f. Thông tư số 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ Tài chính về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán: trong đó quy định thờ
3.2 Nghiên cứu phƣơng án tổ chức Lƣu trữ chuyên ngành Chứng khoán
khoán
3.2.1 Tổ chức Lưu trữ chuyên ngành
Tại Điều 15 của Nghị định 01/2013/NĐ-CP có quy định tài liệu chuyên môn nghiệp vụ phải được nộp vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm. Như vậy, tài liệu chuyên ngành chứng khoán sẽ được thực hiện tổ chức như sau:
- Tài liệu chuyên ngành có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, sau 30 năm sẽ được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III;
- Tài liệu chuyên ngành bảo quản có thời hạn sẽ được nộp lưu vào Lưu trữ chuyên ngành.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước cũng như theo quy định tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP có quy định: “Cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực có trách nhiệm quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ; tổ chức việc lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn đến hạn nộp lưu và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền….”, chúng tôi đề xuất phương án tổ chức Lưu trữ chuyên ngành Chứng khoán như sau:
Thành lập Lưu trữ chuyên ngành Chứng khoán là một đơn vị trực thuộc Văn phòng Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Trong đó, đơn vị này sẽ có nhiệm vụ giúp Ủy ban thực hiện tổ chức, quản lý toàn bộ khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán của các tổ chức hoạt động trên thị trường chứng khoán.
Vai trò cơ bản của tổ chức Lưu trữ chuyên ngành Chứng khoán là thống nhất quản lý khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán trong toàn hệ thống tổ chức chứng khoán Việt Nam. Tuy nhiên, điều này cần phải được hiểu linh hoạt là thống nhất về tổ chức, cách thức quản lý và lưu giữ tài liệu chứ tài liệu không tập trung tại 01 kho tài liệu duy nhất.
Do vậy, dưới Lưu trữ chuyên ngành Chứng khoán cần thiết lập một hệ thống các kho Lưu trữ thành viên, trực thuộc sự quản lý trực tiếp về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của Lưu trữ chuyên ngành. Các Lưu trữ thành viên sẽ được thiết lập tại các tổ chức hoạt động trên thị trường chứng khoán, bao gồm:
- Lưu trữ thành viên: Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội;
- Lưu trữ thành viên: Sở Giao dịch Chứng khoán T.P Hồ Chí Minh; - Lưu trữ thành viên: Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam; - Lưu trữ thành viên: Công ty kinh doanh chứng khoán.
Tổ chức Lưu trữ Chuyên ngành Chứng khoán sẽ quy định cụ thể về tổ chức như bố trí bao nhiêu cán bộ chuyên trách, xây dựng Quy chế hoạt động của từng Lưu trữ thành viên. Ngoài ra, tổ chức Lưu trữ chuyên ngành Chứng khoán trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như phân loại tài liệu, xác định giá trị, bảo quản tài liệu hay tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.
Lợi ích lớn nhất khi xây dựng Lưu trữ chuyên ngành Chứng khoán cùng hệ thống các Lưu trữ thành viên là quản lý chặt chẽ, hiệu quả khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán của các tổ chức hoạt động trên thị trường chứng khoán. Từ đó giúp phát huy tối đa giá trị to lớn của khối tài liệu này trong công tác quản lý thị trường chứng khoán minh bạch, hiệu quả cũng như nghiên cứu lịch sử lâu dài.
3.2.2 Nguồn, thành phần tài liệu
Căn cứ Luật Chứng khoán năm 2006 và sửa đổi, bổ sung năm 2011, tài liệu chuyên ngành chứng khoán sẽ được hình thành từ hệ thống các tổ chức hoạt động trên thị trường chứng khoán với các hoạt động chuyên môn, nghiệp
vụ cụ thể. Theo đó, nguồn và thành phần tài liệu chuyên ngành chứng khoán được xác định như sau:
Nguồn tài liệu:
- Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; - Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội;
- Sở Giao dịch Chứng khoán T.P Hồ Chí Minh; - Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam;
- Công ty kinh doanh chứng khoán: Công ty Chứng khoán và Công ty quản lý quỹ;
Thành phần tài liệu:
- Tài liệu quản lý thị trường:
+ Tài liệu về phát triển thị trường;
+ Tài liệu về quản lý kinh doanh chứng khoán; + Tài liệu về quản lý quỹ đầu tư chứng khoán; + Tài liệu về quản lý phát hành chứng khoán; + Tài liệu thanh tra hoạt động chứng khoán. - Tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Tài liệu về giao dịch chứng khoán;
+ Tài liệu về đăng ký, niêm yết, phát hành chứng khoán; + Tài liệu về đăng ký, lưu ký, thanh toán, bù trừ chứng khoán; + Tài liệu về nghiệp vụ kinh doanh chứng khoán.
Đây có thể chưa phải là phương án quản lý tối ưu nhưng theo chúng tôi là phương án quản lý phù hợp và hiệu quả tài liệu chuyên ngành chứng khoán cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước nói riêng và cho hệ thống quản lý chứng khoán tập trung Việt Nam hiện nay.
LỜI KẾT
Thị trường chứng khoán là một thị trường cao cấp, hoạt động có những yêu cầu rất khác biệt so với các thị trường truyền thống như thị trường hàng hóa, dịch vụ, lao động. Hàng hóa lưu thông, mua bán trên thị trường là chứng khoán, một loại công cụ chu chuyển vốn của nền kinh tế, những hoạt động kinh doanh trên thị trường dựa vào thông tin là chính, lấy niềm tin làm cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của thị trường. Tài liệu chứng khoán là hình thức mang tin phổ biến và chiếm khối lượng lớn nhất trên thị trường. Do vậy, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ cung - cầu chứng khoán, là động lực cho quyết định mua vào, bán ra của nhà đầu tư trên thị trường sau khi phân tích các thông tin tài chính từ khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán khổng lồ. Xét ở góc độc vĩ mô nền kinh tế, quản lý chặt chẽ khối tài liệu chứng khoán sẽ phát huy hiệu quả giá trị của chúng, đồng thời góp phần phản ánh tình hình chung của toàn nền kinh tế, tình hình sức khỏe tài chính quốc gia.
Chính vì những lý do trên, yêu cầu quan trọng là phải xây dựng phương pháp quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán trong hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập trung Việt Nam nói chung, tại UBCKNN nói riêng với vai trò là cơ quan quản lý trực tiếp hoạt động của hệ thống và thị trường chứng khoán Việt Nam. Thực tế hiện nay cho thấy công tác này chưa được thực hiện quy củ, thống nhất và có hiệu quả.
Trong phạm vi hạn hẹp của đề tài, chúng tôi mong muốn đưa ra một số đánh giá, nhận xét về cách thức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán hiện nay, đồng thời đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu chứng khoán tại UBCKNN và trong hệ thống quản lý thị trường chứng khoán tập trung Việt Nam. Từ đó góp phần xây dựng môi trường kinh doanh chứng khoán lành mạnh, minh bạch, trung thực, cũng như từng bước nâng cao
chất lượng thông tin trên thị trường, xây dựng thị trường chứng khoán Việt Nam phát triển hiệu quả, công bằng, ổn định và bền vững.