Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính (Biểu 1.5)
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
a. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Việc tổ chức, thực hiện các chức năng nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán ở Nhà máy gạch CERAMIC Thanh Hoá do bộ máy kế toán đảm nhận. Cơ cấu bộ máy kế toán của Nhà máy đảm bảo cho việc ghi chép, xử lý và tổng hợp cung cấp thông tin về tình hình, sự vận động của tài sản, các khoản nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, tình hình chi phí, thu nhập và kết quả của Nhà máy đợc kịp thời, đầy đủ, không bị chồng chéo, trùng lắp. Bộ máy kế toán của Nhà máy gồm có 3 ngời, đợc phân công công việc cụ thể nh sau:
- Kế toán trởng (kế toán tổng hợp): Chịu trách nhiệm chung, quản lý và phân công công việc cho nhân viên trong phòng. Kiểm tra giám sát hoạt động kinh tế tài chính tại Nhà máy, tham mu cho Giám đốc về những quyết định lập kế hoạch tài chính, huy động vốn và thực hiện chế độ chính sách nghĩa vụ với Nhà nớc ... Có nhiệm vụ tổng hợp tình hình phát sinh các phần hành kế toán, xác định kết quả kinh doanh, lập và nộp báo cáo theo quy định.
- Kế toán thanh toán kiêm kế toán vật t: Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ liên quan đến thu, chi tiền mặt, các chứng từ tạm ứng, các khoản công nợ, các hoá đơn nhập - xuất nguyên vật liệu..., xử lý nghiệp vụ và nhập dữ liệu vào máy.
- Kế toán tiêu thụ và công nợ đại lý: Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ, tổng hợp các chứng từ liên quan đến xuất kho bán hàng, lập định khoản, nhập dữ liệu vào máy. Theo dõi tình hình công nợ của các đại lý.
b. Tổ chức công tác kế toán
- Báo cáo tài chính của Nhà máy đợc lập bằng đồng Việt Nam (VNĐ) gồm có: Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phù hợp với các nguyên tắc kế toán đợc chấp nhận chung tại Việt Nam. Các nguyên tắc này bao gồm các quy định tại các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định về kế toán hiện hành tại Việt Nam.
- Nhà máy áp dụng chế độ kế toán Việt Nam áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất theo quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12 năm dơng lịch.
- Hàng tồn kho xuất đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền. Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thờng xuyên. Hàng tồn kho chủ yếu gồm các nguyên liệu, vật t sản xuất, thành phẩm và hàng gửi bán tại thời điểm cuối kỳ kế toán.
- Tài sản cố định đợc trình bày theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế. Nguyên giá tài sản cố định đợc xác định bằng giá mua (trừ các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế đợc hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Khấu hao tài sản cố định đ- ợc tính theo phơng pháp đờng thẳng dựa trên thời gian sử dụng ớc tính của tài sản cố định. Tỷ lệ khấu hao hàng năm đợc thực hiện phù hợp với các quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trởng Bộ Tài chính về việc thực hiện chế độ quản lý và trích khấu hao tài sản cố định.
- Nhà máy đăng ký kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ. Thuế giá trị gia tăng đầu ra đối với gạch men CERAMIC là 10%. Các khoản thuế và lệ phí khác phải nộp theo quy định hiện hành.
c. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán áp dụng cho Nhà máy thực hiện theo đúng nội dung, phơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và nghị định số 129/2004/ NĐ - CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ; các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong "Chế độ kế toán Doanh nghiệp" (Ban hành theo quyết định số 15/2006 - QĐ/BTC ngày 20/ 03/2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính).
Các chứng từ kế toán sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất: - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
- Bảng thanh toán lơng (Mẫu số 02-LĐTL)
- Bảng tính khấu hao tài sản cố định (Mẫu số 06-TSCĐ)
- Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt (Mẫu số 01-TT, Mẫu số 02-TT) - Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT-3LL)
- Hóa đơn bán hàng thông thờng (Mẫu số 01GTGT - 3LL) - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT)
- Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số 04-TT) - Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT)...
d. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
Nhà máy gạch CERAMIC Thanh Hoá căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong "Chế độ kế toán Doanh nghiệp" (Ban hành theo quyết định số 15/2006 - QĐ/ BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính) đã vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý của Nhà máy.
Các tài khoản đợc sử dụng chủ yếu trong quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Nhà máy là:
- Tài khoản 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Tài khoản 622- Chi phí nhân công trực tiếp
- Tài khoản 627- Chi phí sản xuất chung - Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
- Các tài khoản liên quan: Tài khoản 111, 112, 133, 141, 142, 152, 153, 155, 214, 334, 335, 338...
e. Hệ thống sổ kế toán áp dụng
Nhà máy lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính (Sử dụng phần mềm kế toán Cyber Accounting 2005), phần mềm đợc thiết kế theo Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ.
Những sổ kế toán chủ yếu đợc sử dụng để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ bao gồm:
- Nhật ký chứng từ số 7…
- Bảng kê: Bảng kê số 4,5,6…
- Sổ cái các tài khoản: TK 154, TK 621, TK 622, TK 627. - Bảng tính khấu hao tài sản cố định.
- Thẻ tính giá thành sản phẩm, các báo cáo kế toán...
Trình tự hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Nhà máy gạch CERAMIC Thanh Hoá (Biểu 2.3)
Bảng kê số 4, 5, 6 Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 621, TK 622, TK Sổ chi tiết TK 621, TK 622, TK 627, TK 154 Báo cáo kế toán Thẻ tính giá thành