II- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty
1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán do một đơn vị đảm nhận. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cở định hình đợc khối lợng công tác kế toán cũng nh chất lợng, cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán.
Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán để thực hiện đợc chức năng nhiệm vụ đợc giao, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của Giám đốc. Với đặc điểm tổ chức quản lý, loại hình tổ chức hoạt động kinh doanh...,bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, các đơn vị này hàng ngày cũng có kế toán ghi chép cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình phụ trách và vào sổ (thẻ) cần thiết nhng lập các báo cáo tổng hợp cuối cùng do phòng kế toán công ty phụ trách dựa vào báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý của đơn vị thành viên gửi về.
Do đặc điểm công ty có nhiều chi nhánh và xí nghiệp ở nhiều nơi nên công việc ghi chép về các phần hành đã đợc đảm nhận bởi các kế toán ở các đơn vị này. Do đó, tại công ty không phân biệt hẳn mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành mà một nhân viên kế toán có thể đảm nhiệm luôn nhiều
phần hành . Điều đó có thể đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 13: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội
* Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: Phụ trách phòng kế toán tài chính tổ chức công tác kế toán tại công ty, theo dõi tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về công tác kế toán của công ty. Ngoài công việc phụ trách ghi chép hàng ngày, quý, hàng năm kế toán tổng hợp còn phải lập thêm các báo cáo lu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo, tiến hành quyết toán, thanh toán nghĩa vụ với nhà nớc.
* Kế toán tiền lơng, ngân hàng, thuế.
+Kế toán tiền lơng có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán lơng, tiền th- ởng, các khoản trích theo lơng theo chế độ hiện hành.
+ Kế toán ngân hàng: Làm các thủ tục chuyển tiền, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh để lập các chứng từ bằng uỷ nhiệm chi hoặc bằng séc theo
Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán Lơng, Ngân hàng Thuế Kế toán Công nợ, tiêu thụ, TSCĐ Thủ quỹ
Kế toán tại các xí nghiệp, chi nhánh
KT tại chi nhánh Bắc Giang KT tại chi nhánh Quảng Ninh KT tại chi nhánh Sài Gòn KT XN bảo quản LS HN KT tại XN chế biến LSHN KT tại cửa hàng
từng công việc phát sinh của ngân hàng.
+ Kế toán về thuế: Theo dõi các khoản về thuế GTGT, thuế XNK phát sinh...và lập các quyết toán thuế hàng tháng.
* Kế toán công nợ, tiêu thụ, TSCĐ.
+ Kế toán công nợ phải thu khách hàng phải trả khách hàng, công nơ nội bộ công ty. Có trách nhiệm hạch toán chi tiết công nợ, phải thu, phải trả với ngời mua, ngời bán và công nợ nội bộ giữa xí nghiệp, chi nhánh với công ty, công ty với tổng công ty.
+ Kế toán tiêu thụ: Có trách nhiệm hạch toán doanh thu và tính kết quả lãi, lỗ + Kế toán TSCĐ: Hạch toán về nguyên giá, tính và trích khấu hao về TSCĐ, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thu, chi tiền mặt theo chứng từ cụ thể, vào sổ quỹ...
* Kế toán tại các chi nhánh, cửa hàng; có nhiệm vụ hạch toán và ghi chép toàn bộ nghiệp vụ phát sinh nơi mình phụ trách vào các sổ (thẻ) thích hợp, sau đó gửi lên kế toán tổng hợp của công ty.