Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của khách sạn
Cơ cấu tổ chức:
- Ban giám đốc:
+ Giám đốc là những lãnh đạo cao nhất của khách sạn do Tổng công ty quyết định và bổ nhiệm, có quyền hành tổ chức, quản lý mọi hoạt động của đơn vị và chịu trách nhiệm trước đơn vị và Tổng công ty. Đồng thời báo cáo những thuận lợi, khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ mà Tổng công ty giao.
+ Phó Giám đốc là những người hỗ trợ đắc lực và trực tiếp giám đốc: + Phó Giám đốc phụ trách về lĩnh vực khách sạn và tổ bếp: là người điều hành về lĩnh vực khách sạn để nắm được các thông tin do tổ buồng và khách lưu trú phản ánh để kịp thời có phương án khắc phục tốt hơn, đồng thời quản lý ở bộ phận bếp nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như an toàn vệ sinh thực phẩm, thu thập các ý kiến của thực khách để đảm bảo đơn vị phục vụ tốt hơn.
Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Kế toán Phòng Thị Trường Tổ Lễ tân Tổ bảo vệ, Điệnnước Tổ Buồng Tổ Bếp Tổ Bàn
SaĐéc
+ Phó Giám đốc phụ trách về nhà hàng và sữa chữa nhỏ: trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của nhà hàng và nhân sự ở tổ bàn để phục vụ khách tốt nhất. Trong quá trình hoạt động của khách sạn nếu cơ sở vật chất bị xuống cấp và hư hỏng thì Phó Giám đốc quyết định hay tổng hợp báo cáo lên Giám đốc.
- Phòng Kế toán
+ Xem xét các chế độ chính sách Nhà nước để tham mưu cho Ban Giám đốc, tìm và bổ sung các nguồn vốn có thể cho đơn vị.
+ Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh trung thực, hợp lý và cung cấp kịp thời các thông tin cho các bộ phận khi có yêu cầu.
+ Quản lý các thương vụ hợp đồng đảm bảo thu chi đúng thủ tục. + Theo dõi công nợ chi tiết của từng khách hàng.
Do đặc thù của ngành kinh doanh nên phòng kế toán gồm: 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán theo dõi nguyên vật liệu, 1 kế toán theo dõi công cụ dụng cụ và thủ quỹ.
- Phòng Thị trường: có nhiệm vụ nhận tiệc khách hàng, theo dõi chi tiết giá cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và lên kế hoạch tiệc.
- Tổ Lễ tân: quản lý phần khách sạn, đón tiếp và phục vụ khách lưu trú, báo cáo hằng ngày cho phòng kế toán về doanh thu khách sạn cũng như tình trạng lưu trú của khách sạn.
- Tổ Bảo vệ, điện nước: Bảo vệ và quản lý tài sản của khách sạn, sữa chữa những hư hỏng nhỏ trong khách sạn.
- Tổ Buồng: phục vụ phòng khách sạn, lau quét dọn phòng nghỉ và cung cấp các dịch vụ khác khi khách có yêu cầu.
- Tổ Bàn và Tổ Bếp: phục vụ thực khách trong đơn vị nhà hàng và chế biến các món ăn.
Nhận xét
Xây dựng cơ cấu tổ chức khách sạn tối ưu là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng góp phần quản lý khách sạn có hiệu quả hơn. Do đặc điểm kinh doanh của khách sạn SaĐéc là loại hình doanh nghiệp nhỏ nên đơn vị áp dụng cơ cấu tổ chức trực tuyến. Đây là cơ cấu quản lý lâu đời nhất trong lịch sử được vận dụng vào các đơn vị kinh doanh khách sạn với đặc điểm là mỗi bộ phận có một người
SaĐéc
lãnh đạo trực tiếp và mỗi một người lãnh đạo có một số người dưới quyền nhất định.
* Ưu điểm:
- Mỗi người thực hiện hiểu được người lãnh đạo trực tiếp và duy nhất của mình.
- Đảm bảo việc truyền đạt các mệnh lệnh một cách nhanh chóng từ trên xuống dưới và thu thập nhanh thông tin phản hồi.
- Có khả năng xác định rõ ràng và đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi thành viên.
* Nhược điểm:
- Mỗi người lãnh đạo phải hiểu rất rõ và cụ thể bộ phận mà mình phụ trách nhưng đối với các thao tác qui trình kỹ thuật và kinh doanh phức tạp thì điều này rất khó thực hiện.
SaĐéc
CHƯƠNG 4
PHÂN TÍCH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA KHÁCH SẠN SAĐÉC
4.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA KHÁCH SẠN QUA 3 NĂM (2006-2008)
Dựa vào bảng đánh giá kết quả kinh doanh của khách sạn đã khái quát toàn bộ tình hình kinh doanh của đơn vị trong kỳ phân tích, đồng thời phản ánh toàn bộ giá trị về sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đã thực hiện được và phần chi phí tương ứng phát sinh. Nhìn vào bảng 1, ta tiến hành so sánh tổng quát tình hình kinh doanh của khách sạn sau đó phân tích chi tiết các chỉ ti êu trong báo cáo nhằm đánh giá xu hướng biến động về hoạt động kinh doanh của khách sạn.
* Khoản mục doanh thu
Nhìn chung, tổng doanh thu qua 3 năm đều tăng. Cụ thể, năm 2006 doanh thu đạt 3.763.479 ngàn đồng đến năm 2007 doanh thu là 4.700.352 ngàn đồng tăng 936.873 ngàn đồng với tỷ lệ là 24,89%. Sang năm 2008 doanh thu đạt
5.868.568 ngàn đồng tăng 1.168.216 ngàn đồng với tỷ lệ 24,85%. Với những con số đó, ta thấy khách sạn đã có những hướng đi đúng trong hoạt động của mình.
- Khách sạn đã áp dụng chính sách quảng bá thương hiệu và tạo ấn tượng tốt cho khách hàng.
- Không ngừng đổi mới phương thức kinh doanh: khuyến mãi vào các dịp lễ, giảm giá đối với khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, tư vấn miễn phí cho khách hàng có nhu cầu tổ chức tiệc cưới tại khách sạn.
Trong tình hình giá cả, chi phí đều tăng cao để tồn tại hoạt động khách sạn phải tăng giá bán, đó cũng là lý do doanh thu của đơn vị tăng. Đối với doanh nghiệp tăng giá bán đồng nghĩa với giảm số lượng giao dịch đó là điều mà tất cả các nhà kinh doanh đều không muốn có, nếu muốn cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn đòi hỏi nhà quản lý cần có những hướng giải quyết khác thay vì tăng giá, nếu tăng giá bán thì chất lượng dịch vụ cung cấp phải được nâng cao như thì mới giữ chân được khách hàng.
Bảng 4.1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA KHÁCH SẠN TRONG 3 NĂM (2006 -2008) ĐVT: 1.000 đồng CHỈ TIÊU NĂM CHÊNH LỆCH 2006 2007 2008 2007/2006 2008/2007 Tuyệt đối %) Tuyệt đối (%) 1. Tổng DT 3.763.479 4.700.352 5.868.568 936.873 24,89 1.168.216 24,85 DT HĐKD 3.760.808 4.692.512 5.855.141 931.704 24,77 1.162.629 24,78 DT HĐTC 2.671 7.216 2.995 4.545 170,20 (4.221) (58,49) DT khác 0 624 10.432 624 9.808 1571,79 2.Tổng chi phí 2.612.982 3.668.865 4.541.022 1.055.883 40,41 872.157 23,77 CP HĐKD 2.609.032 3.652.935 4.527.738 1.043.903 40,01 874.803 19,32 CP tài chính 3.950 15.615 11.956 11.665 295,32 (3.659) (23,43) CP khác 0 315 1.328 315 1.013 321,59 3.Tổng LN 1.150.497 1.031.487 1.321.547 (119.010) (10,34) 296.060 28,70 LN HĐKD 1.151.776 1.039.577 1.327.404 (112.199) (9,74) 287.827 27,69 LN HĐTC (1.280) (8.400) (8.961) (7.120) 556,48 (561) 6,68 LN khác 0 309 9.104 309 8.795 2.846,28 (Nguồn: Phòng kế toán)
Chú thích: DT: doanh thu; CP: chi phí; LN: lợi nhuận HĐKD: hoạt động kinh doanh
SaĐéc
Tổng doanh thu tăng nhưng ta cần xét đến các khoản mục cấu thành nó.
+ Doanh thu hoạt động kinh doanh
Khoản mục này chiếm tỷ trọng cao nhất và cũng là hoạt động chính của khách sạn. Doanh thu năm 2007 đạt 4.692.512 ngàn đồng tăng 931.704 ngàn đồng với tốc độ tăng là 24,77 % so với năm 2006 chỉ đạt đạt 3.760.808 ngàn đồng. Sang năm 2008 doanh thu đạt 5.855.141 ngàn đồng tăng 1.162.629 ngàn đồng với tỷ lệ 27,78% so năm 2007.
+ Doanh thu hoạt động tài chính
Khoản mục này tuy chiếm tỷ trọng thấp nhưng cũng cần phải chú ý vì nó cũng ảnh hưởng đến tình hình hoạt động của đơn vị. Doanh thu tăng, giảm qua các năm, cụ thể như sau: năm 2006 doanh thu là 2.671 ngàn đồng, sang năm 2007 doanh thu tăng cao đạt 7.216 ngàn đồng tăng 4.545 ngàn đồng với tỷ lệ tăng 170,20%. Khoản mục này chủ yếu là tiền lãi ngân hàng của đơn vị nên năm 2007 lãi suất ngân hàng tăng làm doanh thu khoản mục này tăng lên. Sang năm 2008 có sự điều chỉnh về lãi suất tiền gửi nên doanh thu chỉ còn 2.995 ngàn đồng giảm 4.221 ngàn đồng , tỷ lệ giảm là 58,49%.
+ Doanh thu khác: là những khoản thu bất thường của đơn vị, khoản thu này chủ yếu thu từ bán các phế liệu, thanh lý tài sản. Năm 2006 khoản thu không có, sang năm 2007 nguồn thu được là 315 ngàn đồng, năm 2008 nguồn thu rất cao 10.432 ngàn đồng, tăng 9.808 ngàn đồng. Nguyên nhân là do khách sạn mua mới một số thiết bị trang bị cho các phòng nghỉ, và cho nhà hàng nên các thiết bị cũ, hết giá trị hao mòn được thanh lý.
* Khoản mục chi phí
Doanh thu hoạt động tăng thì tất yếu chi phí cũng tăng theo, tuy nhiên chi phí phải tăng trong sự kiểm soát nếu không chi phí tăng cao sẽ giảm hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
Nhìn tổng quát, tổng chi phí của khách sạn tăng cao. Năm 2006 chi phí phát sinh là 2.612.982 ngàn đồng, đến năm 2007 chi phí là 3.668.865 ngàn đồng tăng 1.055.883 ngàn đồng, khoản tăng này khá cao với tỷ lệ là 40,41%. Tốc độ chi phí tăng đến 40,41% trong khi tốc độ tăng doanh thu năm 2007 chỉ đạt 24,89%, điều này có thể giải thích như sau:
SaĐéc
- Năm 2007 tình hình kinh tế thế giới có những biến đổi xấu do ảnh hưởng của giá dầu thô, nó cũng tác động trực tiếp lên hầu hết giá cả các mặt hàng hoá. Khách sạn là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nên hầu hết các nguyên liệu mua vào đều sử dụng ngay không để tồn kho như các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm khác.
- Nguồn cung ứng nguyên liệu đầu vào chủ yếu từ chợ SaĐéc, những người cung cấp này chỉ có thể cung cấp một lượng nhỏ nguyên liệu và ở một số địa điểm khác như Metro (Cần Thơ), Thành phố Hồ Chí Minh, khách sạn phải mua nhiều nơi không tập trung nên chi chí vận chuyển, thu mua tăng.
- Năm 2007 do khách sạn thiếu nhân viên phục nhà hàng chủ yếu là phục vụ tiệc cưới nên phải thuê nhân viên ngoài phục vụ, đồng thời trong năm đơn vị đã sửa chữa lại nhà hàng 2 nhằm phục vụ thực khách tốt hơn và mua một số thiết bị mới trang bị cho các phòng nghỉ.
Năm 2008, chi phí phát sinh là 4.541.022 ngàn đồng, tăng 872.157 ngàn đồng với tỷ lệ là 23,77%. Với tình hình tăng chi phí quá cao, ban giám đốc cũng như toàn thể cán bộ công nhân khách sạn đã cố gắng giảm chi phí, sử dụng tiết kiệm nhất và tốc độ tăng chi phí giảm chỉ còn 23,77%. Chi phí giảm giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn tuy nhiên với tình giá cả nguyên liệu biến động bất ổn đòi hỏi đơn vị cần tìm các nhà cung cấp ổn định để hạ chi phí.
+ Chi phí hoạt động kinh doanh
Trong khoản mục này, xét tình hình biến động của chi phí hoạt động kinh doanh. Chi phí kinh doanh qua 3 năm phân tích tăng cao, năm 2006: 2.609.032 ngàn đồng đến năm 2007 chi phí phát sinh là 3.652.935 ngàn đồng tăng 1.043.903 ngàn đồng với tỷ lệ tương ứng là 40,01%, đây cũng chính là nhân tố làm tổng chi phí tăng 40,41%. Năm 2008 chi phí là 4.527.378 ngàn đồng tăng 874.803 ngàn đồng về số tuyệt đối và tăng 19,32% về số tương đối. Nguyên nhân tăng cao là do chi phí chịu tác động trực tiếp của thị trường, và trong tình hình kinh tế hiện nay lạm phát còn cao, giá cả một số mặt hàng luôn tăng và ảnh hưởng của các dịch bệnh.
+ Chi phí tài chính
Năm 2006 chi phí tài chính là 3.950 ngàn đồng, nhưng đến năm 2007 chi phát sinh là 15.615 ngàn đồng tăng 11.956 ngàn đồng, tỷ lệ 295,32% so năm
SaĐéc
2006. Nguyên nhân chủ yếu làm cho chi phí này tăng là do năm 2007, khách sạn quyết định trả lương cho nhân viên qua hệ thống tài khoản ATM mở tại ngân hàng Công thương chi nhánh thị xã SaĐéc. Đến năm 2008 chi phí là 11.665 ngàn đồng giảm 3.659 ngàn đồng tương ứng tỷ lệ giảm 23,43% so năm 2007.
+ Chi phí khác
Năm 2006 chi phí này không phát sinh, đến năm 2007 chi phí phát sinh với số tiền là 315 ngàn đồng, năm 2008 chi phí là 1.328 ngàn đồng tăng 1.013 ngàn đồng, với tỷ lệ là 321,59%. Chi phí này tăng do trong năm 2008 đơn vị chi cho việc thanh lý, bán các thiết bị cũ, tài sản cố định hết giá trị hao mòn.
* Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
Khoản mục này có nhiều biến động, năm 2006 lợi nhuận khách sạn đạt được là 1.150.497 ngàn đồng , năm 2007 đạt 1.031.487 ngàn đồng giảm 119.010 ngàn đồng với tỷ lệ giảm là 10,34% so năm 2006. Nguyên nhân lợi nhuận giảm là do doanh thu năm 2007 có tăng nhưng không đủ bù đắp phần chi phí tăng của năm 2007 vì khoản chi phí tăng quá cao.
Năm 2008, tình hình lợi nhuận của khách sạn có hướng khả quan hơn, trong năm lợi nhuận đạt là 1.321.547 ngàn đồng tăng 296.060 ngàn đồng tương ứng tỷ lệ tăng là 28,70% so năm 2007. Kết quả này cho thấy khách sạn đã cố gắng không ngừng và chứng minh rằng dù trong điều kiện kinh doanh nào đơn vị cũng cố gắng hoạt động tốt.
+ Lợi nhuận hoạt động kinh doanh
Khoản mục này chiếm tỷ trọng lớn nhất và có tác động trực tiếp đến sự biến động của tổng lợi nhuận của đơn vị. Năm 2006 lợi nhuận kinh doanh đạt 1.151.776 ngàn đồng, năm 2007 lợi nhuận là 1.039.577 ngàn đồng giảm 112.199 ngàn đồng tương ứng tỷ lệ là 9,74% so năm 2006. Nguyên nhân giảm do tốc độ tăng chi phí của khoản mục này cao mặc dù doanh thu tăng đáng kể nhưng không bù đắp được khoản chi phí tăng lên. Đến năm 2008, lợi nhuận kinh doanh đã tăng lên đạt 1.327.404 ngàn đồng tăng 287.826 ngàn đồng với tỷ lệ tăng là 27,69% so năm 2007, lợi nhuận tăng giúp đơn vị có thêm nguồn để bổ sung vốn kinh doanh, trang bị thêm các thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh đồng thời tăng khả năng cạnh tranh cũng như tăng thị phần trong thị trường.
SaĐéc - 1,000,000 2,000,000 3,000,000 4,000,000 5,000,000 6,000,000 7,000,000 2006 2007 2008 Năm
Tổng Doanh thu Tổng Chi phí Tổng Lợi nhuận
+ Lợi nhuận tài chính
Khoản mục này mang lại lợi nhuận âm trong 3 năm phân tích, dù chiếm tỷ lệ nhỏ trong toàn bộ tổng lợi nhuận nhưng nó góp phần làm giảm lợi nhuận của đơn vị. Năm 2006 lợi nhuận âm 1.280 ngàn đồng đến năm 2007 lợi nhuận là âm 8.400 ngàn đồng tăng 7.120 ngàn đồng với tỷ lệ là 556,48% so năm 2006, đến năm 2008 lợi nhuận là âm 8.961 ngàn đồng. Trong tình hình đơn vị cần đầu tư thêm lĩnh vực tài chính: mua trái phiếu chính phủ,…để tránh tình trạng lợi nhuận âm.
+ Lợi nhuận khác
Khoản lợi nhuận này năm 2006 không phát sinh, đến năm 2007 lợi nhuận là 309 ngàn đồng, năm 2008 lợi nhuận là 9.104 ngàn đồng tăng 8.795 ngàn đồng chủ yếu là do đơn vị bán phế liệu, thanh lý các thiết bị cũ.
Hình 4.1: TÌNH HÌNH BIẾN ĐỘNG DOANH THU, CHI PHÍ, LỢI NHUẬN CỦA KHÁCH SẠN SAĐÉC 2006-2008
Nhìn vào hình 1, ta thấy doanh thu khách sạn tăng nhanh qua các năm, bên cạnh đó tổng chi phí cũng tăng khá nhanh và cao, nhưng lợi nhuận trước thuế của khách sạn tăng giảm không đều. Doanh thu tăng, chi phí tăng nhưng lợi
S
SaĐéc
nhuận trước thuế tăng không tương xứng với 2 khoản tăng doanh thu và chi phí. Qua đây ta có thể nhận xét khái quát rằng hiệu quả kinh doanh của khách sạn chưa cao cần có những biện pháp phù hợp cho từng giai đoạn kinh doanh vì hoạt động trong lĩnh vực này đôi khi còn tuỳ thuộc vào thời điểm: lễ hội, các tháng cuối năm và đầu năm, các sự kiện diễn ra trong tỉnh…Tuy nhiên, ta cần phân tích chi tiết các khoản mục cấu thành trong bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh