CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THỰC TRẠNG SỬ DỤNG PHƯƠNG THỨC CHUYỂN TIỀN TRONG HOẠT ĐỘNG
3.2.3Giải pháp cải thiện chất lượng hoạt động thanh toán với ngân hàng:
Trong giao dịch thanh toán với ngân hàng, ứng dụng công nghệ thông tin đề xuất ngân hàng cài đặt phần mềm giao dịch thanh toán điện tử khi thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nước ngoài. Quy trình thực hiện như sau:
* Chuẩn bị công nghệ:
- Mỗi nhân viên thanh toán sẽ được trang bị một máy vi tính, một điện thoại để làm việc. Trên mỗi máy sẽ cài đặt phần mềm hỗ trợ thanh toán điện tử chứng từ hàng nhập.
- Tổ chức huấn luyện kỹ năng sử dụng vi tính thành thạo, học cách sử dụng phần mềm thanh toán và xử lý chứng từ cho nhân viên.
* Công tác tổ chức thực hiện:
- Công ty sẽ đăng ký mẫu chữ ký điện tử của giám đốc, kế toán trưởng những người có thẩm quyền ký tên trên lệnh chuyển tiền đi nước ngoài.
- Kê khai cung cấp thông tin của nhà cung cấp như tên đơn vị hưởng, số tài khoản, ngân hàng người hưởng và các loại chứng từ sử dụng trong thanh toán quốc tế như tờ khai hải quan, hợp đồng, vận đơn…Những chứng từ này được lấy từ phần mềm khai đăng ký hải quan điện tử của bộ phận xuất nhập khẩu.
- Sau khi các thông tin đã được cập nhật đầy đủ, nhân viên thanh toán sẽ kiểm tra phần mềm trên máy tính và đăng nhập lệnh chuyển tiền đã được cài đặt sẵn trên hệ thống . Lệnh này sẽ được chuyển tới người kiểm duyệt là kế toán trưởng và sau đó chuyển đến giám đốc phê duyệt.
- Khi lệnh chuyển tiền được duyệt sẽ chuyển qua ngân hàng bằng hệ thống thanh toán điện tử, ngân hàng kiểm tra sau đó tiến hành trích nợ tài khoản công ty và hoàn tất bộ chứng từ thanh toán, cứ như vậy sẽ thanh toán tiếp tục những bộ sau. * Đối với chuyển tiền cho bên thứ ba, nếu ngân hàng không chấp nhận thanh toán bộ chứng từ mà hợp đồng có chuyển tiền cho người hưởng thứ ba thì công ty xử lý chứng từ bằng cách làm lại phụ lục cho hợp đồng đã ký và thay đổi tất cả thông tin về người hưởng lợi, tài khoản người hưởng lợi, ngân hàng người hưởng … Sau đó gửi bộ chứng từ này lại cho ngân hàng và đương nhiên chứng từ hợp lệ thì ngân hàng chấp nhận thanh toán.
►Kết quả dự kiến đạt được từ giao dịch thanh toán điện tử phương thức chuyển tiền trong thanh toán quốc tế:
- Không cần gửi chứng từ thanh toán đến ngân hàng, không phải tốn thời gian chuẩn bị chứng từ.
- Tiết kiệm được thời gian đi lại giao dịch với ngân hàng. - Giảm bớt chi phí in ấn chứng từ như giấy in, mực in… - Tốc độ thanh toán nhanh chóng.
- Tăng năng suất và hiệu quả công việc.