyệt việc mở tài khoản cho khách hàng và giao lại toàn bộ chứng từ cho giao dịch viên
Giao dịch viên nhận lại chứng từ để lưu hồ sơ, thông báo số tài khoản cho khách hàng và trả lại cho khách hàng một phiếu mở tài khoản.
* Nộp tiền vào tài khoản
Khách hàng điền đầy đủ thông tin vào giấy nộp tiền, bảng kê tiền, kí và nộp tiền cho thủ quỹ.
Thủ quỹ kiểm tra mọi thông tin trên giấy nộp tiền và bảng kê tiền, nếu không chấp nhận chứng từ trả lại cho khách hàng, yêu cầu bổ sung hoặc làm mới. Nếu chứng từ hợp lệ sẽ thu tiền của khách hàng, kiểm đếm tiền theo bảng kê tiền và giấy nộp tiền. Nếu kiểm đếm tiền mà phát hiện ra tiền giả và tiền rách thì thủ quỹ sẽ yêu cầu khách hàng bổ sung tiền.
Nếu việc kiểm đếm không có gì sai sót thì thủ quỹ sẽ kí vào giấy nộp tiền và chuyển giấy nộp tiền cho giao dịch viên.
Giao dịch viên căn cứ vào giấy nộp tiền đã có chữ kí của thủ quỹ sẽ hạch toán :
N: TK tiền mặt 1011
C: TK tiền gửi thanh toán 4211
Kí vào giấy nộp tiền sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát Kiểm soát kiểm tra lại chứng từ và kiểm tra việc hạch toán của kế toán. Nếu việc kiểm tra có sai sót thì kiểm soát yêu cầu kế toán hạch toán lại .
Thủ quỹ nhận lại chứng từ sau khi kiểm soát đã kí duyệt. Đóng dấu đã thu tiền trên giấy nộp tiền và trả liên 2 cho khách hàng. Nhập dữ liệu vào sổ quỹ tiền mặt, trả liên 1 giấy nộp tiền cho giao dịch viên.
Khách hàng nhận lại giấy nộp tiền (giấy liên 2)
Giao dịch viên nhận lại liên 1 của giấy nộp tiền để lưu hồ sơ.
* Rút tiền từ tài khoản
- Rút bằng tiền mặt
Khách hàng điền đầy đủ thông tin vào giấy lĩnh tiền (tài khoản cá nhân) hoặc séc (tài khoản pháp nhân) và trình CMND cho giao dịch viên. Giao dịch viên kiểm tra tên chủ tài khoản, số tài khoản, số dư tài khoản, số tiền bằng
chữ, bằng số, chữ kí con dấu và CMND. Nếu việc kiểm tra có sai sót thì giao dịch viên sẽ yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc làm chứng từ mới. Nếu sau khi kiểm tra chứng từ mà không có sai sót thì giao dịch viên sẽ thao tác với máy tính để hạch toán:
N: TK tiền gửi thanh toán 4211 C: TK tiền mặt 1011.
Sau đó kí vào giấy lĩnh tiền và séc rồi chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát duyệt.
Kiểm soát sẽ kiểm tra lại chứng từ và việc hạch toán của giao dịch viên ( kế toán). Sau đó thủ quỹ sẽ nhận chứng từ, lập bảng kê tiền để chi tiền cho khách hàng, kí vào giấy lĩnh tiền hoặc séc, đưa giấy lĩnh tiền hoặc séc cho khách hàng kí nhận, trả CMND cho khách hàng, ghi vào sổ quỹ, trả lại séc hoặc giấy lĩnh tiền cho giao dịch viên.
Khách hàng nhận tiền từ thủ quỹ và kí xác nhận, nhận lại CMND sau đó trả lại giấy lĩnh tiền hoặc séc cho thủ quỹ.
Thủ quỹ sẽ chuyển chứng từ cho giao dịch viên để lưu hồ sơ. - Thanh toán bằng Ủy Nhiệm Chi (UNC).
Khách hàng điền đầy đủ thông tin vào giấy UNC, kí và đóng dấu vào giấy UNC và chuyển cho giao dịch viên. Giao dịch viên kiểm tra tất cả các yếu tố trên UNC do khách hàng lập, kiểm tra số tài khoản, kiểm tra tình trạng của khách hàng có bị phong tỏa không, kiểm tra số tài khoản số dư của tài khoản, chữ kí, con dấu. Nếu việc kiểm tra có sai sót thì giao dịch viên sẽ yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc làm mới chứng từ. Nếu sau khi kiểm tra chứng từ mà không có sai sót thì giao dịch viên sẽ thao tác với máy tính để hạch toán:
Đối với UNC cùng chi nhánh:
N: TK tiền gửi thanh toán của khách hàng lập UNC C: TK tiền gửi thanh toán của khách hàng thụ hưởng Đối với UNC cùng hệ thống khác tỉnh và khác hệ thống: N: TK tiền gửi thanh toán của khách hàng 4211 C: TK thu hộ chi hộ tại ngân hàng 5191
Kí nhận vào giấy UNC, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát. Kiểm soát sẽ kiểm tra lại chứng từ, việc hạch toán của giao dịch viên và duyệt điện (với UNC cùng hệ thống khác tỉnh), hay kiểm soát điện chuyển do kế toán tạo (UNC khác hệ thống). Nếu việc kiểm tra có sai sót gì kiểm soát yêu cầu kế toán hạch toán lại ( đối với UNC cùng hệ thống khác tỉnh, khác hệ thống).
Sau đó giám đốc sẽ duyệt điện và đẩy điện sang ngân hàng có tài khoản người thụ hưởng (đối với UNC khác hệ thống).
Giao dịch viên nhận lại giấy UNC để lưu hồ sơ, trả cho khách hàng lập UNC giấy báo nợ (liên 2 của UNC); trả lại cho người thụ hưởng giấy báo có ( đối với UNC cùng chi nhánh).
Khách hàng nhận lại chứng từ từ giao dịch viên.
* Đóng tài khoản khách hàng.
Khách hàng lập phiếu đề nghị đóng tài khoản, có đầy đủ chữ kí và con dấu của công ty (nếu có), giao lại toàn bộ chứng từ cho ngân hàng (form mở tài khoản, séc trắng).
Giao dịch viên tiếp nhận giấy yêu cầu đóng tài khoản và các chứng từ. Kiểm tra tài khoản và số dư tài khoản. Nếu việc kiểm tra có sai sót gì thì yêu
cầu khách hàng bổ sung. Nếu sau khi kiểm tra chứng từ mà không có sai sót gì thì giao dịch viên sẽ tính phí đóng tài khoản, hạch toán và tất toán tài khoản theo yêu cầu của khách hàng (rút tiền mặt, lập UNC). Sau đó giao toàn bộ chứng từ cho kiểm soát.
Kiểm soát kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và việc hạch toán của kế toán. Nếu việc kiểm soát có sai sót gì thì yêu cầu kế toán hạch toán lại.
Sau đó thủ quỹ nhận chứng từ, chi tiền, kí vào phiếu chi tiền, đưa phiếu chi cho khách hàng kí nhận, ghi vào sổ quỹ tiền mặt và chuyển toàn bộ chứng từ cho giao dịch viên.
Khách hàng nhận tiền và kí nhận vào phiếu chi.
Giao dịch viên thực hiện đóng tài khoản cho khách hàng, in toàn bộ hoạt động của tài khoản từ khi mở tài khoản cho đến khi đóng tài khoản. Trả sổ phụ, một liên thu phí và 1 phiếu yêu cầu đóng tài khoản. Yêu cầu khách hàng kí nhận vào sổ đã nhận sổ phụ.
Khách hàng nhận lại một liên thu phí, nhận sổ phụ và kí nhận đã nhận sổ phụ, nhận lại một phiếu yêu cầu đóng tài khoản.
b. Quy trình nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm.
* Mở sổ tiết kiệm
Khách hàng điền thông tin vào giấy rút tiền tiết kiệm. Đưa CMND của người gửi hoặc người được ủy quyền (nếu có), nộp tiền cho thủ quỹ.
Thủ quỹ kiểm tra thông tin trên giấy gửi tiền tiết kiệm, trên bảng kê nộp tiền. Kiểm tra CMND xem có ghi đúng với thông tin ghi trên gửi tiết kiệm hay không, CMND không được quá 12 năm. Nếu không chấp nhận chứng từ thì yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc làm mới chứng từ. Nếu chấp nhận chứng từ thì nhận tiền và kiểm đếm tiền theo bảng kê tiền. Nếu phát hiện tiền giả
hoặc tiền rách thì yêu cầu khách hàng bổ sung. Nếu sau khi kiểm tra chứng từ mà không có sai sót gì thì thủ quỹ sẽ kí xác nhận vào giấy gửi tiền tiết kiệm, chuyển toàn bộ chứng từ cho giao dịch viên.
Giao dịch viên kiểm tra lại thông tin trên chứng từ, dựa vào giấy gửi tiền để hạch toán:
N: TK tiền mặt 1011/tiền gửi thanh toán của khách hàng 4211 C: TK tiền gửi tiết kiệm có kì hạn 4232/4242
Lập sổ tiết kiệm, in sổ tiết kiệm, in thẻ lưu. Kí vào giấy gửi tiền tiết kiệm rồi chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát.
Kiểm soát kiểm tra lại toàn bộ thông tin và kí duyệt. Nếu không chấp nhận thì yêu cầu giao dịch viên hạch toán lại.
Thủ quỹ nhận lại chứng từ. Đóng dấu lên giấy gửi tiền tiết kiệm. Kiểm tra thông tin trên sổ tiết kiệm và trả lại cho khách hàng, trả CMND cho khách hàng. Kí tên trên thẻ lưu và đưa cho khách hàng kí nhận. Nhập dữ liệu vào sổ quỹ tiền mặt, chuyển toàn bộ chứng từ cho giao dịch viên.
Khách hàng nhận sổ tiết kiệm và nhận CMND. Kí nhận vào thẻ lưu và trả lại cho khách hàng.
Giao dịch viên nhận lại chứng từ để lưu hồ sơ.
* Rút tiền tiết kiệm.
Khi khách hàng có yêu cầu rút tiền tiết kiệm thì trình sổ tiết kiệm và CMND cho giao dịch viên.
Giao dịch viên kiểm tra sổ tiết kiệm, đối chiếu CMND với thẻ lưu. In phiếu chi và phiếu tính lãi. Đưa phiếu chi cho khách hàng kí sau đó đối chiếu chữ kí với chữ kí trên thẻ lưu. Nếu việc kiểm tra không có sai sót thì yêu cầu
khách hàng bổ sung. Nếu sau khi kiểm tra chứng từ mà không có sai sót thì giao dịch viên sẽ thao tác với máy tính để hạch toán:
N: TK tiền gửi tiết kiệm có kì hạn 4232/4242 C: TK tiền mặt 1011/tiền gửi thanh toán 4211
Sau đó kí vào phiếu chi, chuyển toàn bộ chứng từ cho kiểm soát duyệt. Kiểm soát kiểm tra lại chứng từ và việc hạch toán của giao dịch viên. Thủ quỹ nhận chứng từ, đối chiếu CMND với thẻ lưu. Lập bảng kê và chi tiền. Trả CMND cho khách hàng. Kí nhận vào phiếu chi, ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Khách hàng nhận tiền từ thủ quỹ.
Giao dịch viên nhận lại chứng từ từ thủ quỹ để lưu hồ sơ.