Khi tập hợp chi phí sản xuất kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 621 (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp),Tài khoản 622 (chi phí nhân công trực tiếp).Tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung). Tài khoản 154 (chi phí sản xuất kinh doanh dở dang). Tài khoản này dùng để tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ.Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 155- thành phẩm, TK 632- giá vốn hàng bán
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: (CPNVLTT)
Phương pháp: đối với những vật liệu xuất dùng có liên quan trực tiếp đối với từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt thì hạch toán cho đối tượng đó. Nếu vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí, không thể tổ chức hạch toán riêng phải áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp. Tài khoản sử dụng là TK 621, 152, 331, 154…
Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT)
Tài khoản sử dụng là TK 622- chi phí công nhân trực tiếp- không chi tiết cho từng phân xưởng. tổ đội, TK 334- phải trả công nhân viên, TK 3384 - BHYT, TK 3383 -BHXH, TK 3384 - KPCĐ
Về nguyên tắc và phương pháp tập hợp chi phí nhân công trực tiếp cũng tương tự như hạch toán chi phí NVLTT. Toàn bộ lương chính, lương phụ và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được tập hợp trực tiếp vào bên nợ TK 622 mà không chi tiết cho từng phân xưởng. Vì vậy kế toán chỉ lập bảng phân bổ tiền lương. tổng thể (không phải chi tiết cho từng tổ đội )
Tập hợp chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung thường liên quan đến từng đối tượng vì vậy khi phát sinh chi phí phải được hạch toán riêng cho từng phân xưởng tổ đội sau đó phân bổ cho các đối tượng có liên quan theo tiêu thức hợp lý.
Tài khoản sử dụng là TK 627,111,112,334,338,152,153,214,154….
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp:
Chi phí sản xuất trong kỳ sau khi đã tập hợp theo 3 khoản mục: chi phí ngyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung sẽ lần lượt được phân bổ và kết chuyển để tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp và được chi tiết theo từng đối tượng tập hợp chi phí.
Tài khoản sử dụng: TK 621,622,627,154,152,138,155,632… Hệ thống sổ sách sử dụng:
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 621,622,627,254 Sổ chi tiết cho các tài khoản trên
Các bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ nguyên vật liệu, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
Sơ đồ 9: Quy trình tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ chi tiết TK
621,622, 627,154…
Sổ cái TK 621,622, 627,154…
Bảng cân đối số
phát sinh Báo cáo tài chính
Bảng tính giá thành và bảng tổng hợp chi tiết
Phần 3: Đánh giá và một số kiến nghị sơ bộ để hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp
thương mại Sông Đà 3.1. Đánh giá
Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà, em nhận thấy công ty hoạt động, làm ăn khá hiệu quả. Bộ máy tổ chức quản lý cũng như bộ máy kế toán hoạt động theo đúng quy định của pháp luật tuy nhiên vẫn có một số hạn chế cần khắc phục, cụ thể như sau:
3.1.1. Ưu điểm
Bộ máy quản lý của công ty theo mô hình trực tuyến chức năng, hoạt động tương đối tốt. Công ty chia ra thành các phòng ban, các tổ, đội để quản lý. Mỗi phòng ban, tổ đội có trách nhiệm riêng và có người quản lý trực tiếp. Cấp trên giám sát cấp dưới vì thế mà mọi hoạt động đều được giám sát chặt chẽ và có hiệu quả cao.
Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra xử lý và cung cấp thông tin một cách kịp thời. Bộ máy kế toán cũng khá gọn nhẹ, được chia ra thành các phần hành cụ thể và giao trách nhiệm tới từng nhân viên kế toán. Nhờ đó mà phòng kế toán bao quát được toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh hàng ngày với số lượng lớn, phức tạp mà vẫn đảm bảo được sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các nhân viên kế toán. Giữa các nhân viên kế toán có sự phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau giúp cho công tác kế toán thuận lợi hơn. Trình độ của kế toán viên đang dần được nâng cao. Phòng kế toán tài chính của công ty được tách ra thành một phòng riêng được trang bị máy vi tính, cùng với việc sử dụng phần mềm kế toán đã làm giảm bớt khối lượng ghi
chép sổ sách kế toán, tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác, hiệu quả hơn, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty và phục vụ cho các đối tượng có liên quan khác.
Hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán khá đầy đủ, rõ ràng, chính xác, đều tuân thủ theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam.
Việc báo cáo, lập sổ sách được lập thường xuyên và đúng quy định. Công ty tổ chức hai hệ thống sổ sách kế toán là sổ chi tiết và sổ tổng hợp phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu sổ sách, đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết cho nhà quản lý, các đối tượng quan tâm cũng như phục vụ cho việc tổng hợp số liệu và báo cáo cuối kỳ. Công ty lập bốn loại báo cáo tài chính bắt buộc, ngoài ra còn lập thêm một số báo cáo khác tùy theo yêu cầu của nhà quản lý.
Công ty hạch toán theo hình thức “Nhật ký chung”. Hình thức này vừa đơn giản, phổ biến, dễ ghi chép lại hiệu quả, rất phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa như công ty.
Về phương pháp kế toán: công ty là một doanh nghiệp sản xuất nên yêu cầu cung cấp thông tin một cách kịp thời, thường xuyên là rất cần thiết. Vì thế công ty lựa chọn áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý. Phương pháp tính giá thành, đánh giá sản phẩm dở dang cũng hoàn toàn phù hợp.
Hệ thống sổ sách chứng từ cũng như các báo cáo tài chính của công ty sau khi được cổ phần hóa đều được kiểm toán bởi các công ty kiểm toán có tiếng như: VACO, A&C…
Một số phần hành kế toán chủ yếu, quan trọng của công ty như trình bày ở phần hai được tổ chức hạch toán khá hiệu quả.
Như vậy công tác tổ chức hạch toán kế toán của công ty như trình bày ở trên có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên nó vẫn tránh khỏi còn một số hạn chế, nhược điểm.
3.1.2. Nhược điểm
Về cơ cấu tổ chức phòng kế toán: hiện nay công ty chưa có phòng kế toán, phòng tài chính tách riêng mà phòng kế toán vừa làm chức năng kế toán, vừa làm chức năng tài chính. Do vậy công việc liên quan đến tài chính chỉ có kế toán trưởng làm, các nhân viên kế toán còn lại chỉ làm những phần hành được giao. Vì thế các chỉ tiêu tài chính liên quan đến hoạt động của công ty chưa được cập nhật kịp thời và chi tiết.
Về tổ chức hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung nhưng công ty không áp dụng mở sổ Nhật ký đặc biệt như: nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng. Trong khi số lượng các nghiệp vụ mua vật tư, bán thành phẩm diễn ra rất nhiều. Vì thế làm cho quy mô của nhật ký chung khá lớn.
Hệ thống sổ chi tiết mới được thiết kế theo dõi chung cho toàn công ty chứ chưa theo dõi từng xí nghiệp. Trong khi công ty có nhiều phân xưởng vì thế việc sử dụng và quản lý chi phí cho từng phân xưởng chưa được quản lý chặt chẽ, gây lãng phí trong sản xuất.
Về hệ thống tài khoản: công ty không sử dụng một số tài khoản sau 113, 161, 343, 461, 623, 244…Do là một doanh nghiệp sản xuất và do đặc điểm của công ty nên việc không sử dụng một số tài khoản cũng là phù hợp. Tuy nhiên em nhận thấy việc không mở tài khoản 113-tiền đang chuyển nhiều lúc đã gây khó khăn cho công ty. Vì công ty cũng xa trung tâm, nhiều lúc tiền đang chuyển gặp vấn đề, bị nghẽn, không chyển được. Khi đó kế toán công ty không biết hạch toán như thế nào, gây khó khăn trong việc hạch toán. Bên cạnh đó công ty chọn đối tượng tập hợp chi phí là từng nhóm hàng
nhưng lại chưa xây dựng hệ thống tài khoản riêng cho từng nhóm sản phẩm ở từng xí nghiệp, do vậy công tác hạch toán gặp khó khăn, dễ nhầm lẫn. Việc áp dụng chế độ kế toán hiện hành vẫn còn một số hạn chế. Một số hóa đơn chứng từ thiếu thông tin, gây khó khăn cho trong ghi sổ và hạch toán, quá trình hạch toán không phản ánh được chính xác, kịp thời, luân chuyển chứng từ chậm.
Về trang thiết bị và phần mềm kế toán: mặc dù công ty đã trang bị máy vi tính cho phòng kế toán tuy nhiên hệ thống máy hơi cũ, sử dụng Windows 98 gây khó khăn cho việc chuyển tài liệu sang các máy khác. Phần mềm kế toán của trung tâm UNESCO cũng chưa hoàn toàn phù hợp cho doanh nghiệp.
Về việc phân nhiệm giữa các phần hành kế toán. Tuy bộ máy kế toán đã có sự phân nhiệm công việc cụ thể cho từng nhân viên kế toán nhưng thực tế các nhân viên kế toán vẫn làm mọi phần hành. Công ty chưa có được sự bảo mật thông tin kế toán một cách triệt để. Mỗi nhân viên kế toán trong phòng kế toán đều có thể vào bất kỳ phần hành kế toán nào trên máy. Đây là hạn chế cần khắc phục sớm, tránh tình trạng thông tin kế toán bị rò rỉ ra ngoài và chưa có sự chuyên môn hóa trong công việc.
Bộ máy kế toán chưa có kế toán phó, trong khi trình độ của một số nhân viên kế toán chưa cao, chưa đồng đều. Do vậy khi kế toán trưởng có việc phải xin nghỉ làm thì công việc trong phòng kế toán thường xuyên gặp khó khăn.
Một số phần hành kế toán chủ yếu cũng có những điểm hạn chế: Kế toán tài sản cố định: công ty chọn hình thức khấu hao theo đường thẳng, khấu hao tròn tháng. Do vậy mà kế toán chưa theo dõi được khấu hao cho từng ngày đúng với tình hình tăng giảm của tài sản cố định. Mặt khác do khấu hao theo đường thẳng, giá trị khấu hao không đổi theo các tháng nên
thu hồi vốn chậm, đầu tư đổi mới tài sản cố định không kịp thời làm cho tài sản cố định bị lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu quản lý sản xuất trong kinh doanh. Ngoài ra có những tài sản cố định không sử dụng cần thanh lý nhưng chưa có quyết định xử lý làm cho vốn thu hồi chậm, lãng phí rất nhiều và ảnh hưởng đến việc đầu tư đổi mới tài sản cố định.
Kế toán vốn bằng tiền: công ty chưa mở tài khoản 113 như trình bày ở trên
Kế toán tiền lương:công ty không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất gây ra chênh lệch lớn trong giá thành sản xuất giữa các kỳ.
Kế toán xác định chi phí và tính giá thành:
Toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh được kế toán tập hợp hết vào bên nợ TK 154 mà không tập hợp riêng cho từng phân xưởng và chi tiết cho từng tổ đội. Việc tập hợp như vậy đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán là đảm bảo đơn giản. Song không đáp ứng được yêu cầu quản lý chi phí sản xuất là phải quản lý theo từng nơi phát sinh chi phí, từng đối tượng chịu chi phí, không đáp ứng được yêu cầu của hạch toán kinh tế nội bộ. .
Công ty xác định kỳ tập hợp chi phí và kỳ tính giá thành theo từng tháng như vậy chỉ có những chi phí phát sinh trong tháng, những chi phí sản xuất được ghi nhận trong tháng mới được tập hợp để cung cấp số liệu cho công tác tính giá thành. Song trên thực tế có những chi phí phát sinh trong cả năm như chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định, cả quý như chi phí BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Xí nghiệp không phân bổ vào chi phí cho tháng 1, tháng 2 mà phân bổ toàn bộ chi phí vào tháng 3. Việc làm đó giảm được công việc ghi chép đơn giản cho công tác tính toán phân bổ xong không phản ánh đúng chi phí phát sinh trong tháng vi phạm nguyên tắc chính xác trong kế toán, ảnh hưởng đến giá thành
Toàn bộ các khoản trích theo lương cho người lao động (ngay cả cho nhân viên phân xưởng) đều được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp, nó làm cho chi phí nhân công trực tiếp cao lên , chi phí sản xuất chung giảm xuống. Như vây việc hạch toán chi phí theo khoản mục là không chính xác.
Đối với công tác đánh giá sản phẩm dở dang: việc đánh giá sản phẩm dở dang theo giá thành đơn vị định mức đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng kịp thời xong tính chính xác của kết quả không cao, phụ thuộc vào giá thành kế hoạch của Xí nghiệp đẵ lập. Mặt khác việc xác định giá trị sản phẩm dở dang không chi tiết từng khoản mục bởi vậy sẽ gây khó khăn cho công tác tính giá thành sản phẩm theo khoản mục sau này
3.2. Một số kiến nghị sơ bộ nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà
Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp và trên cơ sở những kiến thức đã học, em xin đề xuất một số ý kiến sau để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại công ty:
Công ty phải thường xuyên cập nhật các chính sách, quy định, những thay đổi của chế độ kế toán
Phải đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán. Có sự phân công, phân nhiệm, bố trí rõ ràng cho từng nhân viên kế toán, phụ trách phàn hành kế toán phù hợp với từng nhân viên để tránh tình trạng kiêm nhiệm dẫn đến không hiệu quả.
Công ty nên thay thế hệ thống máy tính hiện đại hơn, sử dụng Windows 2003 hoặc 2007, nếu có thể công ty nên thay thế phần mềm kế toán khác để hiệu quả hơn: như phần mềm SAP, EFECT…
Mở thêm một số tài khoản cần thiết, như tài khoản 113. Mở tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hóa để tránh sự nhầm lẫn.
Công ty nên thay đổi một số cách thức, phương pháp hạch toán kế toán. Ví dụ: công ty nên trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân viên, xác định chi phí theo từng khoản mục, từng phân xưởng. Các khoản trích theo lương cho người lao động ở bộ phận nào thì hạch toán vào chi phí theo khoản mục tương ứng, phù hợp với chế độ kế toán (các khoản trích theo lương cho nhân viên phân xưởng thì hạch toán vào chi phí sản xuất chung, cho công nhân lao động trực tiếp thì hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp…) . Các khoản chi phí phát sinh lớn (chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định) cần phải tiến hành phân bổ. Các khoản trích theo lương cũng cần phân bổ cho từng tháng….
Kết luận
Trên đây là những tìm hiểu sơ bộ của em về bộ máy quản lý, hoạt động tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà. Qua thời gian thực tập tại Công ty em nhận thấy công ty đã quan tâm đúng mức tới công tác kế toán tuy nhiên nó vẫn còn một số những hạn chế, tồn tại nhất định. Với những kiến thức đã học ở trường, em xin mạnh dạn đóng góp đưa ra một số kiến nghị nhằm