II. KẾ TOÁN TỔNG HỢP TIấU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIấU THỤ
2. Quy trỡnh bỏn hàng
Quy trỡnh bỏn hàng tại Cụng ty
- Yờu cầu khỏch hàng: Tất cả những yờu cầu khỏch hàng chỉ đến Cụng ty qua Fax, cụng văn, điện thoại, giao dịch trực tiếp. Người tiếp nhận chỉ yờu cầu khỏch hàng về bộ phận phụ trỏch kinh doanh mặt hàng. Cỏc bộ phận phụ trỏch sẽ ghi cỏc thụng tin vào sổ nhận yờu cầu khỏch hàng. Riờng với mặt hàng xe mỏy nếu khỏch hàng là đại lý đó được phờ duyệt thỡ cỏc yờu cầu mua xe khụng cần ghi sổ người yờu cầu mà thực hiện bỏn theo mục (Với mặt hàng xe mỏy) Phũng kế hoạch KD Đàm phỏn Yờu cầu KH Nhận yờu cầu Sản xuất lắp rỏp Giao hàng Ký hợp đồng Mua Bỏn thẳng
Thanh toỏn thanh lý
+ +
Biểu số 14
SỔ NHẬN YấU CẦU KHÁCH HÀNG
Ngày Fax, người liờn hệKH, địa chỉ, Tel, ND yờu cầu
Người nhận yờu cầu Kết quả xem xột Người xem xột Thực hiện
- Xem xột yờu cầu khỏch hàng: Trưởng bộ phận phụ trỏch kinh doanh mặt hàng (và người được uỷ quyền) xem xột yờu cầu của khỏch hàng. Việc xem xột thụng qua so sỏnh những yờu cầu khỏch hàng với khả năng sản xuất củ Cụng ty và lượng hàng tồn kho. Người xem xột ghi kết quả xem xột và ký nhận vào sổ kết quả xem xột xảy ra 2 trường hợp .
+ Nếu khả năng của Cụng ty khụng đỏp ứng được yờu cầu của khỏch hàng, trưởng bộ phận phụ trỏch kinh doanh mặt hàng liờn hệ với khỏch hàng theo cỏc bước.
+, Nếu khỏch hàng mua xe mỏy là cỏc đại lý đó được Giỏm đốc phờ duyệt, giỏ bỏn ỏp dụng cho khỏch hàng theo quyết định hiện hành của Cụng ty khỏch hàng nộp đủ 100% tiền vào quỹ và nhận phiếu thu đưa đến, bộ phận bỏn hàng viết phiếu xuất kho trỡnh trưởng phũng kinh doanh, trưởng phũng tổ chức kế toỏn Giỏm đốc và phú giỏm đốc Cụng ty phờ duyệt, sau đú trả khỏch hàng 2 liờn để đi nhận hàng. Cỏc đại lý được hưởng chế độ khuyến mói theo đỳng quyết định hiện hành của Cụng ty. Hợp đồng được lập khi đại lý lấy đủ số lượng xe để khuyến mói.
+, Nếu khỏch hàng mua xe mỏy khụng thuộc danh sỏch đại lý của Cụng ty phải làm đơn đăng ký làm đại lý. Việc xem xột tuyển đại lý thực hiện theo quyết định quản lý QĐ - KD - 08.
+, Đối với cỏc mặt hàng khỏc. trưởng bộ phận kinh doanh mặt hàng tiến hành đàm phỏn với khỏch hàng trỡnh giỏm đốc xem xột để ký kết hợp đồng. Cỏc hợp đồng mua bỏn ỏp dụng theo kiểu mẫu BM-KD-18.
- Mua hàng: Trường hợp khỏch hàng đặt sản phẩm mà Cụng ty khụng cú sẵn trong kho và khụng đủ về số lượng. Trưởng bộ phận phụ trỏch kinh doanh mặt hàng chưa thực hiện việc mua vật tư sản phẩm theo quy trỡnh mua vật tư (QĐ-07). Và viết lệnh sản xuất cho xớ nghiệp lắp rỏp để thực hiện sản xuất (QĐ-KD - 04).
- Giao hàng: Đến thời hạn giao hàng, theo HĐ bỏn hàng đó ký kết, tiến hành giao hàng cho khỏch hàng. Bộ phận phụ trỏch kinh doanh mặt hàng cú trỏch nhiệm viết lệnh giao hàng (phiếu xuất kho) trỡnh giỏm đốc và phú giỏm đốc ký duyệt. Sau đú giao 1/2 liờn cho khỏch hàng xuống kho nhận hàng. Sau mỗi đợt giao hàng bộ phận bỏn hàng ghi kết quả thực hiện vào sổ theo dừi bỏn hàng (MB-KD-17).
Biểu số 15:
SỔ THEO DếI BÁN HÀNG
Tờn khỏch hàng
TT NT Phiếu xuất Loại xe Hợp đồng
số
Giao hàng JL 100 JL 100 JL 110
- Thanh toỏn và thanh lý hợp đồng:
Căn cứ vào hợp đồng và số lượng đó giao và biờn bỏn thanh lý kho khỏch hàng, phũng tổ chức kế toỏn Cụng ty xuất hoỏ đơn yờu cầu khỏch hàng thanh toỏn việc thanh toỏn được thực hiện theo 2 quyết định: QĐ - TV - 03 và QĐ - TV - 04.
Vào ngày 15 và ngày 30 hàng thỏng bộ phận bỏn hàng phũng kinh doanh xuất nhập khẩu cú trỏch nhiệm bỏo cỏo lờn giỏm đốc Cụng ty số lượng xe xuất bỏn cho cỏc đại lý theo BM.