III/ Nội dung tổ chức công tác nhập xuất vật liệu trong DNSX
2. Tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu
Vật liệu của XN biến động thờng xuyên ( hàng ngày, hàng giờ) và rất nhiều chủng loại. Vì vậy việc hạch toán vật liệu là công việc khá phức tạp và có khối lợng công việc lớn. Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ, tại XN giầy kế toan vật liệu hạch toán chi tiết vật liệu tho “Phơng pháp thẻ song song” và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo “Phơng pháp kê khai thờng xuyên”.
2.1 Kiểm tra số lợng, chất lợng vật t và phân công quản lý vật t:
- Trớc khi vật t đa vào nhập kho đều phải qua sự kiểm tra tỉ mỉ và chính xác của Ban kiểm tra vật t. Vật t của XN sau khi đã kiểm tra xong đều đợc lập biên bản kiểm nghiệm về số lợng và sự thừa thiếu, h hỏng...
- Để quản lý vật t có hiệu quả, toàn bộ vật t của xí nghiệp đợc chia làm 3 loại và đợc phân công quản lý nh sau:
+ Vật liệu phục vụ sản xuất - do Phòng KHVT quản lý
+ Vật liệu phục vụ cho hành chính - do Phòng Tổ chức hành chính quản lý + Vật liệu để bảo dỡng, sửa chữa, thay thế MMTB, nhiên liệu, điện, nớc do bộ phận cơ điện quản lý.
2.2 Các thủ tục Nhập - Xuất kho vật liệu
Tất cả các hoạt động kinh tế xẩy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của XN liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đề phải đợc lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ban đầu về chứng từ đã đợc Nhà nớc ban hành đồng thời phải đảm bảo những thủ tục nhất định.
2.2.1 Thủ tục nhập kho vật liệu
a. Thủ tục nhập kho vật liệu nhập khẩu
Căn cứ vào hoá đơn thơng mại, bản kê chi tiết hàng hoá nhập khẩu, biên bản kiểm tra vật t, Phòng Kế hoạch vật t tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho đợc viết thành 4 liên
Một liên do Phòng vật t giữ và lu lại Một liên chuyển cho kế toán thanh toán Một liên chuyển cho thủ kho
Một liên chuyển cho kế toán vật liệu
Trong phiếu nhập kho căn cứ vào số lợng thực nhập để ghi vào cột số lợng rồi căn cứ vào giá trên hoá đơn ngoại để ghi vào cột giá đơn vị và cột thành tiền. Phiếu nhập kho phải đợc ngời giao vật t, thủ kho, ngời viết phiếu, phụ trách cung tiêu và thủ trởng đơn vị ký.
Biểu số 03
Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm
---
Phiếu nhập kho
Ngày 2 tháng 5 năm 2000
Số: 35 Họ và tên ngời giao hàng: Nguyễn Bá Quang - Phòng KHVT
Đơn hàng: JS - 905 Nhập tại kho: Anh Minh
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính
Số lợng Theo CT Thực nhập Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1 2 Giấy gói Dây giày tròn trắng 1,2 m kg đôi 500 8.000 500 8.000 9.000 1.050 4.500.000 8.400.000 Cộng 12.900.000
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho b. Thủ tục nhập kho vật liệu mua trong n ớc
Vật t mua trong nớc đợc chia làm hai loại:
- Loại phục vụ cho sản xuất có số lợng bán ổn định thì có ký kết hợp đồng kinh tế.
- Loại phục vụ cho sản xuất, VPP, thay thế có số lợng nhỏ, không ổn định thì không ký kết hợp đồng kinh tế mà phải lập dự trù mua.
Để làm thủ tục nhập kho cần có hợp đồng, hoá đơn tài chính có dấu của đơn vị bán, biên bản kiểm nghiệm vật t, dự trù mua vật t. Sau khi có đầy đủ các yếu tố cần thiết, Phòng KHVT tiến hành làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho đợc viết làm 4 liên:
+ Một liên lu tại Phòng KHVT
+ Một liên do ngời đi mua, ngời cung cấp giữ cùng hoá đơn tài chính để làm thủ tục thanh toán.
+ Một liên giao cho kế toán vật t + Một liên giao cho thủ kho
Hình thức ghi chép trên phiếu nhập kho cũng tơng tự nh việc ghi trên phiếu nhập kho vật liệu nạp khẩu.
* Ghi chú: Khi vật t về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo theo yêu cầu từng loại, từng thứ vật liệu. Ngoài ra còn tiện lợi cho việc theo dõi công tác nhập, xuất kho, kiểm tra số tồn kho.
2.2.2 Thủ tục xuất kho vật liệu
Vật liệu trong kho của xí nghiệp chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, cho quản lý sản xuất và cho quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra còn trao đổi với đơn vị khác.
Tại XN vật t đợc chia làm 2 loại:
- Loại vật t đã xác định đợc mức tiêu hao - Loại vật t cha xác định đợc mức tiêu hao a. Xuất kho vật t xác định đ ợc mức tiêu hao Là loại phục vụ cho sản xuất sản phẩm.
- Dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu/ sản phẩm và chỉ lệnh sản xuất. phòng KHVT tiến hành viết phiếu xuất kho vật t theo hạn mức và giao lại cho bộ phận sản xuất để đến kho vật t lĩnh vật t. Khi thực hiện xuất đúng số lợng, thủ kho và ngời nhận ký vào phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức đợc viết làm 4 liên: + Một liên lu tại Phòng KHVT
+ Một liên lu tại kho
+ Một liên ngời lĩnh vật t giữ
+ Một liên gửi cho phòng kế toán để kế toán vật t hạch toán
- Khi viết phiếu xuất kho tiến hành viết phiếu cho từng phân xởng, từng đơn đặt hàng. Đối với những đơn hàng có số lợng lớn thì việc viết phiếu xuất kho đợc tiến hành theo từng phần.
Biểu số 04 Xí nghiệp Giầy TTXK
Phiếu xuất kho vật t theo hạn mức
Đơn hàng JS - 905 Ngày 9 tháng 5 năm 2000
Bộ phận sử dụng: Phân xởng cắt Số: 415
Tờ số: 1
Buyer Freedom Iterm No A Total 5875 - PRS Quantity per day 1 USD = 14.050 VND
Khách hàng Mã hàng số Tổng số Số lợng dự kiến sản xuất
order No JS - 905 Colour W/B/NAVY/RED Đơn hàng
số
Màu sắc
No Materials name Colour UNIT Yêu Malecarials recceived date - ngày nhận nguyên vật liệu
Đơn giá Thành tiền Tên nguyên vật liệu màu sắc ĐVT cầu 9/5 16/5 17/5 18/5 19/5 Cộng
1 Alpha - 2000 A6 BLK m 673 400 273 673 8.6 80,739,810 2 1,3 MM PVC NUBUK - - 242 240 2 242 5.25 17,723,475 3 1,3 MM QMART - - 210 150 30 180 4.70 11,801,700 4 D-MESH 36 - - 420 16 404 420 2.86 16,727,445 5 COSMOPOUTAN 44 - - 585 200 135 223 558 1.09 8,484,669 6 0,6MM RUBBER - - 97 3 91 94 0.66 865,458
Sheet 7 1,8MM CHEMI Sheet WHT - 140 7 133 140 1.84 3,593,520 8 VISA TERY - - 310 300 10 310 1.33 5,751,585 9 VISATERY BLK - 275 260 15 275 1.33 5,102,213 10 Tricot WHT - 310 300 10 310 0.32 1,383,840 11 1,4 MM Texion - - 230 230 230 1.73 5,550,705 12 SILICON parper 44 SHT 1,077 779 295 1,074 0.20 2,996,460 13 SK - 2000S m 34 34 34 1.80 853,740 14 SK 2000EH kg 17 17 17 1.93 457,700 15 SK - 7800E - 119 119 119 1.90 3,154,095 16 Toluen - 15 15 15 0.80 167,400 Ngời nhận ký/ tổng cộng 36.34 165,353,814.00
Thủ trởng đơn vị Chuyên gia (Specialist) Chuyên gia (Specialist) Phụ trách cung tiêu
b. Xuất kho vật t không định mức Loại này bao gồm:
- Vật t sản xuất ( kể cả xuất bổ sung khi dùng quá định mức) - Vật t thay thế, sửa chữa, bảo trì, vệ sinh MMTB...
- VPP
Khi xuất kho vật t ở loại này phải căn cứ vào dự trù đã đợc duyệt, thủ tục viết phiếu và số lợng phiếu viết cho một làn xuất kho tơng tự nh việc viết phiếu xuất kho vật t theo hạn mức
Biểu số 05
Xí nghiệp Giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ - Gia Lâm
---
Phiếu xuất kho
Ngày 14 tháng 5 năm 2000
Số: 119 Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thị Thuận - Phân xởng cắt Nợ: 621 Lý do xuất kho: Xuất để dựng chi tiết đơn hàng JS - 905 Có: 1522 Xuất tại kho: Anh Minh
T T
Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất ($) A B C D 1 2 3 4 1 2 3 Xuất nylon Chun buộc Giấy gói kg túi kg 50 2 250 50 2 250 12.000 3.000 10.000 600.000 6.000 2.500.000 Cộng 3.106.000