II. Trách nhiệm và công việc:
Báo cáo cho: Kế toán trưởng
Quan hệ nội bộ Doanh nghiệp: Toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, Bộ phận bán hàng/ Phòng Kinh doanh.
Quan hệ bên ngoài: Khách hàng, cơ quan Thuế.
Mục tiêu:
Quản lý vật tư hàng hóa theo một qui trình xuyên suốt từ khâu nhập hàng , xuất hàng cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho. Cân đối được lượng vật tư hàng hóa tồn kho với kế hoạch sản xuất nhằm đưa ra quyết định kịp thời chính xác phục vụ cho hoạt động sản xuất và phân phối hàng hóa.
Báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu.
Kiểm kê hàng hóa vật tư để xác định lượng tồn kho thực tế của từng danh điểm vật tư. Đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán, xác định số thừa, thiếu và có những biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu, thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý.
1. Các công việc thường xuyên:
- Lập chứng từ kế toán ban đầu (phiếu nhập, phiếu xuất ) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ.
- Kiểm tra việc thực hiện phát hành và lưu chuyển chứng từ theo qui định.
- Cùng Kế toán công nợ, Kế toán thanh toán, đối chiếu các số liệu nhập xuất với các chứng từ liên quan (hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng …).
- Nhập liệu vào hệ thống và xử lý số liệu nhập xuất.
- Theo dõi tình hình sử dụng vật tư, thành phẩm, hàng hóa theo định mức và những qui định đã ban hành nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý, lãng phí trong quá trình sử dụng.
- Báo cáo tình hình sử dụng và tồn kho vật tư, thành phầm, hàng hóa phục vụ cho công tác kiểm kê và quyết toán tài chính.
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán.
- Chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của Kế toán trưởng, Phó Kế toán trưởng (trong quyền hạn qui định).
2. Công việc định kỳ:
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu chi tiết hàng hóa, vật tư nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác.
- Báo cáo hàng hóa nhập xuất tồn.
- Lập phiếu xuất kho kiêm vẫn chuyển nội bộ.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và chính xác của tất cả các chứng từ hàng hoá trong toàn công ty.
- Theo dõi hàng gửi bảo hành.
- Kiểm kê kho hàng hoá và hàng gửi bảo hành
3. Báo cáo:
- Liệt kê chi tiết phát sinh nhập, xuất kho theo các chỉ tiêu như mã hàng, mã kho.
- Báo cáo cân đối xuất vật tư.
- Báo cáo tình hình tồn kho theo từng kho, tổng hợp các kho. - Báo cáo hàng hóa tồn kho cần thanh lý.
- Báo cáo đánh giá tình hình tồn kho.
- Báo cáo tổng hợp chi phí xuất vật tư hàng hóa cho từng đối tượng.
4. Quan hệ cộng đồng:
- Quan hệ tốt với đồng nghiệp.
- Hỗ trợ đồng nghiệp và kế toán trưởng trong công tác kế toán, trợ giúp và hướng dẫn nhân viên mới.
- Quan hệ tốt với các cơ quan chức năng
5. Tiêu chuẩn thực hiện:
Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công tác – xác định thời điểm hoàn tất số liệu, công việc, báo cáo làm căn cứ cho việc đánh giá việc thực hiện vào cuối kỳ kế toán.