IV. Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho NL,VL
3. Sổ kế toán
a. Sổ tổng hợp
Khi tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan khác để ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Do áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ, đồng thời phù hợp với yêu cầu quản lý nguyên vật liệu nên công tác kế toán tổng hợp vật liệu ở xí nghiệp đã thực hiện trên nhiều sổ kế toán.
Đối với các nghiệp vụ nhập vật liệu thì việc ghi sổ kế toán được thực hiện như sau :
Những nghiệp vụ có định khoản kế toán liên quan đến bên có, nợ TK 331- phải trả cho người bán. trước hết được phản ánh vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng cộng số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán, ghi vào nhật ký chứng từ số 5- Ghi Có TK 331- Phải trả cho người bán. Cuối tháng cộng sổ nhật ký chứng từ số 5 đối chiếu với các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo số liệu chính xác. Sau đó căn cứ cột ghi Có TK 331, Nợ TK 152 lấy số liệu ghi vào sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Đồng thời ghi vào bảng kê số 3- Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Những nghiệp kinh tế có định khoản kế toán liên quan đến bên có TK 111 được phản ánh ở nhật ký chứng từ số 1- Ghi Có TK 111- Tiền mặt. Cuối tháng cộng sổ nhật ký chứng từ số 1, lấy số tổng cộng ở cột ghi có TK 111, ghi nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152. Đồng thời ghi vào bảng kê số 3- Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ.
Cách ghi chép tương tự như trên đối với các nhật ký chứng từ khác.
+ Nhật ký chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 “Tiền mặt” ( phần chi) đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan.
+ Nhật ký chứng từ số 2: dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan.
+ Nhật ký chứng từ số 5: dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp ( Tài khoản 331 “ phải trả cho người bán”).
NKCT số 5 gồm 2 phần: phần phản ánh số phát sinh bên có TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan và phần theo dõi thanh toán ( ghi nợ TK 331 đối ứng Cợ với các tài khoản có liên quan).
+ Nhật ký chứng từ số 10: Với nguồn nhập vật liệu thông qua tạm ứng, cuối tháng kế toán tập hợp tất cả các phiếu nhập vật liệu có liên quan đến tài khoản 141 “ Tạm ứng ” để vào Nhật ký chứng từ số 10 phần ghi Có TK 141. Đối với vật liệu xuất, kế toán sử dụng :
+ Bảng phân bổ số 3( Phân bổ NVL, CCDC )
Ngoài ra, để tập hợp chi phí, lên các báo cáo tài chính, kế toán vật liệu còn sử dụng một số bảng kê và nhật ký chứng từ khác.
+ Sổ cái các TK 152, TK331, TK 111, TK112 Các sổ kế toán tổng hợp có liên quan:
+ sổ kế toán tổng hợp tiền mặt
+ sổ kế toán tổng hợp các khoản phải trả cho người bán và sổ kế toán chi tiết các khoản phải trả cho người bán.
b. Sổ chi tiết
Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho kế toán ghi vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ. Sổ này được theo dõi cho từng nhóm, loại vật liệu. Sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm, loại vật liệu như:
Sổ chi tiết theo dõi TK 152.1: Nguyên vật liệu chính
Sổ chi tiết TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ
Sổ chi tiết TK 152.3: Nhiên liệu
Sổ chi tiết TK 152.4: Phụ tùng thay thế
Sổ chi tiết TK 152.5: Thiết bị xây dựng cơ bản
Sổ chi tiết TK 152.6: Phế liệu
Sổ chi tiết TK 153 Công cụ, dụng cụ
Trên sổ chi tiết,vật liệu được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và số tiền.
Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2006 kế toán NVL lập sổ chi tiết TK 152.1 và sổ chi tiết vật liệu dụng cụ như sau:
Mặt khác kế toán NVL lập bảng kê số 3 trong tháng 3/2006
Cột dọc phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh và tồn cuối tháng của các loại vật liệu.