d) Các tài liệu chứng minh tổ chức bảo lãnh có đủ điều kiện làm bảo lãnh
2.2 Công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nƣớc
ban Chứng khoán Nhà nƣớc
Căn cứ các kết quả nghiên cứu về tài liệu chuyên ngành chứng khoán cũng như mối quan hệ giữa Ủy ban Chứng khoán Nhà nước với các tổ chức trong hệ thống quản lý chứng khoán tập trung, hiện nay, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước thực hiện tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán như sau:
2.2.1 Quản lý tài liệu tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
Ủy ban Chứng khoán Nhà nước thực hiện tổ chức, quản lý trực tiếp khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán hình thành từ hoạt động của các đơn vị thuộc Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Trong đó, bao gồm những nội dung sau:
Nguồn, thành phần và nội dung tài liệu chuyên ngành chứng khoán
Căn cứ theo cơ cấu tổ chức của Ủy ban, nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban bao gồm các đơn vị sau:
- Vụ Phát triển thị trường;
- Vụ Quản lý phát hành chứng khoán; - Vụ Quản lý kinh doanh chứng khoán;
- Vụ Quản lý các công ty quản lý quỹ và quỹ đầu tư chứng khoán; - Vụ giám sát thị trường;
- Thanh tra.
Căn cứ nhiệm vụ cụ thể của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, thành phần và nội dung tài liệu chuyên ngành chứng khoán bao gồm những loại tài liệu sau:
Tài liệu phát triển thị trường: trong đó tập trung vào các nội dung về chấp thuận đưa vào giao dịch các loại giao dịch chứng khoán mới, các sản phẩm phái sinh, thay đổi và áp dụng các phương thức nghiệp vụ giao dịch và hệ thống giao dịch mới; giám sát hoạt động công bố thông tin của các đối tượng tham gia thị trường chứng khoán, vấn đề góp vốn, mua cổ phần và niêm yết chứng khoán liên quan đến yếu tố nước ngoài; xây dựng giải pháp phát triển thị trường,…
Ví dụ:
- Hồ sơ về công bố thông tin của Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội năm 2000;
- Báo cáo tình hình hoạt động và cung cấp thông tin thị trường chứng khoán của Trung tâm giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh năm 2000;
- Hồ sơ dự thảo đề án OTC và quản lý thị trường tự do ở Việt Nam năm 2001.
Tài liệu về quản lý phát hành chứng khoán: chủ yếu gồm hồ sơ chấp thuận các tổ chức kiểm toán đủ điều kiện kiểm toán các tổ chức chào bán chứng khoán ra công chúng, các công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ, quỹ đầu tư chứng khoán và công ty đầu tư chứng khoán; chấp thuận cho ngân hàng thương mại đủ điều kiện thực hiện bảo lãnh phát hành trái phiếu; thẩm định hồ sơ công ty đại chúng; cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký chào bán chứng khoán ra công chúng, phát hành riêng lẻ của các công ty đại chúng; tổ chức phát hành cổ phiếu trả cổ tức, cổ phiếu thưởng,….
Ví dụ:
- Hồ sơ về việc đăng ký chào bán cổ phiếu để tăng vốn điều lệ của Công ty Cổ phần Âu Lạc năm 2007;
- Hồ sơ về việc chuyển đổi doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài sang hoạt động theo hình thức công ty cổ phần của Công ty TNHH BVT năm 2004;
- Hồ sơ xét duyệt cấp phép đăng ký lại cổ phiếu của Công ty cổ phần bánh kẹo Biên Hòa năm 2001;
- Hồ sơ về việc đăng ký lại để niêm yết cổ phiếu của Công ty cổ phần bao bì Bỉm Sơn năm 2001-2002;
- Hồ sơ đăng ký niêm yết, phá hành cổ phiếu của Công ty cổ phần bao bì Dầu thực vật năm 2006;
- Hồ sơ xin gia hạn làm tổ chức kiểm toán của Công ty cổ phần kiểm toán và tư vấn (A&C);
- Hồ sơ về việc đăng ký tham gia kiểm toán các tổ chức phát hành và kinhdoanh chứng khoán của Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kiểm toán và kế toán (AASC) năm 2000;
…..
Tài liệu về quản lý kinh doanh chứng khoán: gồm những tài liệu về cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận liên quan đến hoạt động của các công ty chứng khoán, chi nhánh, văn phòng đại diện công ty chứng khoán nước ngoài tại Việt Nam, tổ chức cung cấp dịch vụ lưu ký chứn khoán; chấp thuận những thay đổi liên quan đến tổ chức và hoạt động của các công ty chứng khoán, chi nhánh, văn phòng đại diện công ty chứng khoán nước ngoài tại Việt Nam, tổ chức cung cấp dịch vụ lưu ký chứng khoán; cấp, thu hồi chứng chỉ hành nghề chứng khoán cho các cá nhân hành nghề chứng khoán; cấp, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký chào bán chứng khoán ra công chúng của các công ty chứng khoán; phát hành riêng lẻ và đăng ký công ty đại chúng đối với công ty chứng khoán,…
Ví dụ:
- Hồ sơ về việc đề nghị cấp giấy phép mở văn phòng đại diện của Công ty chứng khoán Alpha năm 2007;
- Hồ sơ về việc cấp giấy phép kinh doanh chứng khoán của Công ty chứng khoán An Việt năm 2007;
- Hồ sơ cấp chứng chỉ hành nghề chứng khoán cho các cá nhân Công ty chứng khoán Âu Lạc, Chợ Lớn năm 2009;
- Hồ sơ về việc xin cấp phép hoạt động lưu ký chứng khoán của Công ty chứng khoán Bảo Việt năm 2004;
- Hồ sơ xin cấp giấy phép kinh doanh chứng khoán của Công ty chứng khoán Beta năm 2008;
….
Tài liệu quản lý quỹ: bao gồm các tài liệu về cấp phép thành lập và hoạt động của công ty quản lý quỹ, chi nhánh, văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ, giấy chứng nhận văn phòng đại diện công ty quản lý quỹ nước ngoài tại Việt Nam; cấp, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký công ty đại chúng, đăng ký chào bán chứng khoán ra công chúng, phát hành riêng lẻ và đăng ký công ty đại chúng đối với công ty quản lý quỹ, công ty đầu tư chứng khoán; giấy chứng nhận chào bán chứng chỉ quỹ đầu tư chứng khoán ra công chúng, giấy đăng ký lập quỹ đầu tư chứng khoán; Chấp thuận những thay đổi liên quan đến hoạt động của công ty quản lý quỹ, quỹ đầu tư chứng khoán và công ty đầu tư chứng khoán; cấp và thu hồi chứng chỉ hành nghề quản lý quỹ,…
Ví dụ:
- Hồ sơ về việc phê duyệt cấp giấy phép quản lý quỹ cho Công ty quản lý quỹ và đầu tư chứng khoán An Bình năm 2006;
- Hồ sơ về việc bổ sung giấy phép hoạt động quản lý quỹ của Công ty TNHH Quản lý quỹ đầu tư chứng khoán Bông Sen năm 2007;
- Hồ sơ xin thành lập Quỹ thành viên của Công ty cổ phần quản lý quỹ đầu tư chứng khoán Thành Việt năm 2007;
…..
Tài liệu về giám sát thị trường: bao gồm những tài liệu về hoạt động giám sát giao dịch chứng khoán; phát triển hệ thống giám sát giao dịch; đánh giá,phân tích những biểu hiện bất thường trong giao dịch; giám sát, kiểm tra các công ty đại chúng, công ty niêm yết, công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ, công ty đầu tư chứng khoán, các thành viên lưu ký, các tổ chức,cá
nhân có khả năng hoặc đã liên quan đến các hoạt động thao túng, lũng đoạn thị trường, giao dịch nội gián;…
Tài liệu về thanh tra thị trường: bao gồm những tài liệu xử lý các vi phạm hành chính về chứng khoán và thị trường chứng khoán; đình chỉ việc thi hành hoặc đề nghị hủy bỏ những quy định trái pháp luật được phát hiện qua hoạt động thanh tra,…
Ví dụ:
- Hồ sơ báo cáo của Công ty cổ phần Bảo Việt về kết quả xử lý khiếu nại của cá nhân người đầu tư năm 2002;
- Hồ sơ xử lý vi phạm hành chính của Công ty cổ phần Lieogi tháng 12/2007;
- Hồ sơ xử lý vi phạm của Công ty cổ phần Xi Măng Tân Bình năm 2007;
- Hồ sơ về việc xử lý đơn của ông Dương Thanh Khiết tố cáo Sở giao dịch chứng khoán Hồ Chí Minh năm 2008;
- Hồ sơ về việc xử lý đơn thư của bà Nguyễn Đức Tuấn tố cáo Công ty cổ phần Âu Lạc năm 2008,
…..
Công tác tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
Hiện nay, tại lưu trữ Ủy ban đang lưu trữ khoảng hơn 180 mét giá tài liệu, tương đương 4096 hồ sơ được bảo quản vĩnh viễn, lâu dài hoặc có thời hạn (15 năm). Trong đó bao gồm cả khối tài liệu quản lý hành chính và khối tài liệu chuyên ngành chứng khoán.
Với khối lượng và thành phần tài liệu chuyên ngành chứng khoán tại Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, công tác tổ chức, quản lý tài liệu được thực hiện như sau:
Đối với công tác tổ chức quản lý tài liệu:
Về chính sách tổ chức: hiện nay Ủy ban đã ban hành Quy chế Văn thư -
Lưu trữ tại Quyết định số 1096/QĐ-UBCK ngày 19/12/2012 của Chủ tịch UBCKNN làm cơ sở pháp lý để thực hiện công tác quản lý tài liệu lưu trữ nói chung, trong đó có tài liệu chuyên ngành chứng khoán. Đồng thời theo định kỳ hàng năm, Văn phòng Ủy ban có Công văn nhắc nhở, thông báo đến các đơn vị về việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ. Những văn bản này chỉ có phạm vi áp dụng đối với các đơn vị trực thuộc Ủy ban.
Đối với những tổ chức chứng khoán khác trong hệ thống như Sở giao dịch, Trung tâm lưu ký và các công ty chứng khoán: Ủy ban Chứng khoán không có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán.
Về đơn vị chuyên trách: hiện nay, Ủy ban chỉ có phòng Hành chính thực
hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban có nhiệm vụ thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ nói chung của Ủy ban. Trong đó, đã bố trí 01 cán bộ văn thư kiêm phụ trách lưu trữ tài liệu. Cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư đã tốt nghiệp Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ (nay là Đại học Nội vụ) nên có nhiều thuận lợi trong việc thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ.
Về tổ chức kho lưu trữ: Ủy ban CKNN không tách rời khối tài liệu chuyên
ngành chứng khoán với khối tài liệu quản lý chung. Do vậy, hiện chỉ có 01 kho duy nhất lưu giữ chung toàn bộ tài liệu lưu trữ của Ủy ban tính đến năm 2010.
Đối với công tác quản lý tài liệu:
Về công tác thu thập tài liệu: theo quy định tại Quy chế Văn thư - Lưu trữ
của Ủy ban, tất cả tài liệu của Ủy ban trong đó có tài liệu chuyên ngành chứng khoán được đưa vào lưu trữ sau 01 năm kết thúc công việc. Tuy nhiên tính đến hết năm 2012, Lưu trữ Ủy ban tiến hành 02 đợt thu thập tài liệu để tiến hành chỉnh lý với số lượng không đầy đủ của một số đơn vị thuộc nguồn nộp lưu. Cụ thể là
Đợt 1: năm 2010 với 47,4 mét tài liệu của Vụ Quản lý phát hành, Vụ Quản lý kinh doanh, Vụ Quản lý quỹ, Văn phòng, Vụ Kế hoạch – Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Pháp chế, Thanh tra, Vụ Phát triển thị trường.
Đợt 2: năm 2012 với 135 mét tài liệu của Vụ Quản lý phát hành, Vụ Tài vụ quản trị, Văn phòng, Vụ Quản lý kinh doanh, Vụ Quản lý Quỹ, Thanh tra.
Hàng năm, vào đầu năm sau 01 năm kết thúc công việc, Văn phòng Ủy ban đều có công văn nhắc nhở các đơn vị về việc nộp hồ sơ, tài liệu của lưu trữ nhưng tài liệu thu về hiện nay gần nhất là năm 2010 với số lượng chưa đầy đủ của tất cả các đơn vị.
Đối với tài liệu của các đơn vị trực thuộc Ủy ban là Trung tâm Nghiên cứu khoa học và Đào tạo chứng khoán; Tạp chí chứng khoán không thuộc diện nộp lưu tài liệu lên Ủy ban mà quản lý trực tiếp tại đơn vị.
Tài liệu của các đơn vị chịu sự giám sát trực tiếp hoạt động là Sở Giao dịch chứng khoán và Trung tâm Lưu ký chứng khoán, các tổ chức kinh doanh chứng khoán và công ty đại chúng cũng không thuộc diện nộp lưu về Lưu trữ Ủy ban mà thành lập những kho lưu trữ riêng biệt, quản lý tài liệu tại đơn vị mình.
Hiện nay, tài liệu lưu trữ của Ủy ban có khoảng 180 mét giá tài liệu trong khoảng thời gian từ năm 1997-2010, được quản lý theo 02 đợt chỉnh lý với phương án phân loại là Thời gian - Cơ cấu tổ chức. Cụ thể như sau:
I. Đợt 1: 1997- 2008
1. Vụ Quản lý phát hành chứng khoán 1.1 Tài liệu quản lý chung
1.2 Tài liệu đăng ký niêm yết, phát hành, chào bán của các công ty phát hành (tên công ty xếp theo Alphabel)
1.3 Hồ sơ đăng ký kiểm toán
2. Vụ Quản lý kinh doanh chứng khoán 2.1 Tài liệu quản lý chung
2.2 Hồ sơ cấp phép hành nghề cho các tổ chức kinh doanh chứng khoán
3. Vụ Quản lý Quỹ
3.1 Tài liệu quản lý chung
3.2 Hồ sơ cấp phép hành nghề cho các tổ chức quản lý quỹ 4. Văn phòng 5. Vụ Kế hoạch - Tài chính 6. Vụ Tổ chức cán bộ 7. Vụ Hợp tác quốc tế 8. Vụ Pháp chế 9. Vụ Thanh tra 10. Vụ Phát triển thị trường.
II.Đợt 2: 1997-2010
3 Bảo quản có thời hạn (15 năm), gồm tài liệu từ năm 1997-2010 của các đơn vị:
1. Vụ Quản lý phát hành 2. Vụ Tài vụ quản trị 3. Văn phòng
4 Bảo quản vĩnh viễn, gồm tài liệu từ năm 2007-2010 của các đơn vị: 1. Vụ Quản lý kinh doanh
1.1 Tài liệu quản lý chung
1.2 Hồ sơ của các tổ chức kinh doanh chứng khoán (tên công ty xếp theo Alphabel)
Ví dụ: Công ty chứng khoán Việt Trí gồm - Hồ sơ xin phép thành lập;
- Báo cáo hoạt động năm;
- Báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán vốn chủ sở hữu năm, quý;
- Hồ sơ cấp giấy phép hoạt động, chứng chỉ hành nghề kinh doanh chứng khoán;
- Hồ sơ tăng vốn điều lệ;
- Hồ sơ chuyển nhượng cổ phần; - Hồ sơ chuyển địa điểm trụ sở chính; - Hồ sơ rút bớt nghiệp vụ kinh doanh;
2. Vụ Quản lý quỹ
2.1 Tài liệu quản lý chung
2.2 Hồ sơ của các tổ chức quản lý quỹ (tên tổ chức xếp theo Alphabel)
Ví dụ: Công ty CP quản lý quỹ AIC gồm: - Tập văn bản pháp lý, sơ yếu lý lịch
- Tập phương án hoạt động sản xuất, báo cáo tài chính, điều lệ;
- Hồ sơ chào bán chứng chỉ quỹ ra công chúng,… 3. Vụ Thanh tra
4. Vụ Tài vụ quản trị 5. Văn phòng
6. Vụ Quản lý phát hành 6.1 Tài liệu quản lý chung
6.2 Tài liệu đăng ký phát hành, niêm yết, chào bán chứng khoán của các công ty đại chúng (tên công ty xếp theo Alphabel) Ví dụ:
- Hồ sơ theo dõi giám sát niêm yết và công bố thông tin, thực hiện điều lệ của Công ty CP Bao bì Bỉm Sơn
- Hồ sơ đăng ký, niêm yết, phát hành cổ phiếu của Công ty CP bao bì Dầu thực vật
- Hồ sơ đăng ký phát hành thêm cổ phiếu của Công ty CP bao bì Sông Đà,…
Về công tác xác định giá trị và định thời hạn bảo quản tài liệu: hiện nay
khối tài liệu lưu trữ đang được lưu tại kho Ủy ban được xác định theo hai mức: Vĩnh viễn, lâu dài và có thời hạn (15 năm). Trong đó, tài liệu chuyên ngành chứng khoán đều được bảo quản với thời hạn là Vĩnh viễn.
Về xây dựng công cụ tra cứu tài liệu: hiện nay Lưu trữ Ủy ban chỉ sử
dụng công cụ tra cứu duy nhất là Mục lục hồ sơ với hệ thống các quyển mục lục được phân chia theo từng đợt chỉnh lý, thời hạn bảo quản và đơn vị nộp tài