- Xuất tại kho: số 1 Địa điểm: KCN Xuân Mai – Xuân Mai – Hòa Bình.
2.3.3. Tổ chức hạch toán phần hành kế toán tiền mặt
2.3.3.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu (MS01- TT – BB) - Phiếu chi (MS02- TT – BB) - Giấy đề nghị tạm ứng (03 – TT). - Giấy đề nghị thanh toán (05 – TT). - Biên lai thu tiền ( 06 – TT).
- Biên lai chi tiền ( 09 – TT). - Bảng kiểm kê quỹ (08a – TT).
Sơ đồ 2.9: Trình tự luân chuyển phiếu thu
(1) (2)
(5) (3)
(4)
Trình tự
(1) Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên rồi chuyển cho kế toán trưởng ký và duyệt thu.
(2) Sau đó kế toán thanh toán nhận lại phiếu thu và lưu lại liên 1.
(3) Hai liên còn lại kế toán chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận phiếu thu, thu tiền và ghi số tiền thực nhập tại sổ quỹ. Thủ quỹ đóng dấu “đã thu tiền” và ký nhận phiếu thu(2 liên).
Kế toán thanh toán
Thủ quỹ Người nộp tiền
(5) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ và lưu chứng từ.
Sơ đồ 2.10:Quy trình luân chuyển phiếu chi
Trình tự:
(1) Người nhận tiền chuẩn bị các chứng từ liên quan đến chi tiền, nộp cho giám đốc duyệt chi. Giám đôc duyệt chi, sau đó chuyển lại cho người nhận tiền. (2) Người nhận tiền chuyển duyệt chi cho kế toán thanh toán.
(3) Kế toán thanh toán căn cứ vào duyệt chi để lập phiếu chi 3 liên sau đó chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt và nhận lại phiếu chi.
(4) Kế toán thanh toán lưu lại liên 1 và chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ.
(5) Thủ quỹ ký, chuyên cho người nhận tiền ký và chi tiền. Người nhận tiền sau khi ký xong chuyển trả lại liên 2 cho thủ quỹ và giữ lại liên 3.
(6) Thủ quỹ sau khi ghi sổ chuyển trả lại liên 2 cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán nhập vào máy và tiến hành lưu giữ chứng từ theo đúng quy định.
2.3.3.2. Tài khoản sử dụng và hạch toán
Tài khoản 111 : dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm : Tiền Việt Nam, ngoại tệ.
Tài khoản 111 - Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2 sau :
- Tài khoản 1111- Tiền Việt Nam : Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
(4) Người nhận tiền
chuẩn bị chứng từ
Kế toán thanh toán lập phiếu chi 3 liên Giám đôc, kế toán
trưởng duyệt chi,ký
Thủ quỹ, ký và chi tiền
(5)
(3)
- Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam.
2.3.3.3. Sổ chi tiết
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (S07a-DN) - Sổ quỹ tiền mặt (S01-DN)
2.3.3.4. Sổ tổng hợp
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản 111
Sơ đồ 2.11: Quy trình hạch toán tiền mặt
Chứng từ tiền mặt
Chứngtừ ghi sổ Sổ quỹ, báo cáo quỹ
Sổ chi tiết tiền mặt
Bảng cân đối tài khoản
Sổ cái TK 111
Báo cáo tài chính Nhật ký thu, chi
tiền
Sổ đăng ký CT ghi sổ
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu quan hệ
2.3.3.5. Một số chứng từ tiền mặt mà Công ty sử dụng
Biểu mẫu 05: Phiếu thu
Công ty CP Thương mại Hoàng Yến Mẫu số : 01 - TT Địa chỉ : Lương Sơn – Hòa Bình (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 22 tháng 05 năm 2010 Quyển số: 12 Số: 119
Nợ : 111
Có : 131 Họ và tên người nộp: Trần Văn Nam
Địa chỉ: Xuân Mai – Hà Nội Lý do: Nộp tiền thanh toán hàng
Số tiền : 20.400.000đ (Viết bằng chữ) : Hai mươi triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn./
Kèm theo 01 Chứng từ gốc
Ngày 22 tháng 05 năm 2010 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Hai mươi triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn./.
Biểu mẫu 06: Phiếu chi
Công ty CP Thương mại Hoàng Yến Mẫu số : 01 - TT Địa chỉ : Lương Sơn – Hòa Bình (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 16 tháng 06 năm 2010 Quyển số: 12 Số: 215
Nợ : 141
Có : 111 Họ và tên người nhận: Nguyễn Thúy Nga
Địa chỉ: Phòng vật tư Lý do: Mua vật tư
Số tiền : 50.000.000 (Viết bằng chữ) : Năm mươi triệu đồng chẵn./
Kèm theo 01 Chứng từ gốc
Ngày 16 tháng 06 năm 2001 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)