2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị
2.2.3.Hệ thống chứng từ
a. Hệ thống chứng từ
Bản chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế đó.
* Đối với TSCĐ
Bao gồm: Các bảng tính và phân bổ khấu hao, sổ và thẻ TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ cùng với các tài liệu kỹ thuật có liên quan…Trong đó có các chứng từ kế toán TSCĐ bắt buộc liên quan đến tình hình tăng giảm TSCĐ.
+ Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01 – TSCĐ): Đây là chứng từ xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hình thành công việc xây dựng, mua sắm, được cấp phát … đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng liên doanh. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập cho từng TSCĐ, trong trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và cho cùng một đơn vị giao thì lập chung một biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Thẻ TSCĐ (mẫu số 02 – TSCĐ)
+ Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 03 – TSCĐ): Là chứng từ xác nhận việc thanh lý TSCĐ, được sử dụng làm căn cứ cho việc ghi giảm TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ do Ban thanh lý TSCĐ lập và phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của Trưởng ban thanh lý, Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị.
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu số 04 – TSCĐ)
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ (mẫu số 05 – TSCĐ)
* Đối với Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng tồn kho + Phiếu nhập kho (mẫu số 01 - VT)
+ Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)
+ Thẻ kho (mẫu số 06 – VT)
+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 – VT)
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08 – VT) * Đối với tiền lương và các khoản thanh toán với người lao động
+ Chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, thôi việc...các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ danh sách lao động.
+ Bảng chấm công (mẫu số 01 - LĐTL chế độ chứng từ kế toán) phải lập riêng cho từng bộ phận và sử dụng theo tháng, là căn cứ để tổng hợp thời gian lao động trong doanh nghiệp.
+ Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02 - LĐTL) được lập cho từng bộ phận phòng ban trong Tổng công ty tương ứng với bảng chấm công. Bảng thanh toán tiền thưởng lập dựa trên các chứng từ ban đầu như: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành...
+ Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (mẫu số 03 – LĐTL)
+ Biên bản ngừng việc là cơ sở để tính lương và xử lý thiệt hại. Với các trường hợp nghỉ việc do các cơ quan có thẩm quyền cấp (y tế, hội đồng y khoa...) và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.
+ Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (mẫu số 04 – LĐTL)
+ Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 05 – LĐTL)
+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu số 06 - LĐTL chế độ chứng từ kế toán)
+ Phiếu báo làm thêm giờ (mẫu số 07 – LĐTL) + Hợp đồng giao khoán (mẫu số 08 - LĐTL) + Biên bản điều tra tai nạn lao động
* Đối với bán hàng
+ Hoá đơn GTGT (mẫu số 01 GTKT – 3LL)
+ Hoá đơn bán hàng thông thường (mẫu số 02 GTTT – 3LL) + Hoá đơn thu mua hàng (mẫu số 06 TMH – 3LL)
+ Hoá đơn dịch vụ thuê tài chính (mẫu số 05 TTC – LL)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 PXK – 3LL) + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 04 HĐL – 3LL) + Hoá đơn bán lẻ (mẫu số 07 – MTT)
+ Bảng thanh toán hàng gửi đại lý (mẫu số 14 – BH) + Thẻ quầy hàng (mẫu số 15 – BH)
* Tiền tệ
+ Phiếu thu (mẫu số 01 – TT) + Phiếu chi (mẫu số 02 – TT) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03 – TT)
+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04 – TT) + Biên lai thu tiền (mâũ số 05 – TT)
+ Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá quý (mẫu số 06 – TT) + Bảng kiểm kê quỹ (mẫu số 07a, b – TT)
+ Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng + Các chứng từ thanh toán khác... * Các chứng từ khác...
b. Luân chuyển chứng từ
Tại Tổng công ty việc luân chuyển chứng từ cũng được tuân theo những bước sau:
- Lập chứng từ
- Kiểm tra chứng từ: Khi kế toán nhận được chứng từ sẽ kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của chứng từ (các yếu tố của chứng từ, chữ ký, số liệu)
- Sử dụng và bảo quản chứng từ
- Lưu trữ và huỷ chứng từ: Chứng từ được lưu trữ ngay tại phòng kế toán của Tổng công ty và do kế toán trưởng chịu trách nhiệm. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được đem huỷ.