2 .5.1 Mơi trường bên ngồi
3.4.5 Về đầu tư mở rộng sản xuất
Theo số liệu của của nhĩm nghiên cứu của tập đồn ExpoExpress thực hiện vào năm 2007, nhu cầu vận chuyển hàng hĩa chuyển phát nhanh qua đường hàng khơng sẽ phát triển mạnh khi Việt Nam gia nhập WTO. Qua chiến lược đầu tư và phát triển của tập đồn chuyển phát nhanh FedEx tại thị trường Việt Nam, ngày 01/9/2008 Tập đồn FedEx đã đầu tư nâng cấp máy bay vận chuyển hàng hố từ 6 tấn lên 30 tấn nhằm đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu tăng nhanh tại Việt Nam. Do vậy, thực hiện tốt giải pháp về đầu tư mở rộng sản xuất sẽ gĩp phần tạo điều kiện thuận lợi cho TĐL trong việc khai thác hàng hĩa xuất và nhập tại TP. HCM và các tỉnh, đẩy nhanh tốc độ thơng quan Hải quan và nâng cao chất lượng. Do đĩ, để duy trì và phát triển mở rộng thị trường Tổng đại lý FedEx cần khẩn trương thực hiện:
¾ Nhanh chĩng thực hiện việc khảo sát, ký kết hợp đồng thuê mướn mặt bằng khai thác hàng hố xuất và nhập tại sân bay Tân Sơn Nhất, do mặt bằng hiện tại đã quá tải.
¾ Đầu tư mua mới, bổ sung thêm 6 xe chuyên dùng phục vụ cho việc giao phát và nhận chuyển thư báo chuyển phát nhanh khu vực TP. HCM và các tỉnh, hướng đến chiến lược mở rộng mạng lưới giao nhận do nhân viên giao nhận Tổng đại lý thực hiện tại càc tỉnh Bình Dương, Vũng Tàu, Tây Ninh, Củ Chi và Đồng Nai.
¾ Nhanh chĩng triển khai lập chi nhánh và tổ chức tốt mạng lưới giao nhận tại các tỉnh Bình Dương, Vũng Tàu, Tây Ninh, Củ Chi và Đồng Nai. Sau đĩ tổ chức khai thác, kiểm hố Hải Quan và chuyển thẳng ra xuất tại sân bay Tân Sơn Nhất nhằm rút ngắn thời gian kiểm hố và thu hút thêm khách hàng .
3.4.6 Về thiết bị cơng nghệ:
Qua gần 15 năm hoạt động trong ngành chuyển phát nhanh quốc tế, những máy mĩc, thiết bị hiện đại đầu tư trước đây thường xảy trục trặc làm ảnh hưởng trực tiếp đến việc thơng quan hàng xuất nhập khẩu và cập nhật thơng tin gĩi hàng. Việc đầu tư mới thiết bị cơng nghệ sẽ giúp việc thơng quan và nhận biết thơng tin hàng hĩa xuất và nhập dễ dàng, từ đĩ nâng cao chất lượng dịch vụ. Do vậy, Tổng đại lý cần mạnh dạn đầu tư các thiết bị trong dây chuyền sản xuất như:
¾ Đầu tư 48.000 USD mua mới 60 máy cập nhật thơng tin giao nhận hàng hố tại địa chỉ khách hàng ( Máy Superstracker ) nhằm đảm bảo thơng tin được truyền tải chính xác và nhanh chĩng.
¾ Đầu tư 6.000 USD mua mới 03 máy ( PC Select ) dịch lọc các luồng hàng nhập: luồng Xanh, Vàng và Đỏ, đảm bảo chất lượng dịch lọc hàng hố nhập khẩu được đầy đủ và chính xác
¾ Đầu tư 8.000 USD mua mới các băng tải trong dây chuyền sản xuất rộng và lớn hơn, nhằm lưu thốt nhanh các kiện hàng lớn.
3.4.7 Về quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ:
Chất lượng dịch vụ là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, chất lượng là sự đáp ứng các địi hỏi và yêu cầu của khách hàng khi sử dụng dịch vụ. Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu sử dụng dịch vụ, hàng hố chất lượng cao sẽ càng trở nên phổ biến. Do đĩ muốn thành cơng trong ngành chuyển phát nhanh Tổng Đại Lý FedEx cần thực hiện một số biện pháp như sau:
A/ Giải phĩng nhanh hàng ở bộ phận hàng nhập:
− Bộ phận phụ trách thơng quan hàng hố nhập khẩu phải làm tốt cơng tác theo dõi Fax và nhận chứng từ hàng hĩa nhập khẩu từ các nước đến Việt Nam nhằm đảm bảo hàng hĩa nhập khẩu được thơng quan và chuyển đến tay người nhận trong thời gian sớm nhất.
− Nhân viên dịch lọc hàng nhập các luồng Xanh, Vàng và Đỏ làm tốt cơng tác thơng tin mơ tả hàng hĩa và giá trị khai báo Hải quan chính xác và kịp thời, trình lãnh đạo Hải Quan xét duyệt trước khi hàng về đến Tổng Đại Lý để thơng quan hàng hĩa nhanh chĩng.
− Thơng báo kịp thời cho người nhận các trường hợp hàng hĩa nhập khẩu cần phải cĩ giấy phép chuyên ngành ngay trong buổi sáng khi hàng về đến Tổng Đại Lý để khách hàng cung cấp và thơng quan hàng hĩa ngay trong ngày. − Theo quy định nhà nước, các loại văn hĩa phẩm khi xuất và nhập khẩu tại
Việt Nam phải được kiểm tra nội dung bên trong, để việc kiểm tra được tiến hành nhanh chĩng. TĐL FedEx cần trang bị các ổ đọc băng từ, đĩa, để nhân viên Hải Quan cĩ thể kiểm tra nội dung các vật phẩm văn hĩa đơn giản, trừ các trường hợp đặc biệt khơng thể kiểm tra được phải đi kiểm tra tại sở Văn hĩa, thể thao và du lịch.
− Cập nhật thường xuyên các thay đổi về thủ tục Hải Quan và số điện thoại nĩng của lãnh đạo chi cục Hải Quan Bưu Điện lên bảng thơng tin để khách hàng dễ dàng cập nhật thơng tin và trình báo với lãnh đạo chi cục Hải Quan Bưu Điện các trường hợp nhũng nhiễu của nhân viên Hải Quan
B/ Giải phĩng nhanh hàng ở bộ phận hàng xuất:
− Lên tờ khai tổng cho hàng hĩa xuất khẩu nhanh chĩng và chính xác , trình cán bộ Hải Quan phụ trách hàng xuất xem xét và xét duyệt nhanh chĩng.
− Nắm vững các mặt hàng được phép xuất khẩu, xuất khẩu cĩ điều kiện, khơng được phép xuất khẩu để tư vấn cho khách hàng đồng thời làm việc với bộ phận Hải Quan để lưu thốt hàng xuất nhanh chĩng.
− Cập nhật bổ sung các thơng tin, mơ tả hàng hĩa lên mạng FedEx tồn cầu để bộ phận FedEx ở nước đến cĩ đầy đủ thơng tin để thơng quan hàng.
− Trường hợp hàng hĩa bị giữ lại vì một lý do nào đĩ từ phía Hải Quan. Nhân viên FedEx phải tìm hiểu và báo lại cho khách hàng biết ngay khi nhận được thơng báo từ phía bộ phận Hải Quan để cùng phối hợp giải phĩng hàng.
C/ Làm đúng ngay từ đầu:
− Nhân viên phải hiểu rõ quy trình khai thác hàng và các chỉ tiêu dịch vụ FedEx mà mình đang làm để xử lý kịp thời các mong đợi của khách hàng, tạo uy tín cho khách hàng khi đến với dịch vụ
− Kiểm tra thường xuyên đối với các bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, ghi âm các cuộc gọi của khách và những cuộc trả lời của bộ phận tổng đài trong việc tiếp nhận và xử lý thơng tin khách hàng để từ đĩ cĩ biện pháp chấn chỉnh và bồi dưỡng phù hợp đối với nhân viên cịn khiếm khuyết.
− Lắp đặt 5 máy Camera tại bộ phận kiểm hĩa nhằm theo dõi nguyên nhân việc thất thốt hàng hĩa nhập khẩu. Đặc biệt tại khu vực thơng quan hàng hĩa nhạy cảm nhằm phát hiện và cĩ hướng xử lý kịp thời các nhân viên kiểm hĩa thiếu trong sạch.
D/ Thơng thống hình thức thanh tốn:
− Thu cước ở người nhận hoặc cơng ty thứ ba thanh tốn là hình thức khá phổ biến của dịch vụ FedEx tại Việt Nam, chiếm trên 60% tổng doanh thu của Tổng đại lý nhưng hiện nay khách hàng gặp khĩ khăn lớn trong việc phải cĩ thư chỉ định của chủ tài khoản thì FedEx mới chấp nhận bưu gửi. Thiết nghĩ, cần mau chĩng cĩ quy định mới, thơng thống chấp nhận hình thức này nhằm tăng khả năng cạnh tranh, đồng thời tăng tính tiện ích cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ FedEx.
− Trường hợp khách hàng cĩ nhu cầu gửi hàng với số lượng nhiều đi các nước với khoản chi phí vận chuyển lớn. FedEx cĩ thể liên lạc với chủ tài khoản trong việc thanh tốn phí cho FedEx để khách hàng cảm nhận được sự tiện ích, sự hỗ trợ từ FedEx, trong trường hợp này dĩ nhiên phải yêu cầu khách hàng làm giấy
cam kết đồng ý thanh tốn nếu người nhận, hoặc cơng ty thứ ba khơng đồng ý thanh tốn sau khi hàng đã được vận chuyển đến nơi.
E/ Thơng tin khách hàng:
− Thiết lập đường dây nĩng giải đáp, hướng dẫn sử dụng dịch vụ qua điện thoại, tiếp nhận và trả lời thỏa đáng những yêu cầu của khách khi cĩ nhu cầu sử dụng dịch vụ FedEx. Đặc biệt miễn cước cho các cuộc gọi nội hạt gọi đến. Bình quân mỗi ngày cĩ khoảng 600 thơng tin gọi đến từ phía khách hàng.
− Thơng tin dịch vụ: Cập nhật đầy đủ thơng tin dịch vụ, cơng ty và quy trình khai thác và giao nhận cho tổng đài 1080 nhằm giải đáp thơng tin, cũng như cập nhật trên các Website ngành Bưu chính.
− Nghiên cứu và tiếp tục đầu tư nâng cấp mới hệ thống tổng đài tại đơn vị, hạn chế thấp nhất tình trạng nghẽn mạch do tổng đài cĩ dung lượng thấp nhưng số lượng khách hàng cĩ nhu cầu gởi và nhận hàng gọi vào nhiều dẫn đến nghẽn mạch trong giờ cao điểm.
− Sổ trao đổi ghi lại ý kiến đĩng gĩp của khách hàng về dịch vụ nên được Ban Điều Hành xem và trả lời hằng ngày.
F/ Giải quyết khiếu nại:
− Cơng tác giải quyết khiếu nại là một trong những khâu quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng với dịch vụ. Thơng thường các khiếu nại của khách hàng thường liên quan đến việc bể vỡ, hư hỏng, chậm trễ, thất lạc, mất hàng hĩa do ảnh hưởng từ những yếu tố khách quan và chủ quan gây nên, do vậy Tổng Đại Lý cần cĩ hướng giải quyết khơn khéo, ổn thỏa nhằm đảm bảo khơng cĩ trường hợp khiếu tụng nào nghiêm trọng hoặc dưới hình thức thơng tin đại chúng gây ảnh hưởng đến chất lượng và uy tín dịch vụ.
3.4.8 Về chi phí hoạt động
Chi phí là yếu tố khá quan trọng đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, làm thế nào để giảm được đến mức thấp nhất chi phí khơng cần thiết là điều mà các doanh nghiệp đều mong muốn. Giảm chi phí sẽ gĩp phần giúp cho doanh nghiệp tăng thêm lợi nhuận, tăng khả năng cạnh tranh trước các đối thủ, đồng thời tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số giải pháp Tổng Đại lý FedEx cần triển khai thực hiện nhằm giảm chi phí.
• Kiện tồn lại bộ máy tổ chức, quản lý xuyên suốt các bộ phận chức năng và bộ phận sản xuất. Thực hiện định mức lại tồn bộ lao động hiện cĩ tại đơn vị với phương châm: Tập trung đủ nguồn nhân lực cho sản xuất, phấn đấu sắp xếp tinh gọn khối chức năng khơng vượt quá 20% tổng số lao động hiện cĩ tại đơn vị.
• Sắp xếp và bố trí lại cơng việc một cách hợp lý nhằm hạn chế tình trạng lãng cơng của 1 số nhân viên chưa làm đủ 8h mỗi ngày đã ra về, đồng thời cĩ kế hoạch giảm thiểu số lượng lao động do khơng đủ năng lực đáp ứng cơng việc hoặc cĩ thái độ làm việc khơng tốt bị khách hàng khiếu nại thường xuyên. • Thuê thêm nhân viên thời vụ làm việc tại các bộ phận thực hiện cơng việc
giản đơn như: bốc xếp… vào các dịp lễ, tết nhằm tăng nhân sự để lưu thốt hàng hĩa nhanh chĩng vào các dịp cao điểm.
• Kiểm tra và định mức chặt chẽ việc cấp phát xăng dầu và các trang thiết bị tại đội xe của đơn vị nhằm hạn chế tiêu cực và tiết kiệm chi phí.
• Xây dựng lại định mức Km và khốn lại cơng tác phí hợp lý cho đội ngũ nhân viên Giao nhận và Tiếp thị, bán hàng thường xuyên đi cơng tác bên ngồi. • Cắt giảm các chi tiêu khơng phù hợp cụ thể như: phụ cấp điện thoại, chi phí
điện thoại, tiếp khách, nước, bảo trì, văn phịng phẩm vì hiện nay lĩnh vực này cịn nhiều lãng phí.
3.5CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM THỰC HIỆN TỐT CÁC CHIẾN LƯỢC:
Để đề tài nghiên cứu trên được khả thi. Tơi xin đề xuất một số kiến nghị đối với Cơng ty cổ phần chuyển phát nhanh Bưu Điện, với ngành Hải Quan và tập đồn chuyển phát nhanh FedEx như sau:
3.5.1 Đối với Cơng ty cổ phần chuyển phát nhanh Bưu Điện
Nên hỗ trợ bổ sung nhân sự kịp thời cho khối sản xuất khi cĩ nhân viên nghỉ việc để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Cơng ty cổ phần CPN Bưu Điện nên giao quyền tuyển dụng nhân sự cho Tổng Đại lý FedEx được quyền xây dựng kế hoạch tuyển dụng bổ sung lao động khi tình trạng thiếu hụt lao động xảy ra nhằm đảm bảo cơng việc tại đơn vị được vận hành thơng suốt
Cần nhanh chĩng thực hiện việc đầu tư mới hoặc nâng cấp tổng đài để lưu thốt lưu lượng cuộc gọi khách hàng vì hiện nay tổng đài dường như đã quá tải, nhiều khách hàng phàn nàn do khơng liên lạc được với đơn vị do bị nghẽn mạch nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Đề nghị cĩ chính sách thơng thống hơn trong việc duyệt hồ sơ đầu tư cho nhanh chĩng, đáp ứng kịp thời nhu cầu phục vụ cho sản xuất. Hỗ trợ trang cấp bổ sung thêm phương tiện vận chuyển thư báo để đơn vị thuận lợi trong vấn đề sắp xếp các tuyến đường thư giao nhận một cách hợp lý và hiệu quả.
3.5.2 Đối với ngành Hải Quan
Bổ sung thêm cán bộ hải quan để kiểm hĩa và viết biên lai thuế nhập khẩu…để đẩy nhanh tỷ lệ thơng quan hàng hĩa ngay trong ngày.
Cần xem xét lại quy định, thủ tục để miễn thuế cho những hàng hĩa nhập khẩu qua đường Bưu Điện dưới dạng hồn gốc.
Xem xét lại trường hợp khơng cho chuyển đổi loại hình nhập khẩu hàng hĩa của doanh nghiệp, nếu thế sẽ gây khĩ khăn rất lớn cho dịch vụ chuyển phát nhanh vì khi hàng về FedEx phải nhanh chĩng làm thủ tục Hải Quan để phát hàng cho khách trong thời gian nhanh nhất, khơng thể thơng báo cho khách biết hết những bưu gửi đã về trong ngày để chọn đúng loại hình nhập khẩu của doanh nghiệp.
Đề nghị Hải quan ghi đầy đủ chi tiết về thơng tin khách hàng: Tên cơng ty, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hĩa trên biên lai thuế tạo thuận lợi cho khách hàng khấu trừ thuế dễ dàng.
3.5.3 Đối với tập đồn FedEx
Cần xây dựng lại chính sách kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường Việt Nam cụ thể về giá, khuyến mãi. Đẩy mạnh việc xúc tiến thuê thêm mặt bằng sản xuất rộng hơn, để cạnh tranh và mở rộng thị trường dịch vụ. Cĩ chính sách động viên và khen thưởng cho cán bộ cơng nhân viên Tổng đại lý FedEx để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và phát triển doanh thu như bộ phận khai thác, giao nhận và bộ phận tiếp thị bán hàng. Đẩy mạnh nâng cao chất lượng dịch vụ để cạnh tranh, tăng thị phần trên thị trường chuyển phát nhanh hiện nay. Cĩ chính sách giá thơng thống, đơn giản thủ tục thanh tốn khi chấp nhận hình thức trả cước vận chuyển nơi người nhận hoặc bên thứ ba.
Đối với một số khách hàng tiềm năng, kiến nghị nên miễn tính trọng lượng, thể tích và phụ thu phí vùng sâu, xa để cạnh tranh với đối thủ. Mở thêm chuyến bay trực tiếp FedEx vào ngày thứ bảy hằng tuần nhằm tìm kiếm thêm lượng khách hàng và giảm áp lực đối với nhân viên giao nhận và khai thác vì thời gian cắt hàng của chuyến bay thương mại SQ 171 quá sớm so với chuyến bay trực tiếp FedEx . /.
KẾT LUẬN
Với yêu cầu phát triển & tính cạnh tranh đa dạng của ngành cơng nghiệp Chuyển Phát Nhanh quốc tế trên thị trường Thành phố Hồ Chí Minh, dịch vụ Chuyển Phát Nhanh FedEx đã đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong việc đảm bảo tính nhanh chĩng, chính xác, an tồn, tiện lợi và văn minh đã chiếm một thị phần đáng kể trên thị trường CPN quốc tế tại Việt Nam.
Chắc chắn một điều rằng, hoạt động kinh doanh dịch vụ Chuyển Phát Nhanh trong thời gian tới sẽ cĩ rất nhiều biến động vì hiện nay Việt Nam đã gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO. Các đối thủ cạnh tranh mạnh sẽ cĩ những biện pháp