- Công việc Nhiệm vụ
3.2.2.3. Những yêu cầu khi viết Bản mô tả công việc
Lãnh đạo cần xác định bản mô tả công việc như một công cụ có giá trị trong việc đánh giá nhân viên. Thế nhưng, có rất nhiều vấn đề phát sinh khi thực hiện bản mô tả công việc như :
Nếu bản mô tả công việc được viết một cách sơ sài, dùng những thuật ngữ
mơ hồ thay vì phải dùng những thuật ngữ chuyên môn thì chắc chắn bản mô tả công việc sẽ không thực hiện được công năng của nó là chuyển tải, hướng dẫn cho người thực hiện công việc.
Đôi khi bản mô tả công việc không được cập nhật kịp thời khi nhiệm vụ
công việc hoặc tiêu chuẩn công việc thay đổi. Vì vậy, Phòng TCCB-LĐ cần phải tiến hành cập nhật thường xuyên bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn yêu cầu để thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc không nên hàm chứa những tiêu chuẩn không liên quan
đến công việc vì như vậy sẽ vi phạm luật Lao động.
Khi xây dựng Bản mô tả công việc, cần lưu ý đến các yếu tố có thể hạn chế
phạm vi hoạt động của người thực hiện và có thể đó là nguyên nhân giảm tính linh hoạt trong xử lý công việc của nhân viên.
Tóm lại, bản mô tả công việc cần phải rõ ràng, cụ thể; từ ngữ phải dễ hiểu, chuẩn xác. Đặc biệt, cần lưu ý sử dụng những từ ngữ xác định rõ công việc nào là nhiệm vụ chính của nhân viên, công việc nào là công việc mang tính chất phối hợp,
công việc nào làm thường xuyên, công việc nào làm ngắn hạn, dài hạn (phải gắn với những cụm từ chỉ thời gian thực hiện).
Đa phần lãnh đạo cho rằng việc viết bản mô tả công việc thường tẻ nhạt và cho dù cẩn thận, đôi khi vẫn sót lại những từ ngữ không rõ nghĩa, gây hiểu nhầm cho người thực hiện. Để khắc phục những vấn đề trên, tác giảđề xuất Phòng TCCB-LĐ
và Nhóm chuyên trách phân tích công việc có thể nghiên cứu ứng dụng một phần mềm chuyên thiết lập bảng mô tả công việc trong đó có một thư viện bao gồm hơn 2.500 bản mô tả công việc đã được soạn sẳn. Với chương trình phần mềm này, Phòng TCCB-LĐ và Nhóm chuyên trách sẽ giảm thiểu những khiếm khuyết trong quá trình viết bản mô tả công việc và rút ngắn được thời gian thực hiện.