Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ là doanh nghiệp đợc thành lập dới hình thức cổ phần hoá Trung tâm Vận tải và Dịch vụ thuộc Công ty Vận tải và Đại lý vận tải trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Trung tâm Vận tải và Dịch vụ đợc thành lập theo Quyết định số 25/QĐTC ngày 26/02/1997 của Công ty Vận tải và Đại lý vận tải. Trung tâm đợc tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Nhà nớc.
Trung tâm kinh doanh:
+ Vận chuyển hàng hoá bằng ô tô + Đại lý Vận tải hàng hoá bằng ô tô
+ Kinh doanh tổng hợp: đại lý bán hàng, cho thuê kho bãi + Quản lý phơng tiện, bảo dỡng, sửa chữa ô tô, xe máy
Công tác Cổ phần hoá đợc thực hiện theo:
+ Nghị định số 44/1998/NĐ-CP ngày 29/06/1998 của Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nớc thành Công ty cổ phần và Quyết định số 26/200/ QĐ/BNN-TCCB ngày 10/03/2000 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phê duyệt phơng án cổ phần hoá và quyết định chuyển Trung tâm Vận tải và Dịch vụ thành Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ.
+ Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ đợc tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp do Quốc hội nớc CHXHCN Việt Nam Khoá 10 kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 12/06/1999. Công ty hoạt động từ ngày 01/10/2000.
Công ty Cổ phần Vận tải và Dich vụ kinh doanh các hoạt động sau: + Bán ôtô Suzuki
+ Bán phụ tùng ô tô + Cho thuê kho, bãi + Sửa chữa + Đại lý vận tải bằng ô tô, tàu thuỷ, tàu hoả.
+ Bán dầu nhớt Shell + Bảo hành
Biểu số 1: Quy mô và kết quả hoạt động kinh doanh
Chỉ tiêu ĐVT 2001 2002
Tổng vốn Tỷ 23 23.3
Tổng doanh thu
Triệu 33.500 40.525
Lợi nhuận Triệu 635 924
2.1.2. Qui trình hoạt động và tổ chức hoạt động của Công ty
Sơ đồ 11: Qui trình nghiệp vụ đại lý bán ô tô
Phòng KCS và Phòng Kỹ thuật Phòng Bán và Giới thiệu sản phẩm Khách hàng Đặt hàng Phòng Kế toán Nhận xe Phòng Kinh doanh Chuyển tiền
- Phòng Kinh doanh: Nghiên cứu thị trờng để đa những sản phẩm đáp ứng đ-
ợc nhu cầu của ngời tiêu dùng cũng nh quảng cáo các sản phẩm, đồng thời có trách nhiệm bán và giới thiệu những sản phẩm mà đang có.
- Đơn đặt hàng: Theo chủng loại, mẫu mã, thời gian do khách hàng yêu cầu. - Phòng Kế toán: Có nhiệm vụ chuyển tiền hoặc séc khi có đơn dặt hàng. - Phòng KCS và Phòng Kỹ thuật: Có trách nhiệm kiểm tra về chất lợng, kỹ
thuật, mẫu mã, chủng loại theo đơn đặt hàng.
- Phòng Bán và giới thiệu sản phẩm: Là ngời trực tiếp nhận xe, có trách nhiệm bảo quản và bán cho ngời sử dụng.
Sơ đồ 12: Qui trình dịch vụ vận tải I. Phòng Vận tải Ký hợp đồng với khách hàng Chuyển xe đến Vận chuyển và giao nhận hàng Thanh toán theo hợp đồng
- Phòng Vận tải là bộ phận sản xuất của công ty, trực tiếp điều hành lái xe và các phơng tiện vận tải, đồng thời giao dịch với khách hàng.
- Khi nhận đợc hợp đồng thì phòng vận tải điều xe đến nơi khách hàng yêu cầu.
- Sau khi giao hàng hoặc khách hàng xong lái xe có nhiệm vụ nộp hoá đơn cho phòng kế toán để thanh toán hợp đồng.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
Với đặc điểm là một Công ty cổ phần nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ đợc tổ chức khá gọn đảm bảo phù hợp với với yêu cầu kinh doanh của Công ty . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán trưởng
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Đại hội cổ đông
Chủ tịch HĐQT Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng vận tải Phòng Đại lý Phòng Kỹ thuật vật tư Phòng Tổ chức hành chính Quan hệ quản lý
Quan hệ kiểm tra
Đại hội cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty gồm tất cả các cổ đông. Cổ đông có thể là trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia đại hội đồng Công ty, đại hội đồng không làm việc thờng xuyên mà chỉ tồn tại trong thời gian họp và chỉ ra quyết định khi đã đợc các cổ đông thảo luận và biểu quyết tán thành.
- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty từ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng. Hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu theo nhiệm kỳ tiêu chuẩn số lợng cụ thể đợc quy định tại điều lệ Công ty.
- Chủ tịch hội đồng quản trị: kiêm giám đốc hoặc tổng giám đốc.
- Ban kiểm soát: do đại hội đồng bầu ra, kiểm soát viên thay mặt các cổ đông kiểm soát các hoạt động của công ty chủ yếu là vấn đề tài chính.Vì vậy phải có ít nhất một kiểm toán viên có trình độ chuyên môn về kế toán.
- Kế toán trởng: có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng và chủ yếu là phần tài chính chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của Công ty. Phụ trách giám sát chung, chỉ đạo thực hiện phơng thức hạch toán, tham mu về tình hình tài chính, thông tin kịp thơì cho giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Giám đốc: là ngời điều hành công việc hoạt động hàng ngày của Công ty và là ngời đại diện pháp lý cho Công ty, chiụ trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền hạn, nhiệm vụ đợc giao và là ngời ký phiếu thu, chi, hợp đồng kinh tế và các chứng từ liên quan khác đồng thời là ngời chịu trách nhiệm quản lý tài chính của Công ty.
- Phó Giám đốc: là ngời giúp giám đốc trong việc quản lý công ty và thay mặt giám đốc khi đợc uỷ quyền để ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Phòng Kế toán: dới sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc với nhiệm vụ hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Thống kê, lu trữ, cung cấp số liệu thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty ở mọi thời điểm cho giám đốc và các bộ phận liên quan nhằm phục vụ công tác quản lý.
- Phòng Tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết công việc của công ty, chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến tổ chức của công ty, giúp Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, hành chính và cung cấp các thông tin, chứng từ liên quan.
- Phòng Vận tải: là bộ phận sản xuất của công ty, trực tiếp điều hành các lái xe và phơng tiện vận tải.
- Phòng Kỹ thuật vật t: là bộ phận phục vụ cho các phơng tiện vận tải của công ty, đồng thời kinh doanh dịch vụ sửa chữa và kinh doanh vật t, phụ tùng,nguyên nhiên vật liệu, cho thuê kho bãi.
- Phòng Đại lý: là bộ phận sản xuất của công ty trực tiếp thực hiện quá trình sản xuất đại lý vận tải, kinh doanh.
- Phòng Kinh doanh: là bộ phận kinh doanh của công ty, trực tiếp thực hiện việc mua bán và giới thiệu sản phẩm là ô tô Suzuki tới ngời tiêu dùng.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 14: Tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng và có nhiệm vụ tổng hợp thông tin từ các nhân viên kế toán để lên cân đối, báo cáo cuối kỳ. Kế toán trởng phụ trách điều hành kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong nội bộ của công ty cũng nh các nghiệp vụ khác.
- Kế toán phải trả: có nhiệm vụ thanh toán công nợ và tình hình tiêu thụ sản phẩm, nguyên vật liệu, khấu hao tài sản cố định cũng nh có nhiệm vụ tính l- ơng, thởng, bảo hiểm xã hội cho toàn bộ nhân viên của công ty dựa trên các chế độ chính sách và phơng pháp tính cho phù hợp với từng đối tợng.
- Kế toán tiền mặt, tiền gửi, phải thu: có nhiệm vụ theo dõi công nợ của khách hàng cũng nh theo dõi xem tình hình tài chính của công ty hiện còn là bao nhiêu để lên kế hoạch thu chi cho phù hợp, đồng thời theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay để lên sổ chi tiết giúp cho Đại hội cổ đông nắm đợc tình hình công nợ của Công ty.
-Nhiên liệu -Lơng, BHXH -Khấu hao
Kế toán trưởng- Kế toán tổng hợp Thiết lập hệ
thống sổ
- Tổng hợp - Lập báo cáo
Kế toán phải trả, chi
phí sản xuất. Kế toán tiền mặt, tiền gửi, phải thu
-Nhà cung cấp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Nhà nước -Tiền mặt-Tiền gửi
Khách hàng
* Hệ thống chứng từ
+ Chứng từ liên quan đến nhân viên và cổ đông của Công ty:
. Bảng chấm công, tiền lơng, thởng, BHXH, tiền tạm ứng, tiền trợ cấp, danh sách trả cổ từ...
+ Chứng từ liên quan đến kho:
Phiếu nhập, xuất kho, cớc phí vận chuyển, bốc dỡ + Chứng từ liên quan đến việc tính toán chi phí:
Bảng thanh toán lơng , trích khấu hao, thanh toán tiền vận chuyển cho lái xe, chứng từ kết chuyển chi phí, giá thành, giá vốn...
+ Chứng từ liên quan đến quỹ: Phiếu thu, chi
+ Chứng từ liên quan đến khách hàng: hoá đơn giá trị gia tăng
* Hệ thống tài khoản
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm riêng của mình, mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng các chứng từ, tài khoản kế toán theo quy định cho phù hợp.
Để phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hoá, phòng Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng ( gồm 2 tiểu khoản) TK 5111: Doanh thu bán hàng
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 632: Giá vốn hàng bán
- TK 156: Hàng hoá
- TK 131: Phải thu khách hàng
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc - TK 111: Tiền mặt
2.1.5. Tổ chức sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ
Tại Công ty vận dụng hình thức “Chứng từ - Ghi sổ” để tổ chức vận hành luân chuyển sổ sách, chứng từ kế toán. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ tổng hợp chứng từ gốc, sau đó kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cuối tháng kế toán vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Theo định kỳ kế toán sẽ lập các báo cáo tài chính.
Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ
Ghi hàng ngày( hoặc định kỳ) Ghi cuối
Quan hệ đối ứng
2.2. Tình hình hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ. tải và Dịch vụ.
2.2.1. Kế toán bán hàng tại Công ty
Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty đợc bắt đầu bằng chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng có kèm VAT do Bộ Tài Chính ban hành.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ ( thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết 7 Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1 2 3 10 5 6 7 7 8 9 4+
Hoá đơn bán hàng có kèm VAT là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, dùng để theo dõi số lợng, chất lợng, và giá trị của hàng hoá xuất bán. Hoá đơn bán hàng có VAT cũng là căn cứ để kế toán lập báo cáo doanh thu bán hàng và là chứng từ cơ sở để kế toán khai nộp VAT đầu ra và vào sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng. Hoá đơn này đợc lập thành 3 liên
- Liên 1 : Lu ở quyển ( màu tím)
- Liên 2 : Giao cho khách hàng ( màu đỏ)
- Liên 3 : Chuyển cho phòng kế toán làm chứng từ ghi sổ ( màu xanh) Tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ, hàng hoá sản phẩm đợc tiêu thụ dới hình thức là bán tại Cửa hàng và tại Trung tâm bảo hành sửa chữa ô tô.
- Bán tại cửa hàng đợc tiến hành theo trình tự:
+ Hoá đơn VAT.
+ Bảng kê hoá đơn bán hàng.
- Tại trung tâm bảo hành sửa chữa ô tô đợc tiến hành theo trình tự:
+ Hoá đơn VAT.
+ Bảng kê hợp đồng sửa chữa
Kế toán sau khi nhận đợc liên 3 Hoá đơn VAT cùng các chứng từ tính thuế, chứng từ thanh toán, báo cáo bán hàng, bảng kê hợp đồng sửa chữa thì sẽ tiến hành ghi sổ.
Biểu số 2: Mẫu hoá đơn bán hàng mẫu số : 01 gtkt - 3ll N0 042338 Hoá đơn (GTGT) Liên 1: (Lu) Ngày 05 tháng 3 năm 2003
Đơn vị bán: Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ.
Địa chỉ: Km 12 quốc lộ 1A Thanh Trì-Hà Nội Số TK - MS T: 0100774222-1 Họ tên ngời mua hàng : Hoàng Anh Đức.
Đơn vị mua: Công ty máy tính FPT
Địa chỉ: 89 Láng Hạ- Hà Nội Số TK – MS : 0200156929 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Ô tô Suzuki Wagon SK: MA 71S-VN 100729 SM: F 10A-7005412
C 01 174.387.085 174.387.085
Cộng tiền hàng: 174.387.085 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế : 8.718.915
Tổng số tiền thanh toán: 183.106.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mơi ba triệu một trăm linh sáu ngàn đồng./
Ngời mua hàng Kế toán Thủ trởng
Căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán tiến hành định khoản + Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112: 183.106.000 Có TK 511: 174.387.085 Có TK 3331: 8.718.915 + Ghi nhận giá vốn Nợ TK 632 : 164.795.400 Có TK 156 : 164.795.400
Sau khi định khoản kế toán lập chứng từ ghi sổ cho phần hành tiêu thụ.
Biểu số 3:
Chứng từ - Ghi sổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số : 18
Ngày 05 tháng 3 năm 2003 Trích yếu Số hiệu tài khoản
Nợ Có
Số tiền
Ô tô Suzuki Wagon 112 511 3331 174.387.085 8.718.915 Cộng: 183.106.000 Kèm theo ... chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chứng từ ghi sổ sau khi đợc kế toán trởng ký duyện sẽ dùng làm căn cứ ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu sau:
Biểu số 04: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm: 2003 Chứng từ – Ghi sổ SH NT Số tiền Chứng từ – Ghi sổ SH NT Số tiền ... 18 ... ... 05/3 ... ... 183.106.000 ... Công : Ngày 31 tháng 3 năm 2003 Ngời ghi sổ Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Hóa đơn bán hàng sẽ là căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu để theo dõi doanh thu bán hàng. Sổ này đợc lập cho từng tháng và từng loại hàng hoá, theo dõi cả về số lợng và giá trị (theo giá ngoài thuế) trên sổ này cũng theo dõi luôn cả những phần giảm trừ doanh thu nh TK 531, TK 532... Mẫu sổ này đợc lập nh sau:
Biểu số 5:
Sổ chi tiết doanh thu
Tên sản phẩm: Ô tô Suzuki Tháng 3/ 2003