dựng và thương mại Phúc Lộc Hải.
3.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ,công cụ , dụng cụ tại công ty
- Nguyên vật liệu là 1 trong 3 yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất trong công ty.NVL phục vụ cho hoạt động xây lắp thường chiếm 1 tỷ lệ lớn trong chi phí sản xuất (khoảng 60 -70%) vì vậy việc hạch toán đầy đủ, chính xác chi phí nguyên vật liệu không những là một điều kiện quan trọng đảm bảo cho việc tính giá thành sản phẩm được chính xác mà còn là 1 biện pháp
Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoá n đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Tran g sổ STT dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 Số dư đầu kỳ 30.678.346.000 Số phát sinh 05/04 GBC 05/04 Ban quản lý dự án XDCSHT Thái Thụy thanh toán 08 111 13.046.789.000 16/04 UNC 16/04 Tất toán khoản vay ngắn hạn khế ước cho NH No&NTPT 08 311 8.002.500 ……. … …….. …… ………. Cộng số phát sinh 26.456.564.000 15.748.459.000 Số dư cuối kỳ 41.386.451.000
không thể thiếu được để phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải NVL được phân loại thành công dụng của từng NVL đối với quá trình sản xuất.Theo đó nguyên vật liệu được phân loại thành nguyên vật liệu chính gồm: xi măng, cát, đá, gạch, sắt, thép..., nguyên vật liệu phụ gồm: que hàn, đinh...nhiên liệu gåm: xăng, dầu...mỗi loại nguyên vật liệu có nhiều chủng loại khác nhau, nguyên vật liệu được công ty mua ở nhiều nhà cung cấp để đảm bảo tạo điều kiện tốt nhất cho tiện để thi công của công trình.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty trong quá trình thực hiện phương thức khoán gọn cho các đội xây dựng, NVL dùng cho hoạt động xây lắp đều có sẵn trên thị trường và hạn chế công vận chuyển, nguyên vật liệu mua về đựoc chuyển thẳng tới công trình hoặc nhập trực tiếp tới kho công trình( không nhập vào kho công ty). Để đảm bảo quá trình thi công được tiến hành liên tục không bị gián đoạn vì thiếu vật tư, Công ty yêu cầu các tổ đội luôn phải chủ độnng và rà soát lại việc chấp hành định mức tiêu hao vật tư mà trung tâm là định mức tiêu hao nguyên vật liệu dùng cho thi công.Việc mua sắm vật tư dựa vào mức sản lượng, kế hoạch mà công ty giao cho các đội xây dựng.
3.2.2. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu, CCDC tại công ty
- Kế toán NVL, CCDC phải ghi chép , tính toán , phản ánh , chính xác , trung thực kịp thời về số lượng , chất lượng và giá thành thực tế của nguyên vật liêu nhập kho để tránh tham ô, lãng phí .Kế toán công ty phải chấp hành tốt các nguyên tắc hạch toán NVL, CCDC.
- Kế toán tập hợp và phản ánh đầy đủ , chính xác , kịp thời số lượng và giá trị NVL, CCDC xuất kho , kiểm tra tình hình chấp hành các định mức
tiêu hao NVL. Kế toán phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
- Kế toán tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho phát hiện kịp thời NVL, CCDC thiếu ,thừa , ứ đọng kém phẩm chất để có biện pháp kịp thời , hạn chế mức độ tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
3.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty
* Giá thực tế NVL nhập kho :
- Nguyên vật liệu ,CCDC của công ty chủ yếu được thu mua từ bên ngoài nên giá thực tế của nguyên vật liệu của công ty mua ngoài nhập kho được tính như sau :
Giá thực tế NVL = Giá mua + Chi phí - Các khoản giảm CCDC mua ngoài ghi trên thu mua trừ ( CKTM, GGHB nhập kho hóa đơn ( vc...) hàng mua trả lại ) * Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho :
- Công ty tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước , có nghĩa là NVL nào nhập trước sẽ phải xuất hết trước . Giá trị nguyên vật liệu xuất kho sẽ được tính như sau :
Giá thực tế NVL = Số lượng NVL * Đơn giá của hàng nhập kho xuất kho thực tế xuất kho theo thứ tự thời gian từ trước đến sau
3.2.4. Tài khoản sử dụng
- TK 152 “ Nguyên vật liệu” .
TK 152 được chia thành các tài khoản cấp 2 để dễ dàng hạch toán cho từng loại NVL trong công ty như sau :
+ TK 1523 “ Nhiên liệu”. - TK 153 “Công cụ , dụng cụ”
Tài khoản này được chia làm 3 tài khoản cấp 2 : + TK 1531 “ Công cụ , dụng cụ”
+ TK 1532 “ Bao bì luân chuyển” + TK 1533 “ Đồ dùng cho thuê”
- Ngoài ra còn một số tài khoản khác liên quan : 111,112,531....
3.2.5.Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn giá tri gia tăng - Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Bảng kê mua hàng ...
3.2.6. Sổ sách kế toán
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết VL,CD, hàng hóa
- Sổ chi tiết thanh toán cho người bán - Sổ chi tiết tiền mặt , tiền gửi ngân hàng - Nhật ký chung
- Sổ cái TK 152, 153, 111,112,133...
3.2.7.Quy trình hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty * Quy trình lập phiếu nhập kho NVL, CCDC
Trước hết bộ phận quản lý phòng vật tư phải lập tờ trình xin mua NVL, CCDC , trình lên giám đốc xét duyệt .Khi được giám đốc xét duyệt thì phòng vật tư xin phiếu báo giá của một số nhà cung cấp và trình nên giám đốc ký duyệt . Sau khi giám đốc ký duyệt giá phù hợp thì phòng vật tư trực tiếp chịu trách nhiệm về việc ký hợp đồng mua bán . Khi NVL, CCDC về tới
đúng thì tiến hành nhập kho không sẽ trả lại .Sau khi kiểm tra tính hợp pháp háo đơn giá tri gia tăng mua về lấy đó làm căn cứ kế toán VL,CCDC của công ty tiến hành lập phiếu nhập kho NVL, CCDC .
Phiếu nhập kho được được lập thành 3 liên , sau khi lập xong người lập phiếu giám đốc và thủ kho , kế toán trưởng ký duyệt .Thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho , và sau đó chyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán giữ liên 3 và liên một được lưu tại nơi lập phiếu .
* Quy trình lập phiếu xuất kho NVL, CCDC
Phiếu xuất kho được kế toán lập thành 3 liên . Sau khi lập xong người lập phiếu , kế toán trưởng ký chuyển cho giám đốc ký duyệt giao cho người nhận NVL, CCDC cầm phiếu xuống kho để nhận hàng . Sau khi xuất kho thủ kho ghi nhận số lượng xuát thực của NVL, CCDC , ghi gày tháng năm xuất kho và cùng người nhận ký tên vào phiếu xuất kho :
+ Liên 1 : lưu tại quyển ở bộ phận lập .
+ Liên 2 : thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho , sau đó chuyển cho kế toán để ghi đơn giá thành tiền và ghi sổ .
+ Liên 3 : người nhận giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng . - Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu , CCDC theo phương pháp thẻ song song.
Ghi chú :
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kiểm tra ,đối chiếu số liệu * Nguyên tắc hạch toán :
- Ở kho : Thủ kho của công ty sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất – nhập – tồn theo từng danh điểm , tên vật tư , về mặt số lượng. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định cho từng danh điểm vật tư theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày . Hàng ngày , căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho NVL,CCDC thủ kho phải kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ để ghi chép số thực tế nhập xuất vào thẻ kho . Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số liệu tồn kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau.Định kỳ hoặc hàng ngày ,sau khi ghi chép
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ, thẻ kế toán chi tiết , vật tư, sản phẩm, hàng hóa , công cụ dụng cụ Bảng tổng hợp chi tiết vật tư sản phẩm , hàng hóa , CCDC Sổ kế toán tổng hợp
thẻ kho thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập xuất đã được phân loại thepo từng NVL, CCDC về phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán : Kế toán dựa vào phiếu nhập , phiếu xuất mở sổ kế toán chi tiết vật tư , sản phẩm , hàng hóa theo từng danh điểm vật liệu ,dụng cụ tương ứng với thẻ kho để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại về mặt giá trị , số lượng .Hàng ngày kế toán vật tư tiến hành ghi sổ nhật ký chung , sổ cái các tài khoản 152, 153,...Cuối kỳ, kế toán của công ty mở bảng tổng hợp chi tiết vật tư ,sản phẩm, hàng hóa, công cụ dụng cụ.
- Cuối tháng , kế toán vật tư đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vật tư , sản phẩm hàng hóa với thẻ kho của kho phải khớp nhau , đối chiếu kiểm tra số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ kế toán tổng hợp . Căn cứ vào Sổ cái các tài khoản , cuối kỳ kế toán lập bảng cân đối phát sinh và lập khóa luận TC.
Ví dụ 1 : Ngày 20 /05/2013 ,Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải mua 35 tấn xi măng Hoàng Thạch của Công ty TNHH Nam Hải về nhập kho theo giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng 10% là 1.354.620 đồng / tấn , chưa thanh toán cho nhà cung cấp.
- Sau khi nhận được hóa đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp và nguyên vật liêu về nhập kho, thủ kho kiểm tra số lượng vật liệu và chất lượng đúng quy định thì cho nhập kho ,căn cứ vào hóa đơn GTGT của đơn vị bán hàng cung cấp ,kế toán vật tư của công ty tiến hành lập phiếu nhập kho số 012 thành 3 liên :
Đơn vị : Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải Mẫu số 01-VT Địa chỉ : Số 6Y ngõ 22 Tổ An Trì 1 - Hùng Vương - HB - Ngoại Thương QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO Nợ : 1521
Ngày 20 tháng 05 năm 2013 Có : 331
Số :012
Họ , tên người giao : Đỗ Thị Tròn
Theo ...số ...ngày 20 tháng 05 năm 2013 .Của... Nhập tại kho : Nguyên vật liệu – Kho công trình. Địa điểm : Công trình xây trường mầm non An Dương.
STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Hoàng Thạch XM Tấn 35 35 1.354.620 47.441.700 Cộng 47.441.700
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi bảy triệu bốn trăm bốn mươi mốt nghìn bảy trăm đồng. Ngày20.tháng05.năm.2013 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Ví dụ 2 : Ngày 22/05/2013 , Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải xuất kho cho đội công trình số 2 thi công 30 tấn xi măng và 40 tấn cát .
- Căn cứ vào đề nghị yêu cầu lệnh sản xuất, bộ phận vật tư lập lệnh xuất vật tư . Trưởng phòng vật tư ,giám đốc và kế toán vật tư ký duyệt :
Đơn vị : Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải Địa chỉ : Số 6Y ngõ 22 Tổ An Trì 1 - Hùng Vương - HB - Hải Phòng
LỆNH XUẤT VẬT TƯ
Ngày 22 tháng 05 năm 2013 Số : 10
Đơn vị nhận : Đội công trình số 2
Lý do xuất : dùng để thi công công trình
STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị Số
lượng
Nhu cầu vật tư cho SX
1 XM Xi măng Tấn 30
2 CAT Cát Tấn 40
Ngoại Thương, Ngày 22 tháng 05 năm 2013
Giám đốc Kế toán vật tư Trưởng phòng vật tư
( Ký tên, đóng dấu) ( Ký, họ tên ) ( Ký , họ tên)
- Sau khi lệnh được lệnh xuất vật tư kế toán vật tư tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên , liên 1 lưu tại quyển , liên 2 đưa cho thủ kho, liên 3 người nhận vật tư giữ . Phiếu xuất kho phải đảm bảo tất cả chữ ký của những người có liên quan :
Đơn vi:Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải
Mẫu số: 02 – VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày22 tháng05năm2013 Số:10
Nợ: 621 Có:1521
Họ và tên người nhận hàng: Đội công trình số 2. Địa chỉ (bộ phận) : Bộ phận công trình
Lý do xuất kho: Xuất dùng cho thi công công trình
Xuất tại kho :Nguyên vật liệu .Địa điểm: Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải
STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm Mã số Đơn vị Số lượng Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng HT XM Tấn 30 30 1.354.620 40.638.600 2 Cát CAT Tấn 40 40 632.643 25.305.720 Cộng 65.944.320
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): sáu mươi năm triệu chín trăm bốn mươi tư nghìn ba hai mươi đồng. Ngày 22 tháng 05 năm 2013 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Ví dụ 3 : Ngày 23/05/2013 , Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải nhập kho 60 tấn cát đơn giá chưa VAT 10% là 530.450 đồng / tấn và 45 tấn sỏi đơn giá chưa VAT 10% là 665.870 đồng/ tấn , đã thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản.
- Sau khi nhận được HĐGTGT số 0055677 của nhà cung cấp kế toán tiến hành lập phiếu chi số 22 thành 3 liên :
Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải Số 6Y ngõ 22 Tổ An Trì 1 - Hùng Vương - HB - Hải Phòng
Mẫu số 02– TT
(Ban hành theo QĐ số:48/ 2006QĐ- BTC ngày 14/ 09/ 2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Số PC 022
Ngày12 tháng 04 năm 2013 Quyển số:05
Nợ: 1521 1331 Có: 1111
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thuận
Địa chỉ: Phòng tổng hợp- vật tư . Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải
Lý do chi: Thanh toán tiền mua nguyên vật liệu
Số tiền: 67.970.265 đồng (Viết bằng chữ ) : Sáu mươi bảy triệu chín trăm bảy mươi nghìn hai trăm sáu năm đồng
Kèm theo: 01 chứng từ gốc :HĐGTGT số 00556123
Đã nhận đủ số tiền: Sáu mươi bảy triệu chín trăm bảy mươi nghìn hai trăm sáu năm đồng
Ngày 12 tháng 04 năm 2013 Giám đốc (ký tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nộp tiền (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) - Công ty trả tiền cho nhà cung cấp , nhận nguyên vật liệu nhập kho , sau khi
đã tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu , thú kho nhập kho ,kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên :
Đơn vị : Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải Mẫu số 01-VT QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU NHẬP KHO Nợ : 1521
Ngày 23 tháng 05 năm 2013 Có : 1111
Số : 013
Họ , tên người giao : Vũ Văn Hải
Theo ...số ...ngày 23 tháng 05 năm 2013 Của...
Nhập tại kho : Nguyên vật liệu Địa điểm : Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cát CAT Tấn 60 60 530.450 31.827.000 2 Sỏi SOI Tấn 45 45 665.870 29.964.150 Cộng 61.791.150
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi mốt triệu bảy trăm chín muwoi mốt nghìn một trăm năm mươi đồng.
Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhận) (Ký, họ tên)
- Căn cứ váo các chứng từ nghiệp vụ nhập xuất vật tư thủ kho của công ty tiến hành mở thẻ kho tình hình xuất nhập tồn vật tư tháng 5 năm 2013 :
Công ty TNHH xây dựng và thương mại Phúc Lộc Hải