Chương 3 Một số giải pháp nhằm xây dựng quan hệ hợp tác giữa công ty Vietran tour và các doanh nghiệp lữ
3.2.5.Phân tích bước 5: Kiểm tra.
3.2.5.1. Những biện pháp kiểm tra sự chấp hành đúng hợp đồng hợp tác của các doanh nghiệp lữ hành nước ngoài mà Vietran tour tiến hành.
- Báo cáo của hướng dẫn viên.
Người hướng dẫn viên Việt Nam sẽ là người báo cáo lại với Vietran tour về tình hình chuyến đi, về cảm nhận của khách du lịch và về dịch vụ bên công ty nhận khách đảm nhiệm. Những thay đổi trong lịch trình sẽ được hướng dẫn viên báo cáo lại cụ thể như: tuyến đường đi bị thay đổi do nguyên nhân nào ( có nhiều tuyến đường cùng đến một địa điểm ), có phải lỗi của công ty nhận khách không, hay như bị cắt các dịch vụ bổ sung như đến spa, loại phòng có đúng với hợp đồng không, món ăn có đúng với giá thành đã báo không và thái độ phục vụ của nhân viên tại các khách sạn, nhà hàng đó…Thông thường, các đối tác của Vietran tour đều thực hiện rất tốt nhưng vẫn có một vài trường hợp cố tình vi phạm hợp đồng.
- Lấy ý kiến từ khách du lịch.
Lấy ý kiến từ khách du lịch là cách đánh giá chất lượng dịch vụ hiệu quả nhất. Tuy nhiên cần loại bỏ một vài ý kiến của một vài khách du lịch có đòi hỏi quá đáng và có thành kiến với nhân viên phục vụ nước ngoài. Vietran tour đều có những bản trưng cầu ý kiến dành cho khách hàng sau mỗi chuyến đi, không chỉ đánh giá về các dịch vụ mà đánh giá cả hướng dẫn viên. Nếu không có điều kiện thu thập ý kiến của từng khách du lịch, Vietran tour sẽ lấy ý kiến đại diện của người trưởng đoàn.
3.2.5.2. Ý kiến đóng góp của cá nhân.
- Thường xuyên liên lạc với ngân hàng để biết thông tin chính xác về hoạt động yêu cầu thanh toán của doanh nghiệp lữ hành nhận khách
đó, tránh trường hợp đáng tiếc không đáng có như phía đối tác chậm trễ trong việc gửi hoá đơn…
- Trước khi khách du lịch tới quốc gia đó, Vietran tour cần liên lạc với doanh nghiệp đó để lấy xác nhận về tình trạng buồng, ăn uống… cho khách du lịch. Và sau quá trình điều tra, nếu mọi thông tin do hướng dẫn viên báo cáo đều đúng sự thật thì Vietran tour và công ty nhận khách nên cùng nhau giải quyết vấn đề, Vietran tour không nên vội vã đơn phương chấm dứt quan hệ hợp tác. Vietran tour nên lắng nghe lời giải thích từ phía đối tác và cân nhắc có phải lỗi hoàn toàn từ phía đối tác hay không.
- Không chỉ có Vietran tour là công ty gửi khách duy nhất cho công ty nhận khách đó mà ngay tại Hà Nội cũng có rất nhiều công ty là đối tác hoặc đã từng hợp tác với công ty đó. Vietran tour có thể phối hợp với các công ty lữ hành Việt Nam để cùng kiểm tra công ty nhận khách kia trong quá trình công ty nhận khách đảm nhận phần công việc trên đất nước họ.