III. Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu của Công ty Cơ Điện Trần Phú
2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1 Phân loại nguyên vật liệu
2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Để đáp ứng yêu cầu quản lý NVL và hạch toán VL đợc chính xác, thuận tiện, công tác phân loại đánh giá VL rất quan trọng. Thực tế ở Công ty đã đa vào tiêu thức vai trò và tác dụng của VL để phân loại, trên cơ sở đó VL của Công ty đợc chia thành:
•Vật liệu chính: Đồng tấm Cathode có độ sạch cao ( Cu ≥ 99,99 %), nhôm thỏi có độ sạch cao (Al ≥ 99,99), nhựa hạt PVDC các màu, tôn, sắt, thép… có độ sạch cao (Al ≥ 99,99), nhựa hạt PVDC các màu, tôn, sắt, thép…
•Vật liệu phụ: Mỡ bôi trơn, gỗ để phóng lô, đinh… •Nhiên liệu: Xăng dầu chạy máy, than đốt…
•Phụ tùng thay thế, sữa chữa: Dây curoa, vòng bi…
•Phế liệu thu hồi: Bã nhôm, đồng rối, xỉ nhôm, nhựa sùi…
Việc phân loại ở Công ty rất cụ thể và chi tiết, công tác phân loại đã có sự nghiên cứu sắp xếp kỹ lỡng, tuy nhiên cũng có một vài chỗ cha đợc hợp lý.
Bên cạnh đó, công ty vẫn cha xây dựng đợc sổ danh điểm VL. Nguyên nhân của nó một phần vì số lợng và chủng loại vật t ở Công ty rất nhiều, đòi hỏi phải đầu t sắp xếp phù hợp.Việc cha xây dựng đợc sổ danh điểm VL làm hạn chế việc sử dụng máy vi tính trong quản lý vật t ỏ Công ty.
2.2 Đánh giá nguyên vật liệu.
Để theo dõi và hạch toán về mặt giá trị, yêu cầu kế toán phải có cách đánh giá trị cụ thể. Phơng pháp đánh giá trị vật t sẽ đợc đăng ký và áp dụng thống nhất trong một niên độ kế toán. ở Công ty đang áp dụng phơng pháp đánh giá hàng tồn kho theo giá hạch toán. Đối với vật liệu, giá hạch toán là giá đợc phòng kế hoạch xây dựng và thông qua sự xét duyệt của giám đốc. Cơ sở xây dựng giá hạch toán cho từng thứ vật liệu là dựa vào giá thực tế bình quân của vật t đó trong kỳ hạch toán.
Giá hạch toán đợc sử dụng thống nhất trong một niên độ kế toán. Phơng pháp này nói chung phù hợp với giá hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp sổ số d của doanh nghiệp giúp kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn vật t theo giá hạch toán và tính theo giá thực tế đợc dễ dàng.
Trên cơ sở áp dụng phơng pháp tính thuê GTGT theo phơng pháp khấu trừ, cách tính giá nguyên vật liệu nhập, xuất kho của Công ty nh sau:
a. Đối với vật liệu nhập kho
Công ty Cơ Điện Trần Phú vât liệu nhập kho đánh giá theo nguồn nhập. Hiện nay vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu từ các nguồn : nhập khẩu từ nớc ngoài, mua ngoài, nhận thuê gia công. Công ty không có vật t biếu tặng hay nhận góp vốn liên doanh.
- Đối với vật liệu cung cấp tại kho của Công ty thì giá nhập kho là giá ghi trên hoá đơn(không bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) và các chi phí liên quan(chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí, công tác cho cán bộ thu mua).
- Đối với nguyên vật liệu nhập từ nớc ngoài thì giá nhập kho là giá thanh toán với ngời bán cộng với thuế nhập khẩu và chi phí thu mua
- Đối với vật liệu thuê ngoài chế biến hay tự gia công chế biến thì giá thực tế nhập kho căn cứ trên cách tập hợp chi phí về thuê ngoài hay chi phí tự gia công chế biến đều tính bằng giá hạch toán.
- Đối với phế liệu thu hồi đợc đánh giá theo giá tiêu thụ.
b. Đối với vật liệu xuất kho
Đối với nguyên vật liệu xuất kho kế toán dùng phơng pháp giá thực tế đích danh để tính. Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên lúc nhập vào kho cho đến lúc xuất dùng( trừ trờng hợp điều chỉnh) khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Phơng pháp này phù hợp với đặc điểm vật liệu của doanh nghiệp bởi vật liệu có giá trị cao và có tính cách biệt.
3. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty
Các nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty bao gồm các trờng hợp nhập kho sau Nguyên vật liệu nhập kho Công ty có thể bao gồm các trờng hợp nhập kho sau: + Nhập kho NVL mua ngoài
+ Nhập kho NVL trả lại + Nhập kho phế liệu thu hồi
+ Nhập kho vật liệu tự gia công chế biến + Nhập kho vật t Công ty ( bên A) cấp
Nhng đối với Công ty Cơ Điện Trần Phú NVL chủ yếu là nhập khẩu và mua ngoài. Mua với số lợng bao nhiêu, với chủng loại nh thế nào đều đợc phòng kinh doanh
căn cứ vào định mức và đơn đặt hàng để mua. Các trờng hợp còn lại có thể xẩy ra nh- ng không nhiều, không thờng xuyên.
Bên cạnh đó cũng nh nghiệp vụ nhập kho NVL, xuất kho NVL trong Công ty cũng bao trờng hợp:
- Xuất kho để bán cho khách hàng
- Xuất kho để phục vụ quản lý doanh nghiệp - Xuất kho ( xuất thẳng )
- Xuất kho để gia công chế biến…
Tuy nhiên nghiệp vụ xuất kho để bán cho khách hàng là nghiệp vụ chủ yếu và thờng xuyên. Nh vậy, thông qua xem xét các trờng hợp nhập kho, xuất kho NVL của Công ty, có thể khái quát về công tác tổ chức hạch toán NVL nh sau:
3.1 Tổ chức chứng từ hạch toán và hạch toán ban đầu •Thủ tục nhập kho
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đề ra hàng năm, phòng tổ chức hành chính lên kế hoạch nhập vật liệu hàng thán. Tuy nhiên, tại Công ty Cơ Điện Trần Phú, mọi sản phẩm hầu hết đợc thực hiện theo đơn đặt hàng cho nên mọi hoạt động nhập vật liệu đều đợc thực hiện theo Phiếu yêu cầu. Phiếu này đợc lập phản ánh yêu cầu về số lợng, chất lợng, chủng loại theo yêu… cầu của phòng kỹ thuật và sự phê duyệt của giám đốc và kế toán trởng. Khi hàng về phòng kỹ thuật xuống kiểm tra, lập Phiếu kiểm tra, nếu đạt yêu cầu, thì cho nhập kho cùng các thủ tục nhập kho lập Phiếu nhập kho, nếu không đạt có thể tuỳ thuộc vào chỉ tiêu không đạt mà ra quyết định xử lý. Phiếu nhập kho đợc chia thành 3 liên: một liên lu ở bộ phận tổ chức hành chính, một liên giao cho thủ kho vào thẻ kho, theo định kỳ kế toán NVL xuống rút thẻ kho để đối chiếu, một liên nộp vào hoá đơn chuyển sang cho kế toán vốn bằng tiền. Cuối tháng kế toán vốn bằng tiền lên Nhật ký chứng từ số 5.
Chứng từ nhập kho bao gồm: •Phiếu yêu cầu(Biểu 1) •Phiếu kiểm tra(Biểu 2) •Hoá đơn (GTGT)(Biểu 3) •Phiếu nhập kho(Biểu 5) •Hóa đơn ( Biểu 4)