II- Thực trạng khả năng cạnh tranh trong đấu thầu xây dựng của công ty cổ phần thi công cơ
4.6.Hoàn thiện bộ máy tổ chức thực hiện đấu thầu
4. Một số biện pháp nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu của công ty cổ phần th
4.6.Hoàn thiện bộ máy tổ chức thực hiện đấu thầu
Bộ máy tổ chức thực hiện đấu thầu bao gồm ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu, và lực lượng công nhân tham gia thực hiện gói thầu sau khi đã trúng thầu. Đây là một quá trình diễn ra một cách liên tục và các công đoạn trong quá trình này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Để quá trình này diễn ra môt cách suôn sẻ, liên tục và đạt hiệu quả cao thì nhất thiết phải có sự liên kết, hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên. Phải có kế hoạch lập hồ sơ dự thầu, thực hiện gói thầu một cách chặt chẽ và khoa học, tránh để xảy ra những sự cố gây gián đoạn quá trình thực hiện dự án. Nhất là những dự án có quy mô lớn có nhiều các công đoạn phức tạp cần phải thực hiện, thì việc lập ra một kế hoạch chặt chẽ và khoa học lại càng cần thiết.
Việc cải thiện bộ máy tổ chức thực hiện đấu thầu phải được diễn ra một cách đồng bộ thống nhất. Tức là phải được cải thiện từ trên ban lãnh đạo, nhân viên lập hồ sơ dự thầu đến các lao động thi công công trình. Có được sự đồng bộ như vậy mới giúp cho toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện đấu thầu diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả cao. Công ty có thể sử dụng một số biện pháp như:
- Cán bộ lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty phải thường xuyên trau dồi kiến thức chuyên môn và các lĩnh vực liên quan như: luật, các chính sách nhà nước mới, hoặc những sửa đổi chính sách của nhà nước… Để phục vụ tốt cho quá trình thực hiện đấu thầu. Ngoài ra còn phải biết áp dụng
những phương pháp khoa học hiện đại tiên tiến trên thế giới vào để điều hành công ty của mình, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Thường xuyên có những buổi tổng kết rút kinh nghiệm để tránh mắc phải những sai lầm đã xảy ra và phát huy được những ưu điểm trong những lần thực hiện tiếp theo. Có thể được tổ chức định kỳ theo những thời điểm nhất định trong năm như: quý, nửa năm, 1 năm…hoặc có thể tổ chức rút kinh nghiệm ngay sau khi hoàn thành 1 công trình hoặc 1 hạng mục công trình.
- Thiết lập một hệ thống thông tin chặt chẽ từ trên xuống dưới, giúp cho mọi người hiểu được công việc của nhau, hợp tác với nhau chặt chẽ hơn trong việc hoàn thành các công việc công ty giao. Hệ thống thông tin này cũng giúp cho ban lãnh đạo hiểu được những ưu nhược điểm của các cán bộ công nhân viên của mình. Điều này giúp cho ban lãnh đạo có sự phân công lao động, tổ chức lại bộ máy công ty được dễ dàng và hiệu quả hơn. Mỗi cán bộ sẽ được bố trí phù hợp nhất với chuyên môn của mình, tạo điều kiện cho họ phát huy hết sở trường sao cho hiệu quả lao động của họ được cao nhất.
- Sử dụng các phương pháp quản lý hiện đại để quản lý dự án. Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát qúa trình phát triển của dự án nhằm đản bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất. Có thể thấy được sự cần thiết của việc quản lý dự án: Liên kết các hoạt động các công việc của dự án, Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án, tạo ra sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao hơn… Công ty cần phải có sự quản lý dự án một cách khoa học và phù hợp với thực tế của công ty. Có thể áp dụng một số phương pháp quản lý dự án sau đây:
• Phân tích hệ thống( hay phân tích mạng): đây là phương pháp trình bày tiến độ hoạt động của toàn bộ dự án thông qua việc sử dụng các sơ đồ mạng.
• Quản lý theo mục tiêu: đây là phương pháp quản lý tiến hành xác định mục tiêu càn đạt và sử dụng các phương pháp đo lường việc hoàn thành so với mục tiêu. Phương pháp này áp dụng trong việc lập kế hoạch và giám sát dự án.
• Phương pháp tối thiểu hoá chi phí: Đây là phương pháp được sử dụng để rút ngắn thời gian thực hiện dự án với chi phí tăng lên tối thiểu
• Phương pháp phân bố đều nguồn lực: Đây là phương pháp điêù phố các công việc dự án trên cơ sở đản bảo nhu cầu nguồn lực tương đối đồng đều trong một thời kỳ sao cho chi phí là tiết kiệm nhất mà vẫn đản bảo đúng thời gian hoàn thành dự án.
Các phương pháp trên đều có những ưu thế khác nhau và phải được áp dụng một cách linh hoạt trong từng dự án cụ thể, hay trong từng giai đoạn khác nhau của dự án, phù hợp với điều kiện thực tế.
Hiện nay công ty đang chủ yếu sử dụng phương pháp phân tích hệ thống và phương pháp quản lý theo mục tiêu để quản lý các dự án của mình. Vì vậy để có thể quản lý một cách hiệu quả hơn thì công ty cần phải sử dụng một cách linh hoạt tất cả các phương pháp trên. Các đơn vị trực thuộc của công ty nằm ở nhiều địa phương khác nhau, gây ra những khó khăn trong việc di chuyển máy móc thiết bị giữa các đơn vị thi công với nhau. Do đó công ty cần phải xây dựng những kế hoạch thi công một cách chặt chẽ khoa học, phân bổ cho các dự án sao cho phát huy hết công suất của các máy móc thiết bị. Tránh
tình trạng có công trình thiếu nguồn lực lại có nơi máy móc thiết bị không sử dụng.