R: Nghỉ việc riêng CN: Ngày nghỉ chủ nhật
2.3.3 Chứng từ kế toán
- Bảng tính lương và thanh toán lương, - Bảng chấm công.
- Bảng chấm công làm thêm giờ - Bảng thanh toán tiền thưởng
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ - Bảng trích nộp các khoản theo lương - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Khi có bảng chấm công của các bộ phận chuyển cho phòng kế toán, kế toán tiền lương lấy các chứng từ đó làm căn cứ và lập bảng thanh toán tổng hợp trong tháng trình Giám đốc xét duyệt và ký, sau đó kế toán ciết chứng từ chi lương.
* Tài khoản sử dụng:
Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng các tài khoản sau:
* Tài khoản 334: Phải trả cho công nhân viên
Tài khoản 334 “phải trả cho công nhân viên” tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền lương, tiền công, trợ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
- Kết cấu tài khoản 334
Bên nợ: + các khoản khấu trừ vào lương, tiền công của người lao động.
+ Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng: BHXH và các khoản phải trả khác, đã ứng tiền cho người lao động.
+ tiền lương, tiền công , tiền thưởng của người lao động chưa lĩnh kết chuyển vào tài khoản thích hợp.
Bên có: + Các khoản tiền lương, tiền công, thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả người lao động.
Dư có: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền công, thưởng và các khoản khác còn phải trả người lao động.
Dư nợ : số đã trả người lao động.
(Trường hợp đặc biệt): phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về lương, công, thưởng và các khoản khác.
Tài khoản chi tiết: 334.1 Phải trả về lương
334.2 Các khoản khác phải trả
Kết cấu tài khoản 338
Bên nợ:
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định trong biên bản xử lý.
+ BHXH phải trả cho công nhân viên + Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị
+ Số BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cấp trên + Các khoản phải trả, phải nộp khác.
Bên có:
+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết chưa rõ nguyên nhân
+ Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân tập thể trong và ngoài đơn vị khi chưa rõ nguyên nhân.
+ Trích BHXH, BHYT và CPCĐ vào chi phí kinh doanh
+ Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền điện, tiền nhà, tiền nước ở khu tập thể.
+ Trích BHYT trừ vào lương của công nhân viên + BHXH và CPCĐ vượt chi được cấp bù
+ Các khoản phải trả khác.
Dư có: Phản ánh:
+ Số tiền còn phải trả, phải nộp.
+ BHYT, BHXH và CPCĐ đã trích chưa nộp đủ cho cơ quan cấp trên hoặc sổ quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết.
Dư nợ ( Trường hợp đặc biệt):
Phản ánh số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả hoặc phải nộp Tài khoản chi tiết : 338.1 - Tài sản thừa chờ giải quyết
338.2 – Kinh phí công đoàn 338.3 – Bảo hiểm xã hội
338.4 – Bảo hiểm ytế
338.8 - Các khoản phải trả, phải nộp khác Ngoài ra còn các tài khoản khác liên quan như:
- TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp
- TK 627 Chi phí sản xuất chung
- TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp