- Công việc Nhiệm vụ
3.2.5. Giải pháp 5: Áp dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý thực hiện công việc của nhân viên
công việc của nhân viên
Đa phần nhân viên có khuynh hướng không thích bị giám sát quá chặt chẽ. Do
đó, giám sát thực hiện công việc của nhân viên cần có phương pháp và sự khéo léo của người lãnh đạo để người nhân viên không cảm thấy bị “theo dõi” hoặc bị áp lực. Một số phương pháp hiệu quả mà các công ty nước ngoài thường sử dụng để giám sát hoạt động của nhân viên như : qua hoạt động của máy tính cá nhân (phần mềm PC Anywhere), qua hoạt động Internet (phần mềm Little Brother, Web Monitor), qua việc sử dụng hệ thống email, qua việc sử dụng thiết bị văn phòng thế hệ mới
(máy facisimile, máy photocopy), qua việc sử dụng thẻđiện tử cá nhân, qua việc sử
dụng công nghệ GPS.
Hiện nay, một số doanh nghiệp hợp đồng với các công ty lập trình để thiết kế
những chương trình quản lý phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị. Ví dụ : phần mềm CareerTracker của hãng KENEXA có thể theo dõi và vẽ sơđồ năng suất của nhân viên dựa trên hệ thống phân loại và các tiêu chuẩn của Kenexa. Với cơ sở
dữ liệu ghi nhận những thành tích và khả năng chuyên môn của nhân viên, chương trình phần mềm này có thểđánh giá được nhân viên nào phù hợp nhất với công việc họđang cần tuyển dụng cũng như chương trình đào tạo cần thiết cho các nhân viên
đó. Chương trình mang tính khoa học, cho phép lãnh đạo không chỉ nhận ra những nhân viên có năng suất cao mà còn biết được lý do khiến nhân viên trở thành người làm việc xuất sắc. Bản thân nhân viên cũng có thể sử dụng những dữ liệu này để đánh giá con đường sự nghiệp nào là phù hợp nhất đối với mình.
Với xu hướng Quản lý điện tử (E-Management), Viễn thông TP. Hồ Chí Minh cần nghiên cứu phương pháp quản lý việc thực hiện công việc của nhân viên bằng các chương trình phần mềm như chương trình CareerTracker của Công ty KENEXA. Việc ứng dụng các chương trình phần mềm sẽ giúp cho người lãnh đạo bớt đi những thao tác quản lý thủ công và nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái hơn vì không bị “giám sát”, “theo dõi” một cách quá lộ liễu.
Để thiết lập một Hệ thống Thông tin nguồn Nhân lực (HRIS) và chương trình quản lý công việc của nhân viên phù hợp, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng TCCB-LĐ và Công ty Tin học Bưu Điện. Phòng TCCB-LĐ có trách nhiệm xây dựng mô hình quản lý tổng quát, chuẩn hoá các định nghĩa, dữ liệu cần thu thập. Công ty Tin học Bưu điện có trách nhiệm mã hoá cấu trúc dữ liệu để đưa vào chương trình phần mềm quản lý công việc của nhân viên và Hệ thống Thông tin Nguồn Nhân lực. Mục tiêu của Hệ thống Thông tin Nguồn Nhân lực và chương trình quản lý thực hiện công việc của nhân viên là xây dựng một cơ sở dữ liệu nhân viên luôn được cập nhật trực tuyến nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc trả
lương, khen thưởng, đánh giá, đề bạt và tìm kiếm những ứng viên phù hợp cho những vị trí công việc đang bị khuyết một cách kịp thời.