Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty

II- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty

2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại công ty

Tại công ty vận dụng hình thức “Chứng từ - Ghi sổ” để tổ chức vận hành luân chuyển sổ sách, chứng từ kế toán. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ tổng hợp chứng từ gốc, sau đó kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cuối tháng kế toán vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Theo định kỳ kế toán sẽ lập các báo cáo tài chính.

Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ13: Hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tai Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu

Hình thức này đợc áp dụng ở công ty có nhiều thuận lợi nh dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ. Tuy nhiên, công ty vẫn cha đợc trang bị phần mềm kế toán trên máy vi tính nên vẫn cha tận dụng đợc hết những u điểm của hình thức này. Phơng pháp này còn mang những nhợc điểm nh ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lợng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn nhiều sổ nên phải làm đồng đều, phải thờng xuyên kiểm tra đối chiếu nhất là cuối tháng, nếu có sai sót phải sửa chữa trên nhiều sổ,

Chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu

chi )… Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết TK632; 642 641; 911 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK632;511;641; 642;911 Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính Sổ đăng ký chứng

do khối lợng nhiều nên ảnh hởng đến tiến độ lập báo cáo và tính toán các chỉ tiêu quản lý hàng ngày.

III-Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội

1. Các phơng thức bán hàng ở tông ty.

Các mặt hàng mà công ty kinh doanh bao gồm nhiều loại nh: Gỗ, thuốc khử trùng và bảo quản lâm sản, thủ công công mỹ nghệ... Do đó, các phơng thức bán hàng mà công ty áp dụng cũng hết sức phong phú, chẳng hạn: Gỗ là mặt hàng có đặc điểm là cồng kềnh, nặng... nên thờng thì doanh nghiệp tổ chức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho của công ty hoặc công ty bán buôn qua kho, bên mua sẽ nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc tại kho của đơn vị mua tuỳ thuộc vào hợp đồng thoả thuận mà hai bên đã ký kết. Đối với các chi nhánh và cửa hàng thì buôn bán hàng hoá theo hình thức chủ động và cuối kỳ gửi chứng từ lên công ty. Với mục tiêu đẩy nhanh khối lợng hàng bán ra, khách hàng đến với công ty đợc đảm bảo về chất lợng hàng hoá, giá công ty phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu nh hàng kém phẩm chất, sai về quy cách... Công ty luôn chú trọng công tác phục vụ sao cho đúng và kịp thời, đảm bảo hàng hoá có chất lợng cao, bán đợc nhanh và nhiều tạo điều kiện cho việc thu hồi vốn, sử dụng đồng vốn có hiệu quả và thu lợi nhuận. Do vậy, tình hình tiêu thụ hàng hoá ở công ty luôn đợc chú ý các mặt sau:

- Về quy cách phẩm chất hàng trớc khi tiêu thụ phải đợc kiểm tra kỹ lỡng về chất lợng cũng nh quy cách.

- Về giá bán hàng hoá: Hệ thống giá bán đợc xác định trên giá mua thực tế cộng với chi phí thu mua bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị trờng. Khi có lệnh giảm giá mặt hàng nào thì phòng kế hoạch kinh doanh thông báo cho khách hàng liên quan. Công ty luôn thực hiện đúng trách nhiệm về giá bán với các hợp đồng đã ký kết khi giá bán ở các hợp đồng khác đã tăng lên. Những thông tin về giá bán, phòng kế toán tài chính cũng đợc thông báo để tiện theo

dõi số liệu giúp cho việc hạch toán chính xác kịp thời.

Hiện nay, ở công ty đang áp dụng các phơng thức bán hàng chủ yếu sau: - Hình thức bán hàng vận chuyển thẳng không qua kho: Theo hình thức này công ty mua hàng của bên cung cấp rồi chuyển hàng để bán cho bên mua hàng bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài đến nơi quy định theo hợp đồng. Chi phí vận chuyển có thể do bên bán hoặc bên mua chịu (thoả thuận trong hợp đồng). Theo hình thức này có hai trờng hợp:

+ Hàng hoá của công ty nhập trong nớc bán thẳng. + Hàng hoá của công ty nhập ngoài nớc bán thẳng.

Khi hàng về đến địa điểm mà khách hàng mua đã thoả thuận trong hợp đồng, hàng đã kiểm tra, bên mua nhận đủ hàng và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng GTGT để ghi nhận doanh thu.

- Hình thức bán hàng qua kho và bán lẻ với số lợng nhỏ trực tiếp cho khách hàng.

2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

a. Tài khoản hạch toán

Để phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hoá, phòng kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau:

- TK 511: Doanh thu bán hàng - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 156: Hàng hoá

- TK 131: Phải thu khách hàng

- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc - TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng ...

b. Kế toán doanh thu bán hàng hoá

hoá đơn bán hàng có kèm VAT do Bộ Tài Chính ban hành.

Hoá đơn bán hàng có kèm VAT là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi số lợng, chất lợng, và giá trị của hàng hoá xuất bán. Hoá đơn bán hàng có VAT cũng là căn cứ để kế toán lập báo cáo doanh thu bán hàng và là chứng từ cơ sở để kế toán khai nộp VAT đầu ra và vào sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng. Hoá đơn kèm VAT mà công ty sử dụng có mẫu nh sau (biểu số 02). Hoá đơn này đợc lập thành 3 liên

- Liên 1 : Lu ở quyển

- Liên 2 : Giao cho khách hàng

Biểu số 02: Mẫu hoá đơn bán hàng bán hàng

Hoá đơn bán hàng Mẫu số 01- GTGT –3ll

Liên LB/99-B

Ngày 2/3/2000 N 018718

Đơn vị bán: Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội

Địa chỉ : 67 NGô Thì Nhậm Số TK 431101-0000-69 Điện thoại : 9714935 Mã số 0100853241 Họ tên ngời mua : XN kinh doanh chế biến và bảo quản lâm sản Đơn vị

Địa chỉ : 64 Bạch Đằng - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

STT Tên hàng hoá, dịch vụ

Đơn vị tính

Số lợng Đơn giá thành tiền

B C 1 2 3

1 Gỗ lóc lõi tận dụng m3 67,3 2.808.494 189.011.636

Cộng tiền hàng: 189.011.636

Thuế GTGT : 10% tiền thuế GTGT 18.901.164

Tổng cộng tiền thanh toán: 207.912.800

Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm linh bảy triệu chín trăm mời hai nghìn tám trăm đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi

rõ họ tên)

+ Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 112: 207.912.800 Có TK 511: 189.011.636 Có TK 3331: 18.901.164 + Ghi nhận giá vốn Nợ TK 632 : 165.756.000 Có TK 156 : 165.756.000

Sau khi định khoản kế toán lập chứng từ ghi sổ cho phần hành tiêu thụ.

Biểu số 03: Mẫu chứng từ ghi sổ

Chứng từ - Ghi sổ

Số : 18

Ngày 2 tháng 3 năm 2000 Trích yếu Số hiệu tài khoản

Nợ Có Số tiền Gỗ lóc lõi tận dụng 112 511 3331 189.011.636 18.901.164 Cộng: 207.912.800

Chứng từ ghi sổ sau khi đợc kế toán trởng ký duyện sẽ dùng làm căn cứ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu sau:

Biểu số 04: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Năm: 2000 Chứng từ - Ghi sổ SH NT Số tiền Chứng từ - Ghi sổ SH NT Số tiền ... 18 ... ... 2/3 ... ... 207.912.800 ... Công :

Hóa đơn bán hàng sẽ là căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu để theo dõi doanh thu bán hàng. Sổ này đợc lập cho từng tháng và từng loại hàng hoá, theo dõi cả về số lợng và giá trị (theo giá ngoài thuế) trên sổ này cũng theo dõi luôn cả những phần giảm trừ doanh thu nh TK 531, TK 532... Mẫu sổ này đợc lập nh sau:

Biểu số 05: Mẫu sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Sổ chi tiết doanh thu

Tên sản phẩm: Gỗ lóc lõi Tháng 3/ 2000 NT GS Chứng từ SH NT Diễn giải TK ĐƯ

Doanh thu Các khoản giảm trừ SL ĐG TT Thuế 532 .. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 .. 18 ... 2/3 ... DT gỗ lóc lõi ... 67,3 ... 2.808.494 ... 189.011.636 ... Cộng: 2.384.736.757

Cuối tháng dựa vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái tài khoản 511 theo mẫu sau:

Biểu số 06: Mẫu sổ cái doanh thu bán hàng

Đơn vị: Công ty TMLSHN TK: Doanh thu bán hàng Số hiệu : 511 Tháng 3 năm 2000 CT- GS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 18 23 26 ... 2/3 3/3 5/3 ... - Doanh thu bán gỗ lóc lõi - Gỗ Trắc - Gỗ Mun ... Cộng : KC sang TK911 112 111 131 ... 2.384.736.757 189.011.636 366.682.552 119.847.500 ... 2.384.736.757 c. Kế toán về giá vốn hàng bán

Các loại hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào từ nguồn trong nớc hoặc qua nhập khẩu đều phải chịu thuế GTGT (chủ yếu là thuế suất 10%). Theo nguyên tắc chung, hàng hoá mua vào nhập kho đợc tính theo trị giá vốn thực tế tại thời điểm nhập kho bao gồm trị giá mua cộng với thuế nhập khẩu (nếu có) cộng với chi phí thu mua. Số thuế GTGT đầu vào có đầy đủ hoá đơn sẽ đợc khấu trừ và đợc ghi vào TK133 “thuế GTGT đợc khấu trừ”.

Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho của công ty là phơng pháp kê khai thờng xuyên nên kế toán sử dụng TK632 để hạch toán giá vốn hàng bán. Để xác định trị giá mua của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, công ty sử dụng phơng pháp bình quân gia quyền để tính trị giá hàng tiêu thụ trong kỳ:

Giá thành thực tế =

bình quân cả kỳ Số lợng tồn Đkỳ + Số lợng nhập trong kỳ Từ đó tính đợc:

Trị giá thực tế của = Số lợng hàng * Giá thành thực tế hàng xuất trong kỳ xuất trong kỳ bình quân cả kỳ

Ví dụ:

Số liệu về trị giá mua của mặt hàng Gỗ Trắc nh sau: Số lợng xuất trong tháng: 81 m3

Số lợng nhập ngày 2/2 : 30 m3, đơn giá: 4.270.000 Số lợng nhập ngày 6/2 : 51 m3, đơn giá: 4.350.000 Số lợng tồn đầu tháng = 0

Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các số liệu trên để xác định trị giá mua của gỗ Trắc nh sau:

30* 4.270.000 + 51 * 4.350.000

= 4.320.370 đ/m3

30 +51

Trị giá thực tế gỗ Trắc xuất kho ngày 6/3 là: 81 * 4.320.370 = 449.949.970 Từ các số liệu trên kế toán sẽ vào “Sổ chi tiết vật t”, sổ này đợc lập cho từng loại hàng hoá. Mẫu sổ nh sau:

Biểu số 07: Mẫu sổ chi tiết theo dõi vật t (trang bên)

Cột tồn cuối kỳ trong sổ chi tiết vật t đợc tính nh sau:

Số lợng tồn cuối kỳ = Số lợng nhập trong kỳ - Số lợng xuất trong kỳ Giá trị hàng tồn cuối kỳ = Trị giá hàng nhập trong kỳ - Trị giá xuất trong kỳ

vốn hàng đợc xác định là tiêu thụ kế toán lập Chứng từ - Ghi sổ cho TK632 nh sau:

Biểu số 08: Chứng từ- Ghi sổ Số: 28

Ngày 6 tháng 3 năm 2000

Trích yếu Số hiệu tài khoản

Nợ Có

Số tiền Ghi chú

Giá vốn hàng hoá tiêu thụ

632 156 349.949.970

Cộng: 349.949.970

Căn cứ vào Chứng từ - Ghi sổ kế toán lập sổ cái nh sau:

Biểu số 09:

Bộ Lâm nghiệp

Đơn vị: Công ty TMLSHN Sổ cáI

TK : Giá vốn hàng bán Số hiệu : 632 Tháng 3/2000 CT - GS

SH NT

Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh

Nợ Có 10 18 28 ... 1/3 2/3 6/3 ... Giá vốn gỗ gụ Gỗ lóc lõi Giá vốn gỗ trắc ... 156 156 156 ... 147.040.610 165.756.000 349.949.970 ... Cộng: 2.187.564.289 d. Kế toán về thuế GTGT

Mỗi nghiệp vụ bán hàng đều liên quan đến việc hạch toán thuế mà Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội sử dụng phơng pháp khấu trừ để kê khai nộp

thuế với nhà nớc. Khi viết hoá đơn bán hàng, kế toán ghi rõ giá bán cha có thuế GTGT, các khoản phụ và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT phải nộp và ghi tổng giá trị thanh toán. Mức thuế suất mà công ty sử dụng là, 5%, 10%

Đây là cơ sở để kế toán vào bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra theo mẫu của Bộ Tài Chính phát hành nh sau. Mẫu công ty đợc sử dụng nh sau:

Biểu số 10:

Mẫu số 02/GTGT

Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra

(Kèm theo tờ khai thuế GTGT)

(Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ kê khai hàng tháng)

(Tháng 3 năm 2000)

Tên cơ sở kinh doanh : Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội Địa chỉ : 67 Ngô Thì Nhậm - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội

Mã số: 0100853241 Chứng từ SH NT Tên khách hàng Doanh số bán cha có thuế Thuế GTGT Ghi chú 1 2 3 4 5 6

018740 7/3 Công ty Việt long 2.563.500 256.500 018743 8/3 Thống kê dịch vụ 9.545.500 954.500 018747 12/3 XNKD và BQLS 961.375.450 96.137.550

... ... ... ... ...

Cộng đến 31/3/2000 2.384.736.757 236.206.974

Căn cứ vào các bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào, bán ra kế toán lập tờ khai thuế GTGT theo mẫu sau:

Biểu số11:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Tờ khai thuế giá trị gia tăng

Tháng 3 năm 2000

(Dùng cho cơ sở tính thuế theo phơng pháp khấu trừ) Tên cơ sở: Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội

Địa chỉ: 67 Ngô Thì Nhậm

Mã số : 0100853241

STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số(cha

có thuế) Thuế GTGT 1 2 a, b, c, d, 3 4 5 6 7 8 Hàng hoá dịch vụ bán ra Hàng hoá chịu thuế GTGT Hàng hoá thuế suất 0%

Hàng hoá ,dịch vụ thuế suất 5% Hàng hoá, dịch vụ thuế suất 10% Hàng hoá, dịch vụ thuế suất 20% Hàng hoá, dịch vụ mua vào Thuế GTGT của hàng mua vào Thuế GTGT đợc khấu trừ

Thuế GTGT phải nộp(+) hoặc đ- ợc thoái(-) trong kỳ (2-5)

Thuế GTGT kỳ trớc chuyển qua Thuế GTGT phải nộp trong tháng

2.384.736.757 2.384.736.757 45.334.022 2.339.402.735 823.107.928 236.206.974 236.206.974 2.266.701 223.940.273 80.558.361 80.558.361 155.648.613 259.125.368 414.773.981

Số tiền phải nộp viết bằng chữ:

Xin cam đoan số liệu kê khai trên đây là đúng, nếu sai tôi xin chịu trách nhiệm xử lý theo pháp luật

Nơi gửi tờ khai Hà Nội ngày 05 tháng 4 năm 2000

Địa chỉ: 55 đờng Giảng Võ (Ký tên, đóng dấu)

e. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng

Để có thể giám sát đợc quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. Việc này có ý nghĩa rất quan trọng bởi vì công ty cho dù tiêu thụ đợc hàng hoá, song không thu hồi đợc tiền bán hàng, bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều sẽ gặp khó khăn trong quá trình kinh doanh và quá trình quay vòng vốn. Trong trờng hợp, sau khi đã nhận đủ hoá đơn bán hàng nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt thì chứng