II. Hoạt động tổ chức HCTL ở Việt Nam của Công ty VINEXAD
c. Phân tích cụ thể quá trình hoạt động của một Hội chợ Triển lãm thương mại của công ty Vinexad
thương mại của công ty Vinexad
- Bất kỳ một Hội chợ Triển lãm thương mại nào được tổ chức đều phải được tiến hành theo từng bước quy định. hiệu quả, chất lượng của toàn bộ một hội chợ triển lãm thương mại sẽ phụ thuộc vào từng phần việc cụ thể quyết định. Sau đây để nắm chắc vai trò của Hội chợ Triển lãm thương mại và cũng để hiểu sâu sắc về Hội chợ Triển lãm thương mại chúng ta cần tìm hiểu quá trình này. Ơ đây chúng ta phân tích hoạt động của HCTL do Vinexad tiến hành có liên hệ với hoạt động chung của loại hình xúc tiến hiện nay.
1) Quy trình tóm tắt các hoạt động hội chợ triển lãm thương mại như sau: - Công ty chủ động tổ chức thực hiện:
Nghiên cứu thị trường lập dự án xin phép tổ chức chuẩn bị
chuẩn bị khu triển lãm: Xây dựng gian hàng, trưng bày hàng hoá, giao
diện tích cho khách tham dự hoạt động hội chợ triển lãm thương mại kết thúc , tháo dỡ gian hàng tổng hết + rút kinh nghiệm + báo cáo.
Sơ đồ cụ thể :
Nghiên cứu thị trường
Lập dự án
Xin phép tổ chức
Chuẩn bị các hoạt động
tuyên truyền, quảng cáo
Danh sách mời
Vận động và mời khách
tham dự
Chỉ đạo công việc vận động
khách
Quảng cáo tuyên truyền
Xây dựng gian
hàng
Trưng bày hàng hoá Giao diện tích cho
khách tham dự
Hoạt động HCTLTM
Kết thúc, Tháo dỡ gian hàng
2) Phân tích các hoạt động cụ thể:
- Nghiên cứu thị trường: Vinexad còn hạn chế vì không có bộ phận chuyên nghiên cứu nhóm thị trường chủ yếu gồm lĩnh vực kinh tế, công nghiệp, thương nghiệp, người tiêu dùng và các đối tượng tham gia. Do vậy việc tổ chức các Hội chợ Triển lãm thương mại trong nước thường bị hạn chế về nhiều mặt đồng thời việc tổ chức thường là do lo kiếm việc làm trước mắt mà tổ chức. Điều này gần đây thể hiện rất rõ và nếu không có sự nghiên cứu thị trường mang tính chiến lược sẽ đến lúc hội chợ triển lãm thương mại kém hiệu quả và ngày càng khó đảm bảo đúng tính chất và yêu cầu.
- Lập dự án thực hiện: - Đây là công việc đòi hỏi phải thực hiện trước khi xin giấy phép và bắt tay vào thực hiện. Xong thực tế hoạt động này Vinexad không làm và làm thì cũng chỉ tham khảo nội dung sau đó bỏ lửng. Phương pháp lập dự án (đối với những hội chợ triển lãm thương mại khai thác lần đầu) sẽ giúp các nhà lãnh đạo gián tiếp, trực tiếp tập trung vào những công việc quyết định, quan trọng, tháo gỡ khó khăn và bàn các biện pháp giải quyết khó khăn, giảm thời gian và tiền của vào những công việc không cần thiết tăng cường hiệu quả của dự án. Khi triển khai các dự án (mặc dù chỉ trên giấy tờ) xong cũng phần nào khẳng định từng đối tượng và công việc mình đang làm một cách chắc chắn, củng cố lòng tin cho các cán bộ thực hiện.
- Xin phép tổ chức thực hiện: Có thể xin phép tổng thể từ cuối năm trước theo danh mục Công ty làm gửi Bộ Thương mại duyệt, hoặc cũng có thể xin phép riêng lẻ khi phát sinh Hội chợ Triển lãm thương mại . Muốn có được giấy phép thì đơn vị chủ quản phải hiểu được dự án và có sự ủng hộ tích cực của các đơn vị quản lý, chuyên ngành và các nhà ủng hộ. Thực tế, giấy phép xin không khó trừ khi nó trùng nội dung với các hội chợ triển lãm thương mại đã được duyệt, hoặc trùng địa điểm hay thời gian.
- Chuẩn bị các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo: Ngay sau khi có giấy phép, phải chuẩn bị ngay các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo gồm các việc sau:
+ Họp các đơn vị trong ban tổ chức để chuẩn bị các hoạt động ủng hộ, bảo trợ, tuyên truyền vận động.
+ Họp báo thông báo tên hội chợ triển lãm, nội dung, quy mô, tính chất và mục đích, ý nghĩa.
+ In ấn đơn đăng ký, tờ giới thiệu, thư từ liên quan,... để mời và vận động khách.
+ Tuyên truyền trên Tivi, đài phát thanh, báo để phục vụ cho giai đoạn quyết định đến kết quả của hội chợ triển lãm thương mại.
- Vận động và mời khách tham dự : Đây là giai đoạn quyết định, chiếm nhiều công sức, tiền của và thời gian nhất trong quá trình tổ chức hội chợ triển lãm thương mại. Việc triển khai thành công ở phần này sẽ đem lại hiệu quả cao cho một hội chợ triển lãm thương mại. Những việc phải làm là:
+ Gửi các tờ đơn đăng ký, giấy mời, thư từ đến từng đối tượng cần mời: Thực tế việc này rất phức tạp và khó khăn. Vì thực tế có những giấy mời gửi đến một đơn vị đến 10 chiếc, trong khi đó có những đơn vị muốn có mà lại không nhận được. Vì Vinexad không có bộ phận tiếp thị riêng của công ty mà các đơn vị trực thuộc có các bộ phận tiếp thị riêng do vậy khi công ty ra chỉ tiêu mời khách thì các cán bộ tiếp thị các đơn vị trực thuộc (10 - 12 đơn vị) điều hành việc mời này. Không có bộ phận kiểm tra danh mục khách để tránh chồng chéo. Tình trạng này cũng làm ảnh hưởng đến chất lượng mời khách và uy tín của công ty Vinexad.
+ Thông qua các ĐSQ, LSQ của các nước tại Việt Nam để mời khách. + Thông qua các ĐSQ, LSQ của Việt Nam tại các nước để mời.
+ Thông qua các tổ chức hội chợ triển lãm thương mại chuyên nghiệp trong và ngoài nước.
+ Thông qua việc tuyên truyền của báo chí, đài truyền hình, phát thanh... Vấn đề cần lưu ý ở đây là xác định mục tiêu khách mời chủ yếu và tìm hiểu tiềm năng thực sự cũng như nhu cầu của đối tác đối với thị trường và nội dung Hội chợ Triển lãm thương mại. Từ đó lên được nhóm mục tiêu chủ yếu và tập trung sức người, sức của vào các hoạt động vận động.
Ngày nay việc vận động khách hàng là một hoạt động dịch vụ đem lại hiệu quả cao do vậy những tổ chức, cá nhân cũng tích cực tham gia để làm. Chỉ có điều, tỷ lệ hoa hồng và phương pháp hạch toán và các văn bản pháp quy làm chưa cụ thể do vậy dễ dẫn đến những sai phạm và chưa công bằng.
- Các công việc chuẩn bị triển khai khai mạc hội chợ triển lãm thương mại: Lên danh mục khách tham dự, chuẩn bị xây dựng, trưng bày gian hàng, trang trí khu cổng ra vào, khu khai mạc, chuẩn bị các thủ tục cấp thẻ, nhận gian hàng và mời các quan chức, khách tham quan. Thời gian này rất quan trọng vì tất cả các hoạt động, công sức, chi phí sau hơn một năm mời khách được thể
hiện bằng các gian hàng trưng bày, mà cũng qua sự dàn dựng gian hàng, trưng bày thì tính chất chuyên môn, uy tín ngày càng được nâng cao. Một đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm thương mại được khách tham dự, khách thăm quan và các đồng nghiệp khẳng định là ở thời gian này (tại đây có điều kiện để khẳng định chuyên môn).
Công tác an ninh, an toàn và những hoạt động hỗ trợ khác cũng quan trọng không kém. Việc trật tự, an ninh bên ngoài khu trưng bày, sắp xếp, bố trí vị trí khai mạc và những hoạt động chuẩn bị hướng dẫn khách tham dự, khách thăm quan cũng rất công phu.
- Các hoạt động trong thời gian Hội chợ Triển lãm thương mại: Lễ khai mạc hết sức quan trọng vì mở đầu cho một Hội chợ thành công hay không. Nó được chứng kiến bởi các quan chức, các nhà lãnh đạo của Chính phủ, các tổ chức trong và ngoài nước, nhà tổ chức, khách tham dự và đông đảo các khách thăm quan chuyên nghiệp, cơ quan thông tin báo chí: Sau đó là thời gian và công việc chủ yếu của khách tham dự và nhà tổ chức, các nhà thầu phụ và cung cấp dịch vụ. Tại đây các hoạt động xúc tiến thương mại được thể hiện cụ thể, sinh động đa dạng. Ban tổ chức (Người tổ chức) cũng xuất hiện thông qua các hoạt động hỗ trợ về an toàn, trật tự và thu thập ý kiến, giải quyết các phát sinh. Song song thời gian hội chợ triển lãm thương mại có thể có các cuộc thi trao giải do Nhà tổ chức kết hợp và các cơ quan chuyên môn, chức năng trao hay các cuộc hội thảo, biểu diễn thời trang do ban tổ chức hay khách tham dự hoặc nhiều đơn vị cũng phối hợp làm.
- Các công việc sau ngày kết thúc hội chợ triển lãm thương mại: + Giải phóng hàng hoá.
+ Tháo dỡ gian hàng.
+ Làm các thủ tục tái xuất hàng.
+ Làm các thủ tục trả lại diện tích đất thuê và các trang thiết bị. . + Làm báo cáo, tổng kết, đánh giá kết quả hội chợ triển lãm TM.
+ Bàn biện pháp khắc phục khuyết nhược điểm thực tế và giải pháp thực hiện.