II. MỘT SỐ í KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN
1.Hoàn thiện việc luõn chuyển chứng từ :
Để giảm bớt khối lượng cụng việc cho kế toỏn vào cuối thỏng, đồng thời đảm bảo cung cấp thụng tin kế toỏn kịp thời cho cỏc đối tượng sử dụng, hạn chế những sai sút cú thể xảy ra trong quỏ trỡnh tổng hợp, xử lý thụng tin kế toỏn. Cụng ty cần làm những cụng việc sau :
Yờu cầu cỏc nhõn viờn thống kờ ở cỏc đội xõy dựng định kỳ 10 – 15 ngày phải gửi chứng từ đó tập hợp được về ban tài chớnh kế toỏn của Cụng ty (nhưng phải quy định thời gian gửi chứng từ chậm nhất là 5 ngày đầu thỏng sau).
Kế toỏn Cụng ty tổ chức hướng dẫn nhõn viờn kế toỏn cỏc đội lập bảng tổng hợp chi phớ sản xuất phỏt sinh tại cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh trong thỏng (gửi kốm cỏc chứng từ gốc như : Hoỏ đơn, chứng từ vận chuyển,...). Bảng tổng hợp chi phớ sản xuất cũng phải là bảng kờ cỏc hoỏ đơn chứng từ, chứng từ gốc cú liờn quan đến chi phớ sản xuất tại cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh. Tuy nhiờn, đó cú sự phõn loại chi phớ sản xuất, phản ỏnh chi phớ sản xuất phỏt sinh trong thỏng theo từng khoản mục chi phớ. Bảng tổng hợp này cú thể được lập theo mẫu sau:
Cụng ty CPĐT & XD Hồng Hà
Bảng tổng hợp chi phớ sản xuất
Đội .... số : Từ ngày...thỏng....năm.... đến ngày....thỏng....năm... Tờn cụng trỡnh :...
Chứng từ Diễn giải Tổng số
Trong đú ghi Nợ cỏc TK, ghi cú cỏc TK 141, 331, ....
Số Ngày 621 622 623 627
6271 ... ... 6278
Tổng cộng
Thực chất bảng tổng hợp chi phớ sản xuất là một bảng kờ cỏc hoỏ đơn và cỏc chứng từ gốc phỏt sinh trong thỏng cú liờn quan đến chi phớ sản xuất của cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh đang tiến hành thi cụng và bước đầu tổng hợp chi phớ sản xuất phỏt sinh theo từng khoản mục chi phớ. Cuối thỏng hoặc đến cuối kỳ gửi chứng từ gốc về ban tài chớnh của Cụng ty, nhõn viờn thống kờ đội sẽ gửi kốm bảng tổng hợp chi phớ sản xuất ( tổng hợp cỏc hoỏ đơn chứng từ, cỏc chi phớ phỏt sinh lần gửi trước đến lần gửi này). Kế toỏn của Cụng ty cần kiểm tra tớnh hợp lý, hợp phỏp của cỏc chứng từ, đối chiếu số liệu giữa cỏc chứng từ gốc với bảng tổng hợp chi phớ sản xuất kốm theo xem xột việc phản ỏnh chi phớ sản xuất phỏt sinh theo cỏc khoản mục cú đỳng khụng, thực hiện sửa đổi nếu cú sai sút. Sau đú, kế toỏn sẽ căn cứ vào dũng “Tổng cộng” làm căn cứ tớnh toỏn chi phớ sản xuất phỏt sinh trong kỳ để tiến hành nhập liệu vào mỏy.
Tại cỏc đội xõy lắp, mỗi khi hoỏ đơn, chứng từ phỏt sinh nhan viờn thống kờ đội sẽ xem xột phõn loại khoản chi phớ phỏt sinh cú liờn quan đến đối tượng nào, được sử dụng vào mục đớch gỡ để phản ỏnh vào bảng tổng hợp chi phớ sản xuất. Mỗi chứng từ phỏt sinh sẽ được ghi trờn một dũng, cột “Tổng số” ghi tổng giỏ trị của hoỏ đơn chứng từ đú, cỏc cột cũn
lại phản ỏnh từng khoản mục yếu tố chi phớ sản xuất và phần thuế GTGT được khấu trừ (nếu cú).