f. Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ Tài chính về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán: trong đó quy định thờ
KHỐI TÀI LIỆU QUẢN LÝ
những tài liệu hình thành từ hoạt động của tổ chức và những tài liệu của các nhà đầu tư, tổ chức phát hành theo quy mô hoạt động của mình.
Ba là xây dựng phương pháp tổ chức, sắp xếp tài liệu chuyên ngành chứng khoán. Theo đó:
Tại Lưu trữ Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, tài liệu chuyên ngành chứng khoán được tổ chức, sắp xếp theo phương pháp sau: sau 01 năm kết thúc công việc, các tài liệu chuyên ngành chứng khoán hình thành từ các hoạt động chuyên môn được tập trung về 01 kho để quản lý, lưu giữ tài liệu theo phương pháp sau:
Phương pháp trên được xây dựng dựa trên nguyên tắc tập trung, thống nhất cũng như đặc điểm tài liệu chuyên ngành chứng khoán và nhằm đảm bảo mục đích cuối cùng của công tác quản lý tài liệu là khai thác, sử dụng tài liệu. Tuy nhiên, đây chỉ là phƣơng pháp sắp xếp tài liệu mang tính nguyên tắc.
Cụ thể, tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước được quản lý như sau:
I. Khối tài liệu quản lý hành chính 1. Văn phòng
KHO LƢU TRỮ ỦY BAN ỦY BAN
KHỐI TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH CHUYÊN NGÀNH
KHỐI TÀI LIỆU QUẢN LÝ QUẢN LÝ CÔNG TY/TỔ CHỨC CHỨNG KHOÁN/NHÀ ĐẦU TƢ HỒ SƠ CHUYÊN MÔN NHÓM TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH
2. Tài vụ quản trị 3. Hợp tác quốc tế 4. Pháp chế
5. Thanh tra
6. Vụ Quản lý kinh doanh 7. Vụ Quản lý quỹ
8. Vụ Quản lý phát hành 9. Vụ Phát triển thị trường
II. Khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán
Nhóm tài liệu quản lý thị trường
Nhóm tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ: tài liệu được Hồ sơ các công ty kinh doanh chứng khoán chịu sự quản lý của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước được sắp xếp theo Alphabel:
- Hồ sơ đăng ký chào bán, niêm yết, giao dịch chứng khoán; - Hồ sơ xin cấp phép hoạt động chứng khoán.
Phương pháp này có thể áp dụng linh hoạt đối với sắp xếp tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại các tổ chức khác trên thị trường như Sở giao dịch chứng khoán, Trung tâm Lưu ký chứng.
Với phương pháp sắp xếp tài liệu như vậy sẽ tạo thuận lợi cho công tác quản lý tài liệu của đơn vị sản sinh tài liệu; công tác khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả và công tác quản lý của các cơ quan quản lý thị trường.
Cuối cùng, xây dựng cơ chế khai thác, sử dụng tài liệu chuyên ngành chứng khoán hiệu quả, phù hợp: theo Luật Chứng khoán, Nghị định số
khoán đã quy định rõ những thông tin được công bố của các tổ chức chứng khoán. Đây chính là cơ sở để các tổ chức xây dựng quy định các nội dung tài liệu chuyên ngành được phục vụ khai thác, sử dụng.
Tuy nhiên, tại các quy định trên, không quy định trách nhiệm công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Do vậy, việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên ngành của Ủy ban do Ủy ban quyết định. Qua khảo sát của chúng tôi, nhu cầu tìm hiểu, nghiên cứu, khai thác những loại tài liệu do Ủy ban quản lý là tương đối lớn. Chúng tôi đề xuất Ủy ban cần xây dựng cơ chế khai thác, sử dụng tài liệu chuyên ngành chứng khoán theo hướng cởi mở, thông thoáng hơn. Trong đó quy định rõ loại tài liệu được khai thác, thẩm quyền cho phép khai thác và hình thức khai thác tài liệu chuyên ngành chứng khoán.
Phương pháp quản lý trên được xây dựng dựa trên những kết quả đã đạt được từ phương thức quản lý đang được Ủy ban Chứng khoán Nhà nước áp dụng cũng như khắc phục một số hạn chế tồn tại của công tác này. Do vậy, theo quan điểm của chúng tôi, phương pháp này có tính khả thi cao và góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán trong toàn hệ thống tổ chức chứng khoán Việt Nam.
Tuy nhiên, theo Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ chuyên môn, nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm. Theo đó, phương pháp quản lý trên chưa đáp ứng yêu cầu trên của quản lý Nhà nước về lưu trữ lịch sử.
Vì vậy, từ kết quả nghiên cứu, khảo sát của đề tài này, chúng tôi đề xuất Phương án tổ chức Lưu trữ chuyên ngành Chứng khoán cho toàn bộ khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán trong hệ thống tổ chức chứng khoán Việt Nam, được trình bày dưới đây.