2.2.1. Đặc điểm
Kế toán tiền lương theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động như: tiền lương, các khoản phụ
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 111,112
Sổ cái TK 111,112
Bảng cân đối số
phát sinh Báo cáo tài chính
Sổ tổng hợp chi tiết TK 111, 112
cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội và tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả lao động. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất cụ thể như chi phí nhân công trực tiếp, tính giá thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan. Vì tiền công là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng tương đối trong giá thành sản phẩm ( 10 - 12 % ) nên kế toán tiền lương có vai trò rất quan trọng. Do đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm quy trình công nghệ và trình độ quản lý xí nghiệp đã áp dụng 2 hình thức trả lương sau:
Hình thức trả lương theo thời gian ( xí nghiệp chỉ áp dụng hình thức này để tính lương cho bộ phận gián tiếp, phục vụ, sửa chữa...): là hình thức căn cứ vào giờ công lao động, lương cấp bậc, đơn giá tiền lương cho một ngày công hay tùy theo ca làm việc. Kế toán tính ra số tiền lương phải trả cho công nhân viên như sau:
Lương thời gian = Số giờ công x đơn giá lương
Hình thức trả lương theo sản phẩm: Đây là hình thức chủ yếu mà công ty áp dụng, đa số công nhân trực tiếp sản xuất tại Xí nghiệp làm theo hợp đồng đã ký. Xí nghiệp chỉ trả lương cho công nhân sản xuất ra bán thành phẩm, hoặc thành phẩm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật qui định không kể đến sản phẩm làm dở. Theo hình thức này kế toán căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (bán thành phẩm) ở từng tổ do bộ phận OTK và tổ trưởng đã ký xác nhận gửi lên. Cùng với đơn giá khoán mà Xí nghiệp xây dựng cho từng tổ (ghi trong hợp đồng khoán) để tính ra chi phí tiền lương phải trả cho từng tổ như sau:
Lương sản phẩm phải trả = Số lượng sản phẩm x Đơn giá khoán
cho từng tổ hoàn thành
Tổng tiền lương sản phẩm phải trả của các tổ là toàn bộ chi phí tiền lương sản phẩm toàn Xí nghiệp phải tính vào chi phí nhân công trực tiếp..
VD: Ở bộ phận táo sợi băng máy khi hoàn thành được một sản phẩm A ở ca 1, ca 2 thì đơn giá sản phẩm là 128đ/sp, ở ca 3 thì được hưởng 167đ/sp
Ngoài lương chính (lương thời gian, lương sản phẩm ) trong chi phí nhân công trực tiếp còn bao gồm cả trong khoản phụ cấp trách nhiệm, tiền ăn ca, các khoản tiền thưởng, tiền làm thêm vào những ngày lễ, chủ nhật. Toàn bộ những khoản tiền này được cộng vào lương chính và được trả cho công nhân vào cuối tháng.
Đối với tiền làm thêm vào ngày chủ nhật sẽ được tính bằng 150% lương ngày thường, ngày lễ Tết được tính 200% lương ngày thường. Vì đa số lao động của Xí nghiệp được trả lương theo hình thức khoán sản phẩm nên Xí nghiệp không phải trả lương cho công nhân trong những ngày ngừng, nghỉ vì thiếu nguyên vật liệu.
Đồng thời để khuyến khích người lao động gắn trách nhiệm của họ với kết quả lao động nhằm nâng cao tinh thần làm việc, nâng cao năng xuất lao động. Xí nghiệp đã áp dụng chế độ tiền thưởng phải rất hợp lý.
VD: Với bộ phận dệt vải PP khi hoàn thành vượt mức khoán được thưởng như sau:
Nếu tăng từ 1000 đến 2000 kg được nhận 120% lương sản phẩm phần tăng thêm.
Nếu tăng từ 2500 đến 3500 kg được nhận 140% lương sản phẩm phần tăng thêm.
Nếu tăng từ 4000 đến 5000 kg được nhận 160% lương sản phẩm phần tăng thêm.
Số tiền này được xí nghiệp hạch toán vào chi phí nhân công trong kỳ.
Tiền lương nghỉ phép: Trong công ty tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất chiếm tỷ trọng rất nhỏ. Vì vậy ngay tháng 1 kế toán đã trích
trước tiền lương nghỉ phép vào chi phí trong tháng theo kế hoạch nghỉ phép cả năm. Do đó các tháng tiếp theo trong khoản mục chi phí nhân công trực tiếp không phát sinh mục này.
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ (theo chế độ quy định): phải trích nộp 25% theo lương cấp bậc, trong đó:20% BHXH được tính theo lương cấp bậc: trong đó 15% BHXH hạch toán vào giá thành (tức khoản này được người sử dụng lao động nộp,không trừ vào lương), 5%người lao động phải nộp (hàng tháng được khấu trừ ngay khi phát lương). Kinh phí công đoàn 2%: khoản này được tính trên tiền lương thực tế của công nhân sản xuất, được hạch toán vào giá thành. BHYT: 3% tính theo lương cấp bậc trong đó 1% được trừ vào lương 2% được tính vào giá thành sản phẩm. Như vậy 19% được tính vào chi phí trong kỳ, 6% người lao động phải chịu.
2.2.2. Chứng từ sử dụng
Để phục vụ cho việc hạch toán kế toán, kế toán tiền lương sử dụng các chứng từ sau:
1.Bảng chấm công (mẫu số 01-LĐTL) theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiễm xã hội để có căn cứ tính trả lương, báo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Mỗi phân xưởng phải lập bảng chấm công hàng tháng. Hàng ngày tổ trưởng phân xưởng căn cứ vào tình hình thực tế chấm công cho từng người trong ngày. Cuối tháng bảng chấm côngvà các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội….. được chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương, bảo hiểm xã hội.
2.Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL): là căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Nó được lập hàng tháng tương
ứng với bảng chấm công. Bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương
3.Phiếu nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội (mẫu số 03-LĐTL): giấy này xác nhận số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm… của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương theo chế độ quy định
4.Danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội (mẫu số 04- LĐTL): công ty lập theo tháng để đề nghị xét duyệt bảo hiểm xã hội 5.Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 05- LĐTL)
6.Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 06- LĐTL): là cơ sở để lập bảng thanh toán tiền công cho người lao động (chủ yếu áp dụng cho công nhân hay cho lao động trực tiếp)
7.Phiếu báo làm thêm giờ (mẫu số 07- LĐTL): là chứng từ xác nhận giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc, là cơ sở tính lương cho người lao động.
8.Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08- LĐTL): là chứng từ ghi rõ trách nhiệm, quyền lợi của người nhận khoán và người giao khoán.
9.Biên bản điều tra tai nạn lao động (mẫu số 09- LĐTL): nhằm xác định các vụ tai nạn xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho người lao động một cách thỏa đáng và có các biện pháp ngăn ngừa tai nan, bảo đảm an toàn lao động.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu