a. Chứng từ sử dụng
2.2.2.2. Quy trình hạch toán các khoản mục chi phí
Kế toán tại Công ty TNHH Thái Hòa vận dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho cũng như chi phí sản xuất. Việc tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất được tiến hành theo sản phẩm, cũng là theo phân xưởng sản xuất. Hàng ngày kế toán tại phân xưởng tập hợp toàn bộ các chứng từ liên quan đến các khoản mục chi phí sản xuất, như nguyên vật liệu xuất dùng, bao bì, dụng cụ xuất dùng và dịch vụ mua ngoài… Chứng từ này sẽ được chuyển đến phòng kế toán của công ty, phân loại và nhập vào chương trình kế toán của công ty. Đến cuối kỳ, căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng tập hợp chi phí sản xuất chung kế toán tiến hành tập hợp chi phí cho toàn phân xưởng sản xuất.
Toàn bộ quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thể hiền qua sơ đồ 2.4 trang bên cạnh:
a.
- Đặc điểm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là toàn bộ hao phí về nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ được sử dụng trực tiếp cho sản xuất ra sản phẩm hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ.
Sơ đồ 2.4 Quy trình hạch toán chi phí sản xuất
Chú thích:
Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu :
Với Công ty Thái Hòa chi phí về nguyên vật liệu chủ yếu là chi phí nguyên vật liệu chính. Đồng thời chi phí về nguyên vật liệu cũng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của Công ty, cũng như trong giá thành sản
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Bảng tính giá thành và các bảng tổng hợp chi tiết chi phí Sổ cái các TK 621,6222,627, 152, 154, … Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Nhật ký chung Nhật ký chi tiền Chứng từ gốc về chi phí và bảng phân bổ
phẩm. Vì vậy hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng lớn trong xác định giá thành sản phẩm và xác định hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu chính sử dụng chế biến tại phân xưởng của Công ty là cà phê Arabica quả tươi sau thu hoạch hoặc cà phê quả khô (hay cà phê thóc khô), và cà phê nhân xô. Trong khi đó nguyên vật liệu phụ là than đa, dầu dùng chạy máy và bôi trơn, ngoài ra còn một số chất phụ gia và khoáng chất được sử dụng để tạo ra hương vị và nâng cao chất lượng cà phê.
Với cà phê nguyên liệu, thường không có được sự đồng đều về quy cách phẩm chất. Trong quá trình chế biến cà phê nguyên liệu được phân tách theo các tiêu chuẩn kỹ thuật trong ngành. Từ đó cà phê thành phẩm được phân chia thành các loại khác nhau là Cà phê Arabica loại 1, loại 2, loại 3.
Việc tính giá xuất kho căn cứ theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, tức là khi xuất kho kế toán tạm tính theo giá xuất kỳ trước, cuối tháng kế toán tính ra giá xuất kho kỳ này. Giá bình quân kỳ này được lấy làm căn cứ ghi sổ cũng như xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và tính giá thành.
Công ty tiến hành hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, căn cứ trên các chứng từ nhập – xuất kho để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu qua TK 152 – nguyên vật liệu, TK 153 – công cụ dụng cụ. Trong đó TK 152 được chi tiết thành:
- TK 1521: nguyên vật liệu chính - TK 1522: nguyên vật liệu phụ
- Phương pháp hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Phương pháp hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty Thái Hòa được tập hợp chi tiết theo phân xưởng hay cũng là theo sản phẩm đầu ra, tại phân xưởng Liên Ninh đó là cà phê Arabica.
Khi có hợp đồng đặt hàng, phòng kinh doanh chuyển kế hoạch đặt mua hàng cho phòng sản xuất. Trên cơ sở mặt hàng, phòng sản xuất xem xét số tồn
kế hoạch sản xuất giao cho bộ phận phụ trách sản xuất tại phân xưởng. Từ kế hoạch sản xuất của phòng sản xuất, bộ phận phụ trách sản xuất tính ra số nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất. Khối lượng nguyên vật liệu sử dụng được thực xác định trên cơ sở ước tính theo định mức sử dụng nguyên vật liệu:
Biểu 2.1 ĐỊNH MỨC SỬ DỤNG VẬT TƯ
Tháng 01/2006
Đơn vị tính: kg
STT Tên sản phẩm Cà phê quả tươiĐịnh mức sử dụng nguyên vật liệuCà phê thóc khô Cà phê nhân xô
1 Cà phê Arabica 2.325 1.347 1.065
2 Cà phê Robusta 2.125 1.250 1.018
3 ………
(Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính)
Định mức sử dụng nguyên vật liệu được phòng sản xuất tổ chức xây dựng trên cơ sở tiêu chuẩn kỹ thuật của quy trình công nghệ và nghiên cứu tình hình sử dụng thực tế tại Công ty. Vì vậy giữa số xuất sử dụng thực tế được tính thêm lượng chênh lệch hao hụt với tỷ lệ 1%.
Như vậy quá trình xác định nhu cầu sản xuất và sử dụng nguyên liệu như sau:
Sơ đồ 2.5: Xác định yêu cầu sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu
Sau khi tính được lượng nguyên vật liệu dự tính xuất dùng, phòng sản xuất lập phiếu yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu, với lượng nguyên vật liệu cần xuất kho. Căn cứ trên phiếu yêu cầu, thủ kho tiến hành xuất kho và lập phiếu xuất kho (Biểu 2.2) nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho nguyên vật liệu được lập thành ba liên trong đó giao cho kế toán một, một giao cho phòng sản xuất, và một kho lưu để làm căn cứ ghi thẻ kho.
Ước tính nguyên vật liệu sử dụng Kế hoạch sản xuất
Đơn đặt hàng, hợp đồng cung cấp
Như vậy toàn bộ thủ tục tiến hành xuất kho nguyên vật liệu được tóm lược qua sơ đồ 2.6 trang bên.
Biểu 2.2:
PHIẾU XUẤT KHO
QS: 0421 Ngày 10 tháng 01 Năm 2006 Số: 23248
Người nhận: Vũ Lê An - Đơn vị: Tổ sản xuất Nợ: ...
Lý do xuất kho : xuất cho sản xuất
Xuất tại kho : Liên Ninh Có:...
Số
TT Tên nguyên vật liệu Mã số Đơn vị tính
Số lượng Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 01 02 Cà phê thóc khô Arabica Cà phê nhân xô
101 103 Kg Kg 5.100 2.300 5.150 2.320 Cộng 7.400 7.470
(Nguồn Phòng Kế toán Tài chính)
Sơ đồ 2.6: Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Hàng ngày sau kế toán tại phân xưởng sẽ chuyển các chứng từ nhập xuất kho lên phòng kế toán Công ty. Các phiếu này sẽ được nhập vào chương trình kế toán, từ đó làm căn cứ vào sổ chi tiết NVL – CCDC theo từng chủng loại. Trên cơ sở Sổ chi tiết NVL – CCDC, kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn nguyên vật liệu chung cho toàn phân xưởng. Trong đó nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất được tổng hợp theo nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu được trình bày trong Biểu 2.3 trình bày trang bên cạnh.
Yêu cầu sản xuất Phiếu xuất kho Đơn vị sử dụng (PX sản xuất)
Sau khi lập được Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, kế toán tính ra đơn giá xuất nguyên vật liệu trong kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền.
Sau khi lập được Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, kế toán tính ra đơn giá xuất nguyên vật liệu trong kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá NVL Đơn giá NVL = tồn đầu kỳ + Trị giá NVL Nhập trong kỳ Lượng NVL tồn đầu kỳ + Lượng NVL Nhập trong kỳ
Theo Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn thì đơn giá xuất của cà phê quả tươi sẽ được tính:
Trị giá tồn đầu kỳ: 735.923.750 VNĐ Trị giá nhập trong kỳ: 2.104.517.600 VNĐ Lượng tồn đầu kỳ: 84.250 Kg
Lượng nhập trong kỳ: 246.200 Kg Vậy đơn giá xuất cà phê quả tươi:
Đơn giá xuất = 735.923.750 + 2.104.517.600
84.250 + 246.200 = 8.596
VNĐ/Kg
Tương tự ta sẽ tính được đơn giá xuất của các nguyên vật liệu chính khác, cũng như của từng loại nguyên vật liệu phụ:
Cà phê thóc Arabica: 11.298 VNĐ/Kg Cà phê nhân xô: 13.564 VNĐ/Kg ……
Đơn giá xuất nguyên vật liệu sẽ là cơ sở để kế toán lập Bảng phân bổ NVL-CCDC (Biểu số 2.4):
các chi phí phát sinh trong tháng: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Ngoài ra Bảng phân bổ NVL-CCDC do kế toán tại Công ty lập còn phản ánh chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng vào mục đích tiêu thụ sản phẩm và quản lý doanh nghiệp. Tức là thể hiện toàn bộ mục đích sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ.
Biểu 2.4:
BẢNG PHÂN BỔ NVL
Tháng 01 năm 2006
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK152 TK 153 HT TT HT TT 1 TK 621 -NVL chính cho sx 3.908.623.499 - NVL phụ cho sx 36.502.200 2 TK 627 - Vật tư phục vụ sx 73.580.680 - Công cụ dụng cụ 14.256.800 3 TK 641 - Vật tư - Công cụ dụng cụ 9.030.260 4 TK642 - Vật tư 3.463.800 - Công cụ dụng cụ 2.110.500 Cộng 4.022.170.179 25.397.560
(Nguồn Phòng kế toán Tài chính)
Sau khi kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của các chứng từ phát sinh, kế toán sẽ căn cứ trên bảng phân bổ NVL-CCDC để vào sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký chung của Công ty được mở theo đúng mẫu sổ do Bộ tài chính ban hành.
Quá trình ghi sổ Nhật ký chung sẽ ghi nhận giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng để sản xuất sản phẩm, xuất dùng cho các mục đích sử dụng:
Biểu 2.5:
NHẬT KÍ CHUNG
Tháng 01 năm 2006 Trang sổ Nhật ký: trang 06
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
NTGS Chứng từ SH NT Diễn Giải Đã ghi Sổ Cái Số hiệu TK Số phát sinh Nợ Có 01 02 03 04 05 06 07 08 Trang trước chuyển sang 31/01 Xuất NVLTT sx 6211521 3.908.623.499 3.908.623.499 31/01 Xuất NVL phụ cho sx 6211522 36.502.200 36.502.200 31/01 Xuất vật tư cho sx 627 1522 73.580.680 73.580.680 31/01 CCDC cho sx 627 153 14.256.800 14.256.800 31/01 Xuất ccdc cho QLDN 642 153 2.110.500 2.110.500 ………… Kết chuyển CPNVLTT vào CP SXKDDD 154 621 3.945.125.699 3.945.125.699 Cộng chuyển sang trang sau
(Nguồn Phòng kế toán Tài chính)
Sau khi vào sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành vào sổ Cái tài khoản 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Sổ Cái tài khoản được sử dụng tại Công ty là sổ tổng hợp ghi theo hệ thống tài khoản kế toán mà Công ty đang áp dụng, các sổ này được lập vào cuối tháng, Sổ Cái TK 621 thuộc sổ tài khoản chi phí và không
Biểu 2.6:
SỔ CÁI
Tháng ..01.. năm 2006
Tên tài khoản: Chi phí NVL trực tiếp: Số hiệu tài khoản: .TK 621
Đơn vị tính : Đồng Việt Nam
NT GS
Chứng Từ SH NT
Diễn Giải sổ Nhật Trang kí Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Dư đầu kỳ - - 31/01 Phân bổ NVLTT dùng cho sx 6 1521 3.908.623.499 31/01 Phân bổ NVL phụ sx 6 1522 36.502.200 31/01 Kết chuyển CPNVLTT 6 154 3.945.125.699 Cộng P/S 3.945.125.699 3.945.125.699 Dư cuối kì - -
(Nguồn Phòng kế toán Tài chính) b. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
- Phương pháp tính lương của công nhân lao động trực tiếp
Hiện nay Công ty Thái Hòa đang áp dụng trả lương cho công nhân lao động trực tiếp theo khối lượng công việc thực hiện (trả lương theo sản phẩm). Nhờ vậy có thể thúc đẩy động lực lao động của công nhân sản xuất, nâng cao ý thức trách nhiệm trong lao động.
Lao động trực tiếp tại Công ty được phân chia theo tổ lao động. Bao gồm các tổ lao động: lao động nhặt chọn có nhiệm vụ nhặt, chọn và phân loại cà phê, lao động sản xuất (hay còn gọi là công nhân vận hành máy), lao động đóng gói cà phê thành phẩm và sắp xếp thành phẩm vào kho. Ngoài ra Công ty còn ký hợp
đồng với lao động mùa vụ, với đối tượng lao động này thì chi phí tiền lương được căn cứ trên hợp đồng ký kết và khối lượng công việc thực hiện.
Với mỗi tổ lao động, khối lượng công việc mà họ thực hiện hàng ngày sẽ được theo dõi thông qua các chứng từ, đây sẽ là cơ sở tính lương hàng tháng cho công nhân. Hàng ngày quản lý phân xưởng, quản lý sản xuất sẽ tính ra khối lượng công việc đã thực hiện của ngày hôm trước của công nhân và lập phiếu tính công.
Công nhân nhặt chọn được theo dõi thông qua “ Phiếu lao động cá nhân nhặt chọn”
Biểu 2.7:
PHIẾU LAO ĐỘNG CÁ NHÂN NHẶT CHỌN
Họ và tên: Phạm Thị Thu Tháng 01 năm 2006
Quyển số: 021 Số chứng từ:00289
Ngày
Cà phê loại 1 Cà phê loại 2 Cà phê loại 3 Thành phẩm Vỏ quả Ghi chú Thành phẩm Vỏ quả Ghi chú Thành phẩm Vỏ quả Ghi chú Mã CV 111 112 121 122 131 132 1 14kg 8 kg 2 34kg 11kg 21kg 6kg ... Cộng 424 258 62 27 34 kg 6 kg
(Nguồn Phòng kế toán Tài chính)
Đối với công nhân sản xuất, sẽ căn cứ trên phiếu ghi công hàng ngày (Biểu 2.8 trang bên) để theo dõi tính công.
Đối với công nhân đóng gói thành phẩm có nhiệm vụ đóng gói, sắp xếp lưu kho thành phẩm. Với đối tượng công nhân này được theo dõi theo từng công việc thực hiện qua phiếu tính công đóng gói (Biểu 2.9 trang bên).
Tổ máy- Ca 1 Quyển số:035 Ngày 17 tháng01 năm 2006 Chứng từ:00358
TT Nội dung công việc
Mã CV
Ca sản xuất
Khối lượng công việc
Số lựơng Khối lượng Tên công nhân 1 Chạy máy sấy
cà phê quả 213 1 97 x 60 kg 5.820kg Vũ Văn Việt 2 Chạy máy xát cà phê 215 1 32 x 60 kg 1.920kg Cao Văn Bình Tổng 7.740
(Nguồn Phòng kế toán Tài chính)
Biểu 2.9:
PHIẾU TÍNH CÔNG
(Wage note)
Công nhân: Tổ 3 – Công nhân đóng gói sản phẩm QS: 022
Họ tên: Nguyễn Thành Nam Ngày: 22/01/2006
Số CT: 001389
STT Công việc CVMã Ca sx Khối lượng(kg)
1 Đóng gói cà phê 500g 312 1 1.320
2 Đóng gói cà phê 1kg 313 1 890
3 Xếp thành phẩm vào kho 511 2 2.150
……… Tổng cộng
(Nguồn Phòng kế toán Tài chính)
Tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất được tính căn cứ vào khối lượng công việc thực hiện của người lao động và đơn giá công việc thực hiện. Đơn giá tiền công lại được xây dựng theo từng mã công việc định trước. Việc xây dựng đơn giá được thực hiện t rên cơ sở định mức công việc thực hiện, theo từng ca sản xuất và mức độ nặng nhọc của công việc thực hiện. Dưới đây là bảng đơn giá tiền công được sử dụng tại công ty Thái Hòa.
BẢNG ĐƠN GIÁ CÔNG VIỆC
Công ty TNHH Thái Hòa
STT Tên công việc Mã công việc Đơn giá(Đồng) I Nhặt chọn cà phê 1 Cà phê loại 1 Thành phẩm 111 350 Vỏ Quả 112 250 2 Cà phê loại 2 Thành phẩm 121 320 Vỏ quả 122 240 3 Cà phê loại 3 Thành phẩm 131 290 Vỏ quả 132 220 II Vận hành máy
1 Chạy máy sấy 213 2.4
2 Chạy máy xát 215 11.5
…………
III Đóng gói cà phê
1 Đóng gói 500g 312 11
2 Đóng gói 1kg 313 8.5
3 Xếp kho thành
phẩm 511 2.3
…..
(Nguồn Phòng kế toán Tài chính)
Ngoài tiền lương tính theo đơn giá khối lượng công việc thực hiện như trên, công nhân còn được hưởng các khoản phụ cấp khác: tiền thưởng lễ, tết, tiền làm thêm giờ.
- Với số giờ làm thêm đơn giá tiền lương sẽ bằng 1,5 lần đơn giá thông thường.
- Còn đối với tiền lương lễ tết, ngày nghỉ tiền lương được tính gấp đôi ngày thông thường.
Căn cứ trên các phiếu tính công kế toán tiến hành lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội cho phân xưởng. Các khoản khấu trừ vào lương của công nhân sản xuất bao gồm:
- Tiền Bảo hiểm xã hội - Tiền Bảo hiểm y tế
Các khoản này được trích như sau: BHXH (15%), BHYT (2%) tính trên tiền lương cơ bản của công nhân trực tiếp sản xuất để tính vào giá thành sản