2. TÌNH HÌNH THỰC TẾ ÁP DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN BẢO HIỂM NHÂN THỌ TẠI CÔNG TY AIA VIỆT NAM
2.2Hệ thống tài khoản sử dụng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu.
Hệ thống tài khoản của công ty AIA Việt Nam đang sử dụng được lập trên cơ sở của chế độ kế toán dành cho các doanh nghiệp bảo hiểm được giới thiệu khái quát như sau:
2.2.1 Các tài khoản thuộc nhóm tài sản và nguồn vốn:
2.2.1.1 Các tài khoản và nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động đầu
Hiện nay một phần nguồn tiền nhàn rỗi của công ty được dùng để cho các tổ chức tín dụng (chủ yếu là ngân hàng) vay có kỳ hạn, số tiền này được hạch toán vào các tài khoản 1288 hoặc 2288 do trong thuyết minh báo cáo tài chính của chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp bảo hiểm, các khoản tiền gửi tại có kỳ hạn tại các tổ chức tín dụng được xếp vào loại hình đầu tư ngắn hạn (cho khoản tiền gửi từ 3 tháng đến 1 năm) và dài hạn (trên một năm), bút toán là:
Nợ TK 1288 “Đầu tư ngắn hạn khác” (cho khoản vay dưới 1 năm) Nợ TK 2288 “Đầu tư dài hạn khác” (cho khoản vay trên 1 năm) Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
Phần lớn nguồn tiền nhàn rỗi còn lại được dùng để mua trái phiếu chính phủ: Nợ TK 221 “Trái phiếu”
Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
Tuy nhiên khi đầu tư vào trái phiếu, công ty có thể mua trái phiếu với giá cao hơn hoặc thấp hơn mệnh giá, và do không có tài khoản để phản ánh số tiền chênh lệch này nên công ty đã sử dụng tài khoản 229 (Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn) để thể hiện sự chênh lệch này:
Nợ TK 221 “Trái phiếu”
Nợ TK 229 “Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn” (giá mua cao hơn mệnh giá) Có TK 229 “Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn” (giá mua thấp hơn mệnh giá)
Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
2.2.1.2 Các tài khoản phải thu, phải trả cho khách hàng:
Đối tượng khách hàng của công ty bảo hiểm được phân thành các nhóm khác nhau, đó là: chủ hợp đồng (được gọi là khách hàng); đại lý bán bảo hiểm (được gọi là đại lý); các công ty tái bảo hiểm và những nhà cung cấp các dịch vụ khác cho công ty (được gọi là nhà cung cấp). Tất cả các đối tượng này đều có thể phát sinh công nợ đối với công ty, vì vậy công ty phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng nhóm khách hàng trên các tài khoản công nợ của mình.
+ Tài khoản 1311 “Phải thu về các khoản thu hoạt động bảo hiểm gốc”: tài khoản này công ty dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu về phí bảo hiểm và tình hình thanh toán các khoản nợ của khách hàng. Đối với công ty bảo hiểm thì tài khoản này chỉ được sử dụng khi hợp đồng của khách hàng đã có giá trị tiền mặt và khách hàng đồng ý để công ty cho vay trước thời hạn để đóng phí bảo hiểm khi đến hạn. Khi đó công ty sẽ hạch toán khoản nợ phải thu này như sau:
Nợ TK 1311 “Phải thu về các khoản thu hoạt động bảo hiểm gốc” Có TK 5111 “Doanh thu bảo hiểm gốc”
+ Tài khoản 1314 “Phải thu về hoạt động nhượng tái bảo hiểm”: thông thường khi nhận được yêu cầu bồi thường của khách hàng, nếu được chấp thuận công ty sẽ thanh toán tiền bồi thường cho khách hàng trước và ghi nhận nợ phải thu của các công ty tái bảo hiểm:
Nợ TK 62411 “Chi bồi thường và trả tiền bảo hiểm”
Nợ TK 1314 “Phải thu về hoạt động nhượng tái bảo hiểm” Có TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
Sau đó công ty sẽ tiến hành thủ tục để yêu cầu công ty tái bảo hiểm trả số tiền mà công ty đã ứng trước cho khách hàng.
+ Đối với các đại lý của mình, công ty sử dụng tài khoản 1318 “Phải thu khác của khách hàng” để theo dõi các khoản nợ tiền hoa hồng hoặc tiền thưởng mà công ty đã ứng trước cho đại lý.
- Các tài khoản nợ phải trả: cũng giống như tài khoản nợ phải thu, công ty sử dụng tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” để theo dõi tình hình phát sinh và thanh toán các khoản nợ mà công ty phải trả cho khách hàng, đại lý hoặc công ty tái bảo hiểm. Đặc biệt, đối với các nhà cung cấp, công ty sử dụng một tài khoản 3318 “Phải trả khác cho người bán” để theo dõi các khoản nợ phải thu và nợ phải trả cho nhà cung cấp. Các khoản nợ phải thu hay khoản ứng trước cho nhà cung cấp, công ty sử dụng bên Nợ của tài khoản 3318 để hạch toán, và bên Có của tài khoản này dùng để theo dõi các khoản nợ phải trả cho các nhà cung cấp khác.
2.2.2 Các tài khoản thuộc nhóm doanh thu, chi phí:
2.2.2.1 Các tài khoản thuộc nhóm doanh thu
Đối với hệ thống tài khoản kế toán hiện nay, việc phản ánh các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu bảo hiểm như: doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán đều chỉ được thể hiện trên một tài khoản chung như: “thu phí bảo hiểm gốc”, “hoàn phí bảo hiểm gốc” hay “giảm phí bảo hiểm gốc”. Do đó công ty phải sử dụng các tài khoản này để phản ánh tất cả các hoạt động liên quan đến doanh thu bảo hiểm mà không tách ra chi tiết theo từng loại sản phẩm hay theo thời gian đóng phí…
Nghiệp vụ kế toán chủ yếu liên quan đến chỉ tiêu doanh thu bảo hiểm được công ty hạch toán theo một quy trình như sau:
Khi khách hàng đóng tiền mua hợp đồng mới, công ty sẽ chưa ghi nhận số tiền thu được vào doanh thu ngay mà phản ánh nó trên tài khoản treo để chờ thẩm định hợp đồng:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3385 “Phí bảo hiểm tạm thu”
Sau khi thẩm định, nếu công ty chấp thuận hợp đồng bảo hiểm và không có yêu cầu thay đổi về số phí đã đóng, số tiền trên tài khoản treo sẽ được đưa vào doanh thu của công ty. Khi đó kế toán sẽ hạch toán vào bên Nợ TK 3385 để ghi giảm số tiền trên tài khoản treo và ghi Có vào TK 51111 “Thu phí bảo hiểm gốc” để ghi nhận doanh thu phát sinh của công ty.
Nếu công ty chấp thuận hợp đồng với số phí thấp hơn số tiền đã đóng thì số tiền dư ra sẽ được hoàn trả lại cho khách hàng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 3385 “Phí bảo hiểm tạm thu” Có TK 51111 “Thu phí bảo hiểm gốc” Có TK 111, 112
Nếu công ty không chấp thuận hợp đồng bảo hiểm, số tiền đã đóng sẽ được hoàn trả lại cho khách hàng.
Trong vòng 21 ngày kể từ ngày công ty chấp thuận hợp đồng, nếu khách hàng yêu cầu tăng mệnh giá hợp đồng, thì số tiền đóng thêm sẽ ghi nhận trực tiếp vào doanh thu:
Nợ TK 111, 112
Có TK 51111 “Thu phí bảo hiểm gốc”
Nếu khách hàng yêu cầu giảm mệnh giá hoặc huỷ hợp đồng, công ty sẽ hoàn lại một phần hoặc toàn bộ số tiền đã đóng cho khách hàng, kế toán sẽ ghi nhận số tiền giảm doanh thu này vào các tài khoản tương ứng như sau:
Nợ TK 5321 “Giảm phí bảo hiểm gốc” (trường hợp giảm mệnh giá hợp đồng) Nợ TK 5311 “Hoàn phí bảo hiểm gốc” (trường hợp huỷ hợp đồng)
Có TK 111, 112
Trong trường hợp khách hàng đóng phí bảo hiểm cho những năm tiếp theo của hợp đồng thì số tiền đó sẽ được ghi nhận thẳng vào tài khoản 51111 “Thu phí bảo hiểm gốc” của công ty.
Đối với hoạt động đầu tư thì theo chế độ kế toán chỉ có duy nhất một tài khoản doanh thu cho các hoạt động đầu tư đó là tài khoản 515 “Thu nhập hoạt động tài chính”, khi đó công ty hạch toán tất cả các khoản thu nhập liên quan đến hoạt động đầu tư vào tài khoản này mà không theo dõi chi tiết theo từng hoạt động đầu tư.
2.2.2.2 Các tài khoản thuộc nhóm chi phí
Theo chế độ kế toán thì hệ thống tài khoản chi phí của các doanh nghiệp bảo hiểm gồm bốn tài khoản chính đó là: tài khoản 624 “Chi phí trực tiếp kinh doanh bảo hiểm”; tài khoản 635 “Chi phí hoạt động tài chính”; tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” và tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Trong bốn tài khoản trên chỉ có tài khoản 624 là có các tài khoản chi tiết đến tài khoản cấp 3, còn các tài khoản còn lại chỉ có tài khoản cấp 1.
Tài khoản 624 là tài khoản phản ánh các chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động bảo hiểm của công ty. Nó là chi phí lớn nhất và có ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định, chính sách hoạt động của công ty. Đối với tài khoản này, các khoản chi trả tiền bồi thường cho khách hàng, chi hoa hồng cho đại lý và dự phòng nghiệp vụ
là những chi phí quan trọng nhất và cần được theo dõi chi tiết sổ kế toán. Tuy nhiên hiện nay việc ghi chép và theo dõi các loại chi phí này tại công ty còn rất chung chung chưa đi sâu vào chi tiết của từng loại chi phí. Điều này xảy ra cũng do hệ thống tài khoản hiện nay không có các tài khoản để phản ánh chi tiết các loại chi phí này.
Đối với các tài khoản phản ánh chi phí bồi thường và trả tiền bảo hiểm gốc (TK 62411 và 62431) thì hai khoản chi phí này có một điểm chung là chi trả cho khách hàng nhưng tính chất của nó lại khác nhau. Chi bồi thường là các khoản chi được ghi nhận khi có sự kiện bảo hiểm xảy ra, còn trả tiền bảo hiểm gốc là số tiền thanh toán cho khách hàng trong trường hợp khách hàng muốn nhận giá trị tiền mặt của hợp đồng hoặc khi hợp đồng đáo hạn. Tuy nhiên hiện nay, công ty phản ánh hai khoản chi phí này chung trên một tài khoản là 62411 hoặc 62431 chứ không tách ra chi tiết cho từng loại chi phí. Bút toán ghi nhận là:
Nợ TK 62411 “Chi bồi thường và trả tiền bảo hiểm gốc” Có TK 111, 112 hoặc
Có TK 33111 “Phải trả về chi bồi thường và trả tiền bảo hiểm”
Về chi phí hoa hồng, đây là loại chi phí có sự chênh lệch rất lớn giữa các năm đóng phí của hợp đồng, ví dụ như hoa hồng năm thứ nhất chiếm 25% doanh thu của hợp đồng, đến năm thứ hai thì hoa hồng chỉ còn lại là 5% và sau năm thứ năm thì chi phí hoa hồng sẽ là 0%. Việc thay đổi tỷ lệ hoa hồng như trên là để khuyến khích đại lý luôn luôn bán được hợp đồng mới chứ không chỉ hưởng tiền hoa hồng từ những hợp đồng đã bán được. Ngoài ra để khuyến khích đại lý, công ty còn đưa ra các khoản tiền thưởng hàng tháng, quý hay năm dựa trên doanh thu của đại lý. Như vậy, ta thấy rằng chi phí hoa hồng rất cần được theo dõi chi tiết theo thời gian đóng phí của hợp đồng bảo hiểm, nhưng hiện nay công ty hạch toán tất cả các khoản chi phí liên quan đến hoa hồng vào một tài khoản duy nhất là tài khoản 62412 “Chi hoa hồng” mà không mở tài khoản chi tiết để theo dõi theo từng loại chi phí hoa hồng hay tiền thưởng.
Dự phòng nghiệp vụ là một loại chi phí ước tính của công ty bảo hiểm. Công ty bảo hiểm phải trích lập các loại chi phí này nhằm đảm bảo khả năng thanh toán của công ty đối với các hợp đồng bảo hiểm. Các loại dự phòng nghiệp vụ này được trích lập theo từng loại riêng biệt và được hạch toán chi tiết vào các tài khoản cấp 2
trên tài khoản 335 “Dự phòng nghiệp vụ”. Tuy nhiên đối ứng với tài khoản 335 là tài khoản về chi phí dự phòng nghiệp vụ lại chỉ có một tài khoản chung chứ không tách ra chi tiết cho từng khoản dự phòng khác nhau. Khi đó công ty hạch toán tất cả các khoản chi phí trích lập dự phòng của mình theo bút toán như sau:
Nợ TK 62418 “Dự phòng nghiệp vụ” Có TK 33511 “Dự phòng phí” hoặc Có TK 33512 “Dự phòng toán học” hoặc Có TK 33513 “Dự phòng bồi thường” hoặc Có TK 33514 “Dự phòng dao động lớn”
Đối với chi phí hoạt động tài chính, tất cả các khoản chi phí cho hoạt động đầu tư của công ty đều hạch toán vào tài khoản này
Nợ TK 635 “Chi phí hoạt động tài chính”
Có TK 111, 112
Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, theo chế độ kế toán dành cho các doanh nghiệp thông thường thì hai loại chi phí này đều có các tài khoản cấp hai để theo dõi chi tiết các loại chi phí gián tiếp của công ty. Nhưng đối với chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp bảo hiểm thì hai loại chi phí này không có các tài khoản cấp 2. Khi đó tất cả các chi phí gián tiếp của công ty đều được hạch toán trực tiếp vào hai tài khoản cấp một là tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” và tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
(Xem chi tiết hệ thống tài khoản hiện hành của công ty AIA Việt Nam ở phụ lục 2).