III. Vai trò của HCTL đối với hoạt động xúc tiến thương mạ
3. Hoàn thiện công tác tổ chức Hội chợ Triển lã mở nước ngoài:
Việc tổ chức Hội chợ triển lãm ở nước ngoài đòi hỏi trí tuệ và tiền của nhiều hơn so với ở trong nước. Ở đây một tổ chức Hội chợ triển lãm Việt Nam phải sang một nước, một khu vực trổ tài trong khi đó về mọi mặt của họ hơn hẳn Việt Nam. Cũng chính vì vậy mà cũng chưa có một đơn vị tổ chức Hội chợ triển lãm nào của Việt Nam đã tổ chức được riêng một Hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp tại nước ngoài. Những hình thức tổ chức hiện nay ( hàng năm có trên 50 chục đoàn) là mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào các Hội chợ Triển lãm do các tổ chức Hội chợ Triển lãm các nước tổ chức. Tức là Việt
Nam trưng bày và giới thiệu hàng ở đây chúng ta xem xét 2 lĩnh vực hoạt động khác:
- Mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào một Hội chợ Triển lãm nào đó tại nước ngoài.
- Tổ chức Hội chợ Triển lãm của đơn vị tổ chức là doanh nghiệp Việt Nam tại nước ngoài.
a) Mời các doanh nghiệp Việt Nam tham dự vào các Hội chợ Triển lãm
Thương mại các nước:
Đây là hình thức vẫn được các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng từ trước đến nay. Người tổ chức có thể là các đơn vị tổ chức triển lãm trong nước, Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam và có thể là các đơn vị chuyên ngành thuộc các Bộ, ngành trong cả nước. Thực tế có nhiều doanh nghiệp Việt Nam trực tiếp liên hệ với các tổ chức Hội chợ Triển lãm nước ngoài và tự đi tham dự. Về qui trình tham dự Hội chợ Triển lãm tại nước ngoài cũng giống như Hội chợ Triển lãm trong nước. Ơ đây chỉ khác là người tổ chức trong nước hay bất kỳ một đơn vị nào đứng ra tổ chức hay tham dự là người mà bên tổ chức Hội chợ Triển lãm nước ngoài coi là khách tham dự. Do vậy việc nghiên cứu thị trường, khách hàng, mặt hàng, phong tục tập quán, lựa chọn Hội chợ Triển lãm , gian hàng... đòi hỏi phải công phu và cẩn thận vì chi phí cho hoạt động này rất đáng quan tâm. Thường thì bao gồm các bước sau: