II Phân theo giới tính Ngườ
3. Phân tích công tác quản lý vật tư và tài sản cố định
3.1. Các loại nguyên vật liệu dùng trong doanh nghiệp
Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán với từng loại vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Đối với nhiều loại vật liệu thường căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của quản lý doanh nghiệp để phân loại. Trong công ty cổ phần Xích Líp Đông Anh, việc phân loại các nguyên vật liệu ra để tiện cho việc quản lý và sản xuất cũng tuân thủ theo những nguyên tắc như trên. Các nguyên vật liệu được phân loại theo công dụng của chúng và được bảo quản tại các kho riêng để dễ dàng quản lý và tránh nhầm lẫn như: Vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, công cụ dụng cụ,…
Các nguyên vật liệu chính thường được sử dụng: Thép tấm; thép CT3 1 ly, 2 ly, 3 ly; thép C45 4 ly; thép CT3 D38; CT3 D47.3;… Toàn bộ số nguyên vật liệu chính được phòng kinh doanh của công ty mua theo kế hoạch của phòng quản lý sản xuất trình lên do tổng giám đốc duyệt và được nhập kho nguyên vật liệu để quản lý và sử dụng. Trong quá trình sản xuất, bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng vật liệu nào thì làm bản yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu rồi gửi lên quản lý bộ phận sản xuất đó, quản lý có trách nhiệm thông báo với phòng quản lý sản xuất và nhận vật tư từ kho nguyên vật liệu cung cấp cho bộ phận sản xuất đó.
Các nguyên vật liệu phụ thường được sử dụng: xà phòng, giẻ lau, dầu mỡ, thuốc chống gỉ, … Các nguyên vật liệu phụ này được bảo quản cùng kho nguyên vật liệu chính.
Các nhiên liệu được sử dụng trong doanh nghiệp: Xăng, dầu, khí ga, bình ô xi,… Số năng lượng cần dùng cho 1 năm của công ty như: Ga khoảng 45.963 kg, điện khoảng 299.856.820 KWh, than cục khoảng 985.763.005 tấn,… Do tính chất của các nhiên liệu này là rất dễ gây ra hỏa hoại, cháy nổ vì vậy công ty đã chủ động xây dựng một kho để nhiên liệu (Chứa ga, xăng, bình ô xi) tách biệt so với khu sản xuất và được trang bị những thiết bị tốt nhằm đảm bảo an toàn cho nhiên liệu được quản lý trong kho.
Ngoài ra còn các loại công cụ dụng cụ dùng phục vụ sản xuất, phế liệu, phụ tùng thay thế như: Găng tay, quần áo, giầy, mũ, khẩu trang, vòng bi, bóng đèn, đều được quản lý trong kho công cụ.
3.2. Cách xây dựng mức sử dụng nguyên vật liệu
Trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất sản phẩm nào thì việc xây dựng các định mức sử dụng nguyên vật liệu nào cũng đều rất quan trọng vì ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công ty Cổ Phần Xích Líp Đông Anh, định mức sử dụng nguyên vật liệu được xác định theo hai phương pháp.
Theo kinh nghiệm sản xuất sẵn có được đúc kết từ quá trình sản xuất: Phương pháp này áp dụng cho các sản phẩm truyền thống mà doanh nghiệp đã có bề dày truyền thống sản xuất như viên
vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu của chu kỳ sản xuất trước rồi sau đó dựa vào kế hoạch về số lượng sản xuất sản phẩm trong kỳ tiếp theo và phòng kỹ thuật sản xuất đưa ra mức sử dụng nguyên vật liệu trong kỳ. Theo phương pháp này có ưu điểm là nhanh, không tốn thời gian và công sức để tính toán nhưng đồng thời mang lại những nhược điểm rất lớn cho doanh nghiệp đó là cứ dập khuôn máy móc, không có tính sáng tạo trong sản xuất để tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm.
Xây dựng định mức sản xuất sản phẩm để từ đó xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu sản xuất trong kỳ: Phương pháp này áp dụng với các sản phẩm đòi hỏi sự cạnh tranh về giá cả với các đối thủ khác và hiện tại mang lại nguồn doanh thu chủ yếu cho công ty như các sản phẩm phụ tùng xe máy, sản phẩm mạ, khóa KC. Theo phương pháp này, công ty sẽ nhận bản vẽ chi tiết về yêu cầu kỹ thuật cũng như tính năng của sản phẩm từ khách hàng sau đó phòng kỹ thuật sẽ lên kế hoạch sản xuất chế thử đồng thời cũng xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Trong quá trình chế thử sản phẩm để gửi cho khách hàng kiểm tra, phòng kỹ thuật và công nhân trực tiếp sản xuất có những trao đổi để hoàn chỉnh hơn về định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Phương pháp này đã mang lại những hiệu quả rất lớn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tạo nên được sự cạnh tranh về các sản phẩm của công ty so với các đối thủ khác là vừa đảm bảo được chất lượng sản phẩm mà khách hàng yêu cầu lại với giá cả hợp lý đồng thời trong công ty đảm bảo được lợi ích tối đa do tiết kiệm dược chi phí nguyên vật liệu. Với những ưu điểm như vậy nhưng trên thực tế công ty cũng chỉ đang áp dụng cho một số sản phẩm chủ chốt mang lại lợi nhuận chính do việc xây dựng định mức rất phức tạp, chi phí tương đối lớn đồng thời lại đòi hỏi trình độ quản lý và tay nghề của công nhân viên cao.
3.3. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu: Nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu
Để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty, kế toán nguyên vật liệu phải được tiến hành theo từng kho, từng nhóm vật liệu phải được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Để thực hiện các nghiệp vụ như nhập, xuất, xác định hàng tồn kho thì công ty đều dựa trên tất cả các chứng từ như: Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu chi, Sổ lĩnh vật tư, Phiếu xuất kho, thẻ kho.
Thủ tục nhập kho: Trước hết, phòng kinh doanh tổng hợp căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty và các định mức tiêu hao nguyên vật liệu được lập, căn cứ vào tốc độ của quá trình sản xuất sản phẩm để lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu cho toàn công ty. Hàng tháng căn cứ vào nhu cầu kế hoạch của công ty tiến hành mua vật liệu và sau đó nhập kho nguyên vật liệu để phục vụ các phân xưởng sản xuất. Khi nguyên vật liệu về tới công ty, người mua hàng mang hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của bên bán (trong hóa đơn ghi cụ thể các chỉ tiêu về chủng loại, đơn giá, khối lượng, thành tiền,…) lên phòng kinh doanh tổng hợp để xem xét tính hợp lý, tính xác thực. Nếu nội dung ghi trong hóa đơn đúng như hợp đồng thì đồng ý cho nhập kho và nhân viên mang phiếu nhập kho xuống làm thủ tục, thủ kho xem xét cụ thể nếu số lượng nguyên vật liệu đó đúng chủng loại, số lượng thì cho phép nhập kho. Phiếu nhập kho được in thành 3 liên:
+ Liên 1: do phòng kế hoạch tổng hợp giữ + Liên 2: Làm hóa đơn cơ sở thanh toán
+ Liên 3: Gửi lên phòng kế toán vật liệu để đối chiếu kiểm tra.
Thủ tục xuất kho: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên việc xuất kho nguyên vật liệu tại công ty CP Xích Líp Đông Anh chủ yếu là để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Việc xuất kho NVL dựa trên yêu cầu về sản xuất và được lập chi tiết về số lượng, chất lượng, chủng loại,… Phòng kỹ thuật sản xuất lập phiếu xuất kho gồm 3 liên:
+ Liên 1: Người lĩnh vật tư giữ \ + Liên 2: Thủ kho giữ
+ Liên 3: Lưu giữ tại phòng kinh doanh tổng hợp
Thủ kho sử dụng liên 2 làm căn cứ để ghi thẻ kho và cuối tháng nộp cho phòng tài vụ. (báo cáo với kế toán nguyên vật liệu) Công ty sử dụng phương pháp tính giá xuất kho NVL theo phương pháp bình quân gia quyền.
Để nắm rõ tình hình tồn kho, công ty sử dụng bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. Đây là một chứng từ được lập tại kho nhằm theo dõi một cách cụ thể trung thực tình hình tồn kho NVL, hàng hóa, tránh tình trạng nhầm lẫn thiếu hụt hàng hóa trong kho. Báo cáo này được thủ kho sử dụng để theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất NVL của công ty diễn ra trong tháng. Mỗi nghiệp vụ thủ kho phản ánh trên một dòng có ghi đầy đủ các số liệu, số thứ tự, tên chi tiết. Dựa vào bảng tổng hợp này kế toán so sánh với trên lý thuyết để nắm vững tình hình NVL trong doanh nghiệp để báo cáo với ban giám đốc và có kế hoạch dữ trữ mua sắm. Hàng năm, công ty dành một thời điểm cố định để kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho, điều này nhằm đảm bảo xác thực lại toàn bộ tình hình NVL nếu có sai lệch thì tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương pháp điều chỉnh.
Nhận xét: Quy trình quản lý nhập, xuất, tồn kho NVL được tiến hành theo một nguyên tắc chuẩn mực. Điều này nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất của công ty luôn được thông suốt và đồng thời giảm thiểu được chi phí lãng phí không cần thiết.
3.4. Tình hình dự trữ, đảm bảo cấp phát nguyên vật liệu
Việc quản lý tồn kho dự trữ nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là rất quan trọng không phải chỉ vì trong doanh nghiệp tồn kho dự trữ nguyên vật liệu thường chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Điều quan trọng hơn là nhờ có dự trữ tồn kho đúng mức, hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp không bị gián đoạn sản xuất, không bị thiếu sản phẩm hàng hóa để bán, đồng thời lại sử dụng tiết kiệm và hợp lý vốn lưu động.
Do đặc điểm kinh doanh của công ty là các mặt hàng sản xuất chủ yếu theo đơn đặt hàng vì vậy công ty cũng tiến hành dự trữ nguyên vật liệu theo chu kỳ đặt hàng. Dựa vào các đơn đặt hàng trong tháng trước, dựa vào tình hình thực tế sản xuất tại công ty, và số lượng dự trữ kế hoạch trong tháng công ty giao cho phòng kinh doanh chịu trách nhiệm mua NVL từ đầu tháng để dự trữ cho cả chu kỳ sản xuất kinh doanh trong tháng đó.
Phương pháp dự trữ nguyên vật liệu của công ty có ưu điểm là tạo nguồn NVL dự trữ đảm bảo từ đầu tháng nhưng sẽ phát sinh một số vấn đề:
+ Tồn kho NVL đầu tháng sẽ tăng cao do công ty nhập kho NVL vào đầu tháng + Do tồn kho tăng nên sẽ làm giảm giá trị sản xuất sản phẩm
+ Gây ra tình trạng thiếu hụt NVL trong những tháng có số lượng sản phẩm đặt hàng tăng đột biến hoặc tồn kho NVL nhiều trong những tháng sản phẩm hỏng bị phía khách hàng trả lại nhiều không bán được.
Tình hình dự trữ NVL của công ty Xích Líp Đông Anh còn nhiều vấn đề để nghiên cứu như các phương pháp để hạn trế hàng tồn kho là thấp nhất, cách quản lý số lượng sản phẩm đặt hàng và tồn kho để sao cho là tối ưu nhất và từ thực tiễn quản lý doanh nghiệp em nhận thấy đây có thể là một trong những đề tài để nghiên cứu đi sâu và phát triển.
3.5. Cơ cấu và tình hình hao mòn của tài sản cố định
Bảng 2.8: Cơ cấu tài sản cố định trong công ty năm 2009
ĐVT: đồng
Tài sản cố định Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Giá trị còn lại trên nguyên giá
TSCĐ hữu hình 40.039.781.502 11.211.138.821 28.828.642.681 0,72
TSCĐ vô hình 1.552.365.433 853.800.994 698.564.449 0,45
Tổng 41.592.146.935 12.064.939.815 29.527.207.130
(Nguồn: Phòng kế toán)
Trong đó:
TSCĐ hữu hình chiếm khoảng: 96,27% TSCĐ vô hình chiếm khoảng: 3,73%
TSCĐ hữu hình chiếm tỷ lệ cao. Hầu hết là các tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất, có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà xưởng, máy móc, thiết bị,…
TSCĐ vô hình của công ty chiếm tỷ lệ nhỏ. Đó là những TSCĐ không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư có liên quan trực tiếp đến nhiều chu trình sản xuất kinh doanh của nhà máy như: chi phí sử dụng đất, chi phí chuyển giao công nghệ,…
Như vậy ta thấy rằng cơ cấu tài sản cố định của công ty Cổ Phần Xích Líp Đông Anh là tương đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty. Trong những năm tới đây công ty sẽ phấn đấu giảm tỷ lệ khấu hao, tăng tỷ lệ tài sản cố định hữu hình để góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bảng 2.9: Kiểm kê giá trị tài sản cố định năm 2009
ĐVT: đồng
STT Chỉ tiêu Nguyên giá Giá trị hao mòn lũy kế
Giá trị còn lại Giá trị còn lại/ nguyên
giá 1 Nhà cửa, kiến trúc 6.360.221.053 2.289.679.579 4.070.541.474 0,64
2 Máy móc, thiết bị 22.870.677.524 4.686.709.502 18.183.968.022 0,8 3 Phương tiện vận tải 10.414.884.321 3.957.656.042 6.457.228.279 0,8 4 Thiết bị, dụng cụ 381.258.604 144.878.270 236.380.334 0,62 5 TSCĐ khác 1.565.105.433 986.016.423 579.089.010 0,37 Tổng 41.592.146.935 12.064.939.815 29.527.207.130 0,71 (Nguồn: Phòng kế toán)
Qua bảng trên ta thấy được tình trạng sử dụng thiết bị, tài sản cố định của công ty còn tốt. Do công ty mới cổ phần hóa nên hầu hết các tài sản cố định được mua sắm, xây dựng mới nên thời hạn sử dụng còn dài.
3.6. Tình hình sử dụng tài sản cố định (Thời gian làm việc thực tế, công suất làm việc thực tế của các tài sản cố định)
Tài sản cố định của công ty được đánh giá theo 2 chỉ tiêu cơ bản là nguyên giá và giá trị còn lại. Trong đó:
Nguyên giá TSCĐ = Giá mua (chưa có thuế) + Chi phí vận chuyển, tháp dỡ, lắp đặt, chạy thử (nếu có)
Giá trị còn lại = Nguyên giá - Khấu hao luỹ kế đến thời điểm tính Phương pháp xác định khấu hao tài sản cố định của công ty:
Công ty Cổ Phần Cơ Khí Xích Líp Đông Anh sử dụng phương pháp tính khấu hao bình quân theo thời gian hay khấu hao theo đường thẳng. Để tính khấu hao theo phương pháp này công ty đã căn cứ vào nguyên giá của từng loại tài sản và thời gian sử dụng tài sản đó để tiến hành trích khấu hao.
Thời gian sử dụng trung bình của nhà cửa, vật kiến trúc là 20 năm. Thời gian sử dụng trung bình của máy móc thiết bị là 14 năm. Thời gian sử dụng trung bình của thiết bị văn phòng là 10 năm. Thời gian sử dụng trung bình của phần mềm máy tính là 10 năm. Tỷ lệ khấu hao của nhà cửa, kiến trúc (nhà xưởng, phân xưởng) của công ty là :
1
TKH = x 100 T
Trong đó: TKH :Tỷ lệ khấu hao nhà cửa, kiến trúc của công ty .
Vậy tỷ lệ khấu hao nhà cửa, kiến trúc của công ty năm 2009 là: 1
TKH = x 100% = 5% 20
Số khấu hao hàng năm của công ty được áp dụng theo công thức: NG
CKH = ( triệu đồng/ năm) T
Trong đó:
• CKH : Số tiền khấu hao hàng năm • NG : Nguyên giá của tài sản cố định
Ta thấy tỷ lệ khấu hao của nhà cửa, thiết bị là 5%, con số này tương đối nhỏ vì nhà xưởng có giá trị lớn đồng thời thời gian sử dụng dài. Hiện tại, công ty đang cố gắng trong việc giảm khấu hao tới mức thấp nhất, góp phần giảm bớt chi phí cho công ty nhằm tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Thông thường công ty sử dụng toàn bộ số khấu hao luỹ kế của tài sản cố định để tái đầu tư, thay thế, đổi mới tài sản cố định. Tuy nhiên, khi chưa có nhu cầu tái tạo lại tài sản cố định công ty sẽ sử dụng linh hoạt số khấu hao luỹ kế này phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh của mình