II. Xu hớng hoàn thiện bô máy quản lý doanh nghiệp.
P. Tài chính kế toán
kinh tế, thống kê tài chính, thông tin kinh tế trong công ty, giúp cho lãnh đạo tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế để ra quyết định quản lý, thông qua tiền tệ để quản lý sử dụng tiết kiệm vật t thiết bị để bảo toàn vốn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ 12: Bộ máy tổ chức và quản lý của công ty
- Ưu điểm:
• Giúp giám đốc công ty nắm sát đợc các hoạt động của công ty. • Tất cả cá đơn vị trong công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc nên hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty đều thống nhất.
• Ban giám đốc kiểm soát mọi hoạt động của các đơn vị. Do đó việc đánh giá chất lợng công tác của các đơn vị do ban giám đốc công ty quyết định tránh đợc tình trạng bao che lẫn nhau giữa các đơn vị.
Phân xưởng sản xuất biển phản quang Phân xưởng sửa
chữa thân xe
Phòng kinh doanh PGĐ phụ trách sửa
chữa ôtô xe máy
PGĐ phụ trách sản xuất biển phản quang Giám đốc
P. Hành chính tổng hợp tổng hợp
Phân xưởng sửa chữa máy, gầm, điện
P. Tài chính kế toán kế toán P. Kế hoạch
• Giám đốc phải xử lý quá nhiều công việc do phải quản lý tất cả các đơn vị, đó là nhiệm vụ quá nặng nề, trong khi nhiệm vụ của các phòng ban lại đơn giản. Các phòng ban không trực tiếp chỉ đạo các đơn vị cấp dới mình khi mà không có sự chỉ đạo của ban giám đốc. Cách xử lý này làm mất tính chủ động sáng tạo của các phòng ban, và nếu nh các phòng ban trong công ty không phối hợp chặt chẽ với nhau thì rất dễ xảy ra sự chồng chéo, thậm chí trái ngợc nhau giữa các chỉ thị hớng dẫn.
• Thời gian xử lý thông tin thờng chậm, cha phát huy đợc tính năng động sáng tạo của các phòng ban. Nên có một mô hình quản lý mới theo kiểu phân cấp, ở đó quyền và trách nhiệm không chỉ tập trung ở ban lãnh đạo và ở bộ phận chức năng, mà mở rộng đến các thành viên, từng bộ phận nhỏ, làm cho mọi ngời đều có quyền, có trách nhiệm sử dụng tốt các nguồn lực của mình để phục vụ cho bản thân và cho công ty.
• Việc tổ chức bộ máy quản lý trong công ty cũng cha tốt. Nguyên nhân là do sự thiếu phân công trách nhiệm, quyền hạn một cách chính xác và rõ ràng giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý. Cơ sở của chức năng tổ chức là mối quan hệ tồn tại trong mọi xã hội
4. Tình hình phân cấp trong công ty.
Trong công ty thực hiện phân cấp quản lý theo 3 cấp khá rõ rệt :
• Quản lý viên cao cấp: Gồm giám đốc, phó giám phụ trách tong việc, chịu trách nhiệm về đờng lối, chiến lợc, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của công ty.
• Quản lý viên cấp trung gian là các trởng phòng, thực hiện các kế hoạch tác nghiệp do cấp quản lý cao nhất giao cho, đồng thời giám sát việc thực hiện kế hoach của công ty để báo cáo với cấp trên.
• Quản lý viên cấp cơ sở là các tổ trởng phân xởng chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch sản lợng của ban giám đốc đề ra.
Những mặt hợp lý:
• Mỗi cấp đều có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thể hiện chức năng, chức danh, quyền hạn và nghĩa vụ của từng cấp về hoạt động chung của toàn công ty và hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng.
• Mỗi cấp đều có hệ thống phòng ban, sự phân loại hợp lý với quá trình sản xuất của công ty.
• Hệ thống thông tin khép kín của công ty giúp cho việc giám sát trở nên hiệu quả hơn.
Những mặt cha hợp lý:
• Việc tổ chức các phòng ban ở các cấp quản lý viên còn nhiều, dẫn đến việc truyền đạt thông tin không đợc tập trung vào một mối, thông tin bị lan toả ra nhiều phòng, không có nhiều chức năng thu thập và xử lý, vì vậy việc xử lý thông tin chậm, không kịp thời gây ách tắc trong quá trình hoạt động sản xuất.
• Giữa ba cấp bắt buộc phải có sự trùng lắp về chức năng nhng nếu có giới hạn cho phép thì đó là điều hợp lý, còn nếu vợt quá giới hạn thì sẽ xảy ra tình trạng nhiều ngời cùng làm một việc, nhng cũng có những việc lại chẳng có ai phụ trách.
5. Các mối liên hệ tồn tại trong cơ cấu tổ chức quản lý của công ty. a. Mối liên hệ dọc:
Đó là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dới. Công ty cơ khí ôtô xe máy Thanh Xuân chịu trách nhiệm với cấp trên trực tiếp là Bộ công an.
Giám đốc là ngời điều hành trực tiếp công ty, chịu trách nhiệm trớc bộ công an về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mình. Các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc chịu trách nhiệm trớc giám đốc về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình trong công tác điều hành bộ máy, các phòng ban, xởng sản xuất.
Các phòng ban chức năng chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về hoạt động mà phòng mình đợc giao, cụ thể là trực tiếp điều hành cán bộ công nhân viên trong phòng giúp ban giám đốc nắm bắt đợc cụ thể tình hình sản xuất ở các phân xởng. Cùng với ban giám đốc, các phòng ban chức năng giao nhiệm vụ, kế hoạch cụ thể cho các tổ sản xuất.
Các tổ, phân xởng sản xuất chụ trách nhiệm trớc công ty về sản phẩm của mình làm ra. Nhận kế hoạch từ công ty chỉ đạo các cán bộ công nhân viên thực hiện nhiệm vụ và báo cáo về công ty.
b. Mối liên hệ ngang.
- Trớc hết phải đề cập đến sự phối hợp nhịp nhàng giữa ban giám đốc- Đảng uỷ – Công đoàn. Đây là mối quan hệ ngang chủ chốt của công ty, chức năng của mỗi bộ phận là khác nhau nhng cùng chung một mục đích là xây dựng và phát triển công ty.
Đảng uỷ công ty là tổ chức lãnh đạo tối cao trong đơn vị về chính trị, t tởng, đờng lối. Đảng uỷ thực hiện chức năng lãnh đạo bằng việc ra các nghị quyết động viên các đảng viên thực hiện nhiệm vụ chuyên môn đạt hiệu quả cao.
Ban giám đốc tổ chức thực hiện các nghị quyết của Đảng uỷ đề ra, cụ thể hoá nghị quyết trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn sản xuất kinh doanh.
Công đoàn cùng với chuyên môn thực hiện tốt nhiệm vụ bằng các phong trào thi đua lao động sản xuất, tham gia quản lý tuyên truyền vận dộng, ký thoả ớc lao động tập thể bằng cách tổ chức hội nghị công nhân viên chức cho công nhân, góp ý kiến sau đó mới tiến hành ký kết. Bên cạnh đó, công đoàn còn tham gia cải tiến điều kiện làm việc cho công nhân, đầu t đổi mới trang thiết bị máy móc, xây dựng nội quy lao động của công ty.
- Cùng với việc phối hợp chặt chẽ giữa Ban giám đốc- Công đoàn- Đảng uỷ là sự liên kết giữa các phòng ban của công ty với các tổ đội sản xuất. Trong đó mối quan hệ rõ nét nhất, ảnh hởng mạnh mẽ nhất đến tiến trình sản xuất cũng nh đến sự phát triển của công ty là quan hệ giữa phòng kinh tế – kế hoạch, kỹ thuật và phân xởng. Để đảm bảo giải quyết công việc đợc nhanh chóng, tháo gỡ các khúc mắc trong việc triển khai công việc chung của công ty thì phòng kinh tế - kế hoạch, phòng kỹ thuật và các phân xởng phải phối hợp với nhau trong phạm vi chức năng nhiệm vụ đã quy định, đồng thời kết hợp với khả năng riêng của từng bộ phận để giải quyết công việc.
6. Những u điểm, nhợc điểm của cơ cấu tổ chức hiện hành. 6.1. Ưu điểm.
Trong thời gian thực hiện cơ chế cũ cũng nh hoạt động theo cơ chế mới, trong những năm gần đây tuy còn gặp nhiều khó khăn do phải tiếp xúc với những quan điểm quản lý mới, nhng lãnh đạo công ty đã cố gắng học hỏi vận dụng linh hoạt, sáng tạo có hiệu quả cơ chế quản lý mới vào điều kiện cụ thể của công ty. Nhờ vậy mà công ty luôn đứng vững, hoàn thành nhiệm vụ kế
những ngời có năng lực chuyên môn, có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Đã ban hành và sửa đổi, bổ xung kịp thời nội quy lao động và các quy chế phù hợp giúp cho việc quản lý đợc chặt chẽ, đồng bộ. Bộ máy quản lý của công ty thực hiện chế độ một thủ trởng, giám đốc có sự phân công nhiệm vụ quyền hạn cụ thể cho các phó giám đốc giúp việc cũng nh phân cấp các mặt trong quản lý trong công ty. Các phòng ban chức năng đều đợc quy định rõ chức năng nhiệm vụ tham mu giúp giám đốc quản lý các mặt về chuyên môn nghiệp vụ và đều triển khai thực hiện tốt.
Các phân xởng sản xuất, cán bộ công nhân viên trong các phân xởng đều đợc quy định rõ nhiệm vụ sản xuất và phục vụ sản xuất cụ thể, sát thực. Hàng tháng, hàng quý đều đợc công ty giao nhiệm vụ cụ thể theo lệnh sản xuất và đợc kiểm tra, đôn đốc thực hiện sản xuất kịp thời, có hiệu quả. Giữa các đội có sự thi đua nâng cao thành tích bằng việc hoàn thành vợt kế hoạch sản lợng đợc giao.
Công tác phát triển nguồn nhân lực trong công ty luôn đợc coi trọng. Công ty đã thực hiện công tác quy hoạch cán bộ dự bị và đào tạo bồi dỡng cán bộ theo khả năng, nhu cầu của công ty . Hàng năm đều có nhận xét đánh giá cán bộ rất sát thực nên đội ngũ cán bộ quản lý của công ty đều phát huy tốt phẩm chất , năng lực, hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao.
6.2. Nhợc điểm:
- Bộ phân lao động gián tiếp trong các phòng ban, phân xởng là 57 cán bộ công nhân viên trên tổng số 198 cán bộ công nhân viên toàn công ty, tỷ lệ này là khá cao so với yêu cầu tinh giảm cơ cấu bộ máy quản lý hiện nay. Điều này đòi hỏi phải có sự phân công sắp xếp lại lao động gián tiếp trong các phòng ban, phân xởng. Đối với những bộ phận có chức năng và nhiệm vụ
không thực sự cần thiết thì phải có sự tinh giảm hoặc sát nhập lại để giảm chi phí quản lý cho công ty.
- Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm của một số bộ phận của cơ cấu tổ chức cha thực sự rõ ràng.
- Việc bố trí cán bộ ở một số phòng cha thực sự phù hợp. - Sự phối hợp liên hệ giữa một số phòng cha thực sự chặt chẽ.
- Cha có đội ngũ lao động trẻ đủ trình độ để có thể đảm nhận, kế cận cho đội ngũ kỹ s, đội ngũ cán bộ quản lý ở các phòng ban mà phần lớn tuổi đời đều đã cao.
- Máy móc trang thiết bị cha đồng bộ nên còn nhiều công đoạn thủ công, gây khó khăn cho sự phát triển và đánh giá hiệu quả của bộ máy quản lý .
- Do tồn tại cơ chế bao cấp quá lâu mà trong cơ chế đó điều kiện kế hoạch là thuận lợi, tất cả đều ỷ lại vào cấp trên, vào nhà nớc làm cho, cán bộ công nhân viên mang nặng tính chất dựa dẫm, bao cấp. Trong sản xuất thờng không chú ý đến tính hiệu quả, thờng chỉ tính đến các định mức chi phí, cha chú trọng đến tiết kiệm dẫn đến việc đổi mới, chuyển h… ớng theo cơ chế thị trờng bị hạn chế .
- Công tác củng cố hoàn thiện bộ máy quản lý công ty không đợc tiến hành thờng xuyên.
- Tác phong làm việc còn chậm, theo chủ nghĩa bình quân.
Với những u nhợc điểm trên, công ty cần phải ngày càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý , phòng ban, phân xởng, tinh giảm bộ máy gọn nhẹ, không ngừng nâng cao trình độ tay nghề của cán bộ công nhân viên, luôn chú trọng việc đầu t mấy móc thiết bị, dây truyền sản xuất, mở rộng sản xuất, giảm chi phí tối đa.