I/ Đặc điểm chung của Công Ty Quy Chế Từ Sơn
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Quy Chế Từ Sơn đợc lớn mạnh nh ngày hôm nay, đã phải trải qua bao thăng trầm:
Ngày 18/11/1963 Bộ Công Nghiệp Nặng ra quyết định thành lập nhà mày Quy Chế Từ Sơn. Đóng trên địa bàn thị trấn Từ Sơn – Huyện Tiên Sơn – Tỉnh Hà Bắc (Nay là: thị trấn Từ Sơn-Từ Sơn- Bắc Ninh). Năng lực ban đầu của Nhà máy chỉ có: Diện tích nhà xởng: 1456 m2, máy móc: 22 cái, tổng cán bộ công nhân viên: 125 ngời, tổng vốn: 285.000đồng. Nhà máy ra đời với nhiệm vụ: Tổ chức và thực hiện nhiệm vụ sản xuất sản phẩm theo kế hoạch của Nhà nớc. Kể từ khi thành lập đến năm 1986 Nhà máy luôn tổ chức sản xuất tốt, hoàn thành vợt mức kế hoạch Nhà nớc giao cho, đời sống của cán bộ công nhân viên ổn định.
Thực hiện Quyết định số 217 – HĐBT ngày 14/11/1987 của Hội Đồng Bộ Tr- ởng nay là Chính Phủ về xoá bỏ cơ chế tập trung, quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế hạch toán kinh doanh. Các doanh nghiệp Nhà nớc đã chuyển dần sang cơ chế hạch toán kinh doanh, vận động theo cơ chế thị trờng có sự quản lý và điều tiết của Nhà nớc. Giai đoạn này Nhà máy gặp nhiều khó khăn: Cán bộ công nhân viên lên đến 1200 ngời, việc làm và đời sống gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên dới sự lãnh đạo của Đảng uỷ và ban Giám Đốc, Nhà máy đã chủ động nắm bắt thị trờng, cải tiến tổ chức sản xuất, do đó đã duy trì sản xuất ổn định và phát triển.
Thực hiện Nghị định 388 – HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội Đồng Bộ Trởng nay là Chính Phủ, ban hành quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nớc. Do đó ngày 25/5/1993, Bộ Trởng Bộ Công Nghiệp Nặng ra quyết định thành lập lại Nhà máy Quy Chế Từ Sơn: Địa điểm thị trấn Từ Sơn-Từ Sơn- Bắc Ninh, vốn kinh doanh: 1.821 triệu đồng, ngành nghề sản xuất kinh doanh: Sản xuất và kinh doanh chi tiết cơ khí: Bulông, Đaiốc, Vít, Vòng đệm theo tiêu chuẩn và những sản phẩm phục vụ lắp ráp ô tô, xe máy, xe đạp , số l… ợng cán bộ CNV: 576 ngời.
Ngày 25/8/2000 Bộ Trởng Bộ Công Nghiệp Nặng ra quyết định đổi tên Nhà máy Quy Chế Từ Sơn thành Công ty Quy Chế Từ Sơn, thuộc tổng Công ty Máy và thiết bị công nghiệp – Bộ Công Nghiệp.
Ngày nay, cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học, kỹ thuật và công nghệ, Công ty nhận thấy để tồn tại và phát triển đợc phải không ngừng áp dụng khoa học công nghệ, cải tiến kỹ thuật cải tiến mẫu mã, đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất lợng, giảm giá thành.
Để thực hiện đợc nhiệm vụ đã đặt ra, Công ty đã có sự nhất quán trong chỉ đạo lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức đoàn thể cùng tập thể cán bộ công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấu theo hớng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản lý. Với suy nghĩ luôn ứng dụng khoa
học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, đa dạng hoá sản phẩm đã đem lại hiệu quả kính tế cao và có uy tín về chất lợng.
Trải qua quá trình xây dựng và trởng thành Công ty Quy Chế Từ Sơn không ngừng lớn mạnh về mọi mặt.
2- Sơ lợc tổ chức bộ máy quản lý:
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty đợc bố trí theo cơ cấu trực tuyến chức năng:
+ Giám Đốc Công ty: Kỹ s Nguyễn Hữu Quang.
Là ngời do Tổng Giám Đốc Công ty Máy và Thiết bị Công nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật. Giám Đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, là ngời chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, Tổng Giám Đốc và pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám Đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty.
+ Phó Giám Đốc Công ty: Là ngời giúp Giám Đốc điều hành một số lĩnh vực của Công ty theo sự phân công và uỷ quyền của Giám Đốc. Phó Giám Đốc chịu trách nhiệm trớc Giám Đốc và pháp luật về nhiệm vụ đợc Giám Đốc phân công và uỷ quyền. Công ty có hai phó Giám Đốc: Phó Giám Đốc kỹ thuật và Phó Giám Đốc sản xuất.
+ Kế toán trởng: Giúp Giám Đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác thống kê, kế toán của Công ty. Có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật.
Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ: Có chức năng tham mu giúp việc cho Giám Đốc quản lý, điều hành công việc, theo chức năng nhiệm vụ quy định.
* Văn phòng Công ty: Là cơ quan giúp Giám Đốc phối hợp các mặt hoạt động của Công ty, quản lý lĩnh vực hành chính và thi đua khen thởng, tổ chức công tác lu trữ, quản trị của Công ty.
* Phòng tổ chức lao động Công ty: Là phòng tham mu giúp Giám Đốc Công ty, nằm trong hệ thống các phòng ban chức năng của Công ty. Tham mu cho Giám
Đốc Công ty và Đảng uỷ về công tác tổ chức và cán bộ trong việc đào tạo, bổ nhiệm, sắp xếp, bố trí và nâng bậc lơng cho cán bộ công nhân viên chức. Giúp Giám Đốc Công ty nắm bắt tình hình nhân sự, lao động các đơn vị thành viên, đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Là cơ quan thay mặt Công ty giải quyết mọi chế độ chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động nh đào tạo lại, nâng bậc lơng, định mức lao động và thu nhập, tuyển dụng lao động theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh.
* Phòng tài chính kế toán: Là cơ quan giúp Giám Đốc Công ty quản lý tài chính theo quy định và pháp luật. Giúp Giám Đốc tổ chức hạch toán kế toán quản lý tài sản, tiền vốn, quỹ, bảo toàn vốn và sử dụng vỗn có hiệu quả. Thanh toán các hợp đồng phát sinh trong quá trình sản xuất, kế toán giá thành, số lợng sản phẩm, doanh thu…
* Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm kiểm tra mọi hoạt động về khoa học kỹ thuật. Quản lý công tác an toàn lao động và lập nội quy an toàn lao động, giám sát các thiết bị sản xuất trong Công ty, thiết kế sản phẩm sản xuất của Công ty…
* Phòng KCS (kiểm tra chất lợng): Kiểm tra chất lợng sản phẩm của Công ty trớc khi đa ra thị trờng tiêu thụ …
* Phòng sản xuất – kinh doanh: Cơ quan giúp việc Giám Đốc Công ty trong công tác quản lý và thực thi những nhiệm vụ và công việc về sản xuất kinh doanh. Cung ứng vật t, thiết bị, phụ tùng cho sản xuất kinh doanh. Điều tra và khai thác thị trờng. Là đầu mối giao dịch, tiếp thị với thị trờng để tiêu thụ sản phẩm và ký kết các hợp đồng kính tế.
* Phòng bảo vệ: Tuần tra, canh gác, bảo vệ tài sản của Công ty đồng thời quản lý giờ giấc lao động.
* Ban kho: Bảo vệ hàng hoá, vật liệu trong kho của Công ty. Phân xởng và ngành sản xuất có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty và kế hoạch do phân xởng tự tìm kiếm. Gồm tám đơn vị sản xuất chính:
- Phân xởng dập nóng - Phân xởng cơ điện
- Phân xởng cơ khí - Phân xởng cơ khí dân dụng
Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Quy chế Từ sơn
3- Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán của Công ty góp phần không nhỏ vào việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm. Công tác kế toán của Công ty đợc tổ chức tập trung tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện từ khâu thu nhận chứng từ, phân loại và xử lý chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty, hiện nay gồm 10 ngời.
Giám đốc Phó GĐ KT-SX KT trưởng Ngành CBSX PX dập nóng PX dập nguội PX cơ khí Ngành CK DD PX mạ-lắp ráp Phòng KT Phòng KCS PX dụng cụ PX cơ điện Phòng TC-KT Văn phòng Phòng TC LĐ Phòng SX KD Ban bảo vệ Ban kho
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Đứng đầu là kế toán trởng: Do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp vào sổ cái, kiểm tra lại các phần hành, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ, lập các báo cáo kiểm toán định kỳ.
- Kế toán NVL – CCDC: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm NVL, cung cấp dụng cụ và tính giá thực tế vật liệu xuất dùng.
- Kế toán tiền lơng & BHXH: Có nhiệm vụ tổng hợp từ các phân xởng gửi lên để phối hợp với các bộ phận khác thanh toán tiền lơng, phụ cấp cho công nhân viên và tính BHXH theo chế độ.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh các khoản thu, chi, các khoản nợ phát sinh.
- Kế toán thành phẩm và bán hàng: Có nhiệm vụ theo dõi biến động của thành phẩm, ghi chép đầy đủ về chi phí bán hàng. Chi phí quản lý doanh nghiệp, thu nhập bán hàng để từ đó xác định kết quả kinh doanh của Công ty.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán NVL - CCDC
Kế toán
TSCĐ - Nvốn TL T.toánKế toán – Kế toán NH & BHXH Kế toán CF & Z Kế toán thành phẩm
Kế toán tại các PX sản xuất
Kế toán bán hàng
- Kế toán chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp các chi phí, xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ và tính giá thành sản phẩm.
Để theo dõi phản ánh một cách thờng xuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho vật t, sản phẩm, hàng hoá trên sổ sách, Công ty đã hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Và hiện nay Công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Căn cứ vào đặc điểm phòng kế toán và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nên Công ty đã ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ.
: Ghi hàng ngày.
: Quan hệ đối chiếu. : Ghi cuối tháng.
Với nhiệm vụ là hoạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ phát hành, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo tài chính, tham mu giúp việc giám đốc trong công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích chế độ, hợp lý đạt hiệu quả cao, phòng kế toán là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Công ty.
Thẻ và sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Bảng kê NK chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết NVL Sổ cái
II. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Quy chế Từ Sơn.
1- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty:
1.1- Phân loại:
Để sản xuất ra rất nhiều loại sản phẩm khác nhau cung cấp cho thị trờng, Công ty phải sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu. Do đó muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác Công ty đã căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất để chia nguyên vật liệu thành các loại nh sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do tính chất, đặc điểm sản phẩm của Công ty mà nguyên vật liệu chính bao gồm: Thép lá, thép tròn, thép chữ U, thép tấm. Trong đó mỗi loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau:
Thép tròn: Thép φ20 g/c, thép φ22 g/c. Thép: Thép C45 φ 22 – φ32.
- Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng vật liệu phụ có tác dụng nhất định và cần thiết cho qua trình sản xuất sản phẩm, vật liệu phụ ở Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau: Các loại đinh, que hàn, ốc vít, chất phốt phát, sơn chống gỉ…
- Nhiên liệu: ở Công ty quy chế Từ Sơn, nhiên liệu bao gồm: Xăng dầu, dầu bôi trơn…
- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết của các loại máy móc, thiết bị của Công ty đang sử dụng, đợc dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phơng tiện máy móc thiết bị nh: Vòng bi, dây curoa, galê…
Là sự xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. ở Công ty quy chế Từ Sơn, nguyên vật liệu đợc đánh giá theo giá thực tế.
Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Công ty sử dụng giá thực tế để xác định giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá mua cha có thuế GTGT + chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản ) trừ các khoản…
giảm trừ (nếu có).
Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp thực tế đích danh. Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó.
2- Công tác thu mua nguyên vật liệu ở Công ty Quy chế Từ Sơn:
ở Công ty, việc thu mua nguyên vật liệu do phòng sản xuất kinh doanh đảm nhiệm. Vật liệu mua về nhập kho, sau đó tùy theo yêu cầu sản xuất của các phân x- ởng và định mức tiêu hao để xuất kho nguyên vật liệu cho các phân xởng. Cách tổ chức nay có u điểm tập trung nguyên vật liệu, số lợng, giá trị vật liệu nhập kho chính xác nhng lại gây kho khăn cho bộ phận sản xuất. Để tạo điều kiện linh động hơn cho các phân xởng cho nên hiện nay các phân xởng cũng đợc quyền chủ động đi mua theo nhu cầu sản xuất (tuy nhiên yêu cầu đó phải đợc duyệt) sau đó tổng hợp giá trị lại và đem các chứng từ liên quan lên thanh toán trên phòng kế toán của Công ty.
Tùy theo hiệu quả kinh tế mà bộ phận thu mua quyết định thuê vận chuyển hay tự vận chuyển bằng phơng tiện của Công ty. Việc giao nhận ở nơi thu mua cũng nh ở kho đợc bộ phận thu mua theo dõi khi nhập tiến thành; kiểm tra chủng loại, cân đong, đo đếm…
Công ty thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ về số lợng, chủng loại và chất lợng, có nguồn cung cấp ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua với bộ phận vận tải chuyên chở tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu mua nguyên vật liệu.
3- Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn:
Công ty vận dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nhờ vậy tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán đợc tiến hành kịp thời phục vụ nhạy bén cho nhu cầu quản lý, đảm bảo yêu cầu số liệu chính xác; thúc đẩy đảm bảo tiến độ công việc đồng đều ở tất cả các khâu trong các phần hành kế toán trong điều kiện cha cơ giới hóa đợc công tác kế toán.
3.1- Chứng từ kế toán sử dụng:
Để phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu, làm cơ sở để ghi sổ kế toán và kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn, kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau: Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT)