Công ty sử dụng các sổ thẻ kế toán chi tiết: Sổ bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng…
- Các sổ cái tài khoản: TK131, TK511, TK331…
- Các bảng kê chứng từ, các chứng từ ghi sổ… + Sổ bán hàng ( Bảng số 3):
Thực chất là sổ chi tiết bán hàng, kế toán sử dụng để theo dõi tình hình bán hàng đối với từng loại hàng hóa theo nguồn gốc hàng hóa bán ra, đồng thời theo dõi giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng, từ lô hàng.
+ Số chi tiết phải thu của khách hàng ( Bảng số 8):
Để theo dõi việc thanh toán công nợ của từng khách hàng.
Sơ đồ 2.4: Trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng.
Chứng từ gốc ( Hóa đơn, giấy báo có…)
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc. Sổ chi tiết DTBH, PTKH… Chừng từ ghi sổ Sổ Cái TK511, Sổ Cái TK131. Bảng tổng hợp chi tiết DTBH… Bảng cân đối số phát sinh.
PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 03 năm 2010 Nợ: TK 632
Có: TK 156
Họ và tên người nhận hàng: công ty TNHH TM và DV Huy Nam. Địa chỉ: Thôn Nhật Tảo- Xã Tiến Đức- Hưng Hà- Thái Bình. Lý do xuất kho: xuất để bán
Xuất tại kho: Cửa hàng thương mại và dịch vụ Đại La.
STT Tên hàng Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
A B C D 1 2 3 4 1 Xe Honda SH 150 Cái 05 05 96.450.000 482.250.000 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ):
Xuất, ngày 23 tháng 03 năm 2010. Người mua hàng Người bán hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
HK/2009B HÓA ĐƠN GTGT 0069767
LIÊN 1:
Ngày 23 tháng 03 năm 2010
Số:
Đơn vị bán hàng: cửa hàng TM và DV Đại La.
Địa chỉ: số 3+5 Đại La Số TK:
Điện thoại: Mã số:
Tên người mua hàng:
Địa chỉ: Số TK:
Điện thoại: Mã số:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Mã số: 1000422733
STT Tên hàng Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xe HonDa SH 150 Cái 05 96.450.000 482.250.000 2 3 4 Cộng thành tiền:
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 48.225.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 530.475.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm ba mươi triệu bốn trăm bảy mươi lăm nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) ( Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên)
2.2.3.3. Kế toán doanh thu bán hàng.
Để kế toán doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và sử dụng TK 511_ Doanh thu bán hàng, TK 3331_ Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Sổ kế toán sử dụng: Sổ Cái TK131, Sổ Cái TK 511, sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bán hàng, Chừng từ ghi sổ.
Phương pháp kế toán: Khi nhận được hóa đơn bán hàng ( Hóa đơn GTGT) do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào tổng sổ tiền khách hàng chấp nhận thanh toán. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ theo bút toán sau:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng không bao gồm cả thuế GTGT. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Khi nhận được phiếu thu tiền mặt kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng.
Nợ TK 111: Tiền mặt
Có TK 131: Tổng giá thanh toán.
Đồng thời, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết công nợ.
Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng
Tháng 3/ 2010.
Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ, Có TK
Số HĐ Ngày Doanh số Thuế GTGT 111 112 131 . . Tổng số
0069766 23/03 Xe Honda SH150 482.250.000 48.225.000 530.475.000 530.475.000 … . . . ……… …………. . . . 0069767 24/03 Nồi nhôm, ấm ga 1.152.700 115.270 1.267.970 1.267.970 0089124 27/03 Nylon dán xe 14.700.000 1.470.000 16.170.000 16.170.000 ….. …. ……….. ……… ……… … … …………. … ………… 0088531 28/03 Vỉ mạch điều khiển quạt treo
201.000.000 20.100.000 221.100.000 221.100.000
0088541 28/03 Khuôn hàn 13.660.000 1.366.000 15.026.000 15.026.000
… … …… ……. ……….
0088677 30/09 Tủ lạnh 16.545.453 1.654.547 18200.000 18200000
Cuối kì, căn cứ vào bảng kê hàng hóa bán ra để lập chứng từ ghi sổ số 10.
Chứng từ ghi sổ
Số: 10 Ngày 30/03/2010.
Diễn giải Mã số TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có Doanh thu bán hàng tháng 3/ 2010 131 511 3331 3.737.500.961 3.397.728.146 339.772.815 Tổng cộng 3.737.500.961 3.737.500.961
Sau khi chứng từ ghi sổ số 10 được lập( bảng số) , kế toán bán hàng chuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi sổ Cái TK511. Đồng thời, kế toán bán hàng tổng cộng số phát sinh trong kì đã tập hợp được trong sổ chi tiết bán hàng để lập bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh chuyển cho kế toán tổng hợp.
Bảng tổng hợp chi tiết
Tháng 3 năm 2010.
STT Tên hàng hóa, dịch vụ bán ra Doanh số
1 Xe Honda SH150 530.475.000
2 Nồi nhôm, ấm ga 1.267.970
3 Nylon dán xe. 16.170.000
4 Vỉ mạch điều khiển quạt treo 221.100.000
5 Tủ lạnh 18.200.000
. . . .
Tổng số 3.737.500.961
Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm thì việc theo dõi công nợ với khách hàng là rất quan trọng, bởi vì việc đẩy mạnh được tiêu thụ hàng hóa sẽ trở nên vô nghĩa khi bán hàng hóa ra mà công ty không thu được nợ hoặc vốn bị khách hàng chiếm dụng quá nhiều, như vậy sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh, gặp khó khăn trong việc quay vòng vốn kinh doanh.
Vì thế, để có thể theo dõi công nợ của khách hàng một cách chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản trị thì song song với việc kế toán ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng là thực hiện ghi chép, phản ánh các khoản phải thu khách hàng. Để tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng, kế toán sử dụng các sổ:
+ Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng: Dùng để theo dõi tình hình khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty. Sổ này theo dõi các đối tượng khách hàng và được lập căn cứ vào phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng.
+ Sổ chi tiết TK131_phải thu khách hàng: Theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng. Sổ này được lập căn cứ vào hóa đơn GTGT, sổ theo dõi thanh toán với khách hàng.
+ Sổ cái TK 131: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TK 131.
- Trình tự ghi sổ: Khi bán hàng, căn cứ vào Hóa đơn bán hàng, (GTGT), kế toán ghi vào sổ chi tiết Phải thu của khách hàng, đồng thời ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng để theo dõi khoản tiền khách hàng trả ngay, khoản tiền khách hàng , khoản tiền khách hàng Nợ ở cột ghi Nợ các tài khoản.
Đối với trường hợp khách hàng trả tiền ngay, kế toán lập phiếu thu tiền mặt để thủ quỹ thu tiền hàng. Từ phiếu thu tiền mặt, hàng ngày kế toán ghi số liệu vào cột Nợ TK111 trên sổ quỹ tiền mặt. Trên sổ quỹ, tùy theo nghiệp vụ phát sinh mà kế toán ghi tài khoản đối ứng của TK111 là khác nhau.
Đối với những khách hàng nợ tiền hàng, kế toán ghi: Nợ TK111, TK112: Khoản tiền khách hàng trả ngay Nợ TK 131: Khoản tiền khách hàng nợ
Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Trong kỳ, nếu khách hàng trả tiền khoản đã chịu tiền hàng trước đó thì căn cứ vào phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi vào sổ theo dõi với khách hàng. Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào sổ theo dõi thanh toán với khách hàng, kế toán lập chứng từ ghi sổ số 13, chứng từ ghi sổ số 10 cho kế toán làm căn cứ ghi vào sổ cái TK131.
Trên cơ sở số liệu, bảng biểu đã lập, sổ tổng hợp công nợ với khách hàng, kế toán đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK131, với số liệu trên sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng với sổ Cái TK511.
2.2.4. Kế toán giá vốn hàng bán.