HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH HỖ TRỢ ĐẠI LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM SX – TM SÀI GÒN
3.2.4.2. Xây dựng chính sách đào tạo lực lượng bán cho các Đại lý
Qua thu thập ý kiến và tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh của các Đại lý em nhận thấy một vấn đề hết sức quan trọng và cần thiết được công ty lưu tâm sớm, đó là: Kinh doanh rượu nhập khẩu là 1 lĩnh vực có nhiều tính đặc thù, nó thuộc loại hàng hóa tiêu dùng xa xỉ, do vậy không phải ai cũng có thể hiểu rõ về đặc tính và độ ngon sản phẩm, đặc biệt là đối với nhân viên bán hàng. Lực lượng bán hàng của Đại lý chủ yếu là lao động phổ thông, mức độ am hiểu về sản phẩm không cao, kỹ năng bán hàng và giao tiếp chỉ ở mức trung bình, từ đó dẫn đến việc tư vấn, giới
thiệu sản phẩm cho khách hàng chưa hiệu quả, làm cho kết quả kinh doanh của Đại lý không được như mong muốn.
Với mục tiêu nâng cao doanh số bán hàng, trong khi kênh bán hàng mạnh của Công ty thực phẩm Sài Gòn I là các Đại lý, công ty không thể không thực thi chính sách đào tạo, bồi dưỡng thêm kỹ năng giao tiếp và bán hàng cho nhân viên bán hàng tại các Đại lý.
Mục tiêu của chính sách
- Cung cấp cho công ty những định hướng cơ bản về nghề nghiệp, những thông tin cần thiết về sản phẩm và về công ty cổ phần thực phẩm Sài Gòn I.
- Bồi đắp thêm cho các nhân viên về nghiệp vụ bán hàng, kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống trong công việc.
- Nâng cao khả năng thuyết phục khách hàng cũng như giải quyết những thắc mắc, kiến nghị của khách hàng.
- Thông qua lực lượng bán hàng nhằm thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng và xây dựng hình ảnh tốt đẹp cho doanh nghiệp.
- Giúp công ty nhanh chóng đạt được các mục tiêu đề ra như: Doanh số bán, thị phần, thương hiệu,...
Thông tin về chính sách đào tạo
* Thời gian đào tạo: 1 tuần. Thường được định kỳ tiến hành vào đầu của mỗi năm.
* Địa điểm thực hiện: Số lượng nhân viên tham gia khóa học tương đối nhiều, do vậy công ty phải thuê hội trường lớn để đào tạo, địa điểm cụ thể phải được cân nhắc kỹ lưỡng để tạo điều kiện thuận tiện nhất cho các học viên tham gia.
* Đối tượng cần được đào tạo: Tính đến hiện tại, công ty có khoảng gần 400 Đại lý. Do vậy, mỗi Đại lý được phép cử 1 nhân viên đại diện tham gia khóa học. Những kiến thức người học được trang bị sẽ được chia sẻ cho các nhân viên bán hàng khác của Đại lý. Hơn nữa do định kỳ mỗi năm một lần nên cơ hội tham gia khóa học của tất cả các nhân viên gần như hoàn toàn có thể.
* Hình thức đào tạo: Tập trung và miễn phí * Người tiến hành đào tạo:
Những người có năng lực, có kinh nghiệm lâu năm và có thành tích cao trong bán hàng sẽ trực tiếp chia sẻ kinh nghiệm cho các học viên tham gia khóa đào tạo. Ngoài ra công ty có thể mời 1 trong số nhân viên giỏi từ Đại lý nào đó của công ty đến trình bày về cách thức và nghệ thuật làm việc mình có được trong quá trình bán hàng.
Nội dung của chính sách
Ngoài giới thiệu về công ty cổ phần thực phẩm Sài Gòn I và đặc điểm kinh doanh sản phẩm của công ty, nội dung chương trình cần đi sâu vào các kỹ năng cần có của 1 nhân viên bán hàng, làm sao để người tham dự hiểu ngay, hiểu đúng và hiểu đủ vấn đề, sau khi kết thúc khóa học có thể áp dụng vào thực tiễn một cách thật hiệu quả.
* Về đào tạo định hướng cơ bản
Khóa luận tốt nghiệp 61 GVHD: ThS. Lê Đình Thái
- Người giảng trình bày đầy đủ và xúc tích về lịch sử, quá trình hình thành và phát triển của công ty.
- Đi sâu nêu bật đặc tính của sản phẩm rượu mà công ty đang phân phối từ đó định hướng những điểm mấu chốt quan trọng, khi cần nhân viên nói về sản phẩm mỗi khi khách hàng muốn tìm hiểu về sản phẩm như: Đặc trưng kỹ thuật, các tiêu chuẩn thành phần sản phẩm, ưu điểm của sản phẩm Công ty so với các đối thủ cạnh tranh,...
- Giúp nhân viên xác định được đâu là công việc phù hợp cho mình, cách thức tạo cảm hứng trong công việc...
* Về các kỹ năng cần thiết
- Khóa học đào tạo cho nhân viên về kỹ thuật và nghệ thuật bán hàng: + Cách thức đón khách vào Đại lý
+ Cách nhân viên nắm bắt nhu cầu và tâm lý của khách hàng. + Cách thức nhân viên giới thiệu về sản phẩm
+ Cách thức gây sự tò mò và chú ý đến những điều nhân viên đang trình bày. + Cách thuyết phục khách mua hàng.
+ Cách tạo thiện cảm và tạo quá trình mua lặp lại của khách hàng... - Về vấn đề quản trị thời gian và không gian:
Mặc dù là người thừa hành nhưng bản thân mỗi nhân viên cũng phải làm công tác quản lý không hề đơn giả, đó là quản lý thời gian và không gian trong quyền hạn và trách nhiệm của bản thân.
+ Đối với thời gian: Nhân viên phải nắm vững và tuân thủ nguyên tắc làm việc đúng giờ nhằm nâng cao hiệu suất công việc và tôi luyện phẩm chất chân thực trong kinh doanh, tạo điều kiện thăng tiến cho bản thân trong tương lai.
+ Đối với không gian: Trong một Đại lý chỉ có khoảng 1 vài nhân viên phụ trách bán hàng, và mỗi 1 người phải đảm nhận 1 khu vực hàng hóa hay một số chủng loại hàng hóa khác nhau. Như vậy, nhân viên cần phải bày biện, sắp xếp kệ hàng một cách gọn gàng, logic và bắt mắt.
- Vấn đề giao tiếp và thực hiện kế hoạch:
Trong kinh doanh ta không thể thống kê cụ thể có bao nhiêu kiểu khách hàng, do vậy nhân viên bán hàng phải trang bị đầy đủ những kiến thức về lắng nghe, giải thích, về thuyết phục và đôi khi là xoa dịu khách hàng. Thực hiện được những công việc trên là nhân viên đó xem như thành công một nửa, nửa còn lại chính là việc bản
thân người nhân viên lên kế hoạch và thực hiện mục tiêu của mình trong công việc (trong bán hàng). Có nghĩa là, thông thường các Đại lý thường đánh giá nhân viên bán hàng dựa trên hiệu suất và năng suất công việc, họ đặt ra những mốc chỉ tiêu để nhân viên phấn đấu hoàn thành và trả lương cao dần theo những mức nhân viên đó đạt được. Chúng ta biết rằng mục tiêu lớn nhất, cụ thể nhất mà mỗi nhân viên bán hàng mong muốn là làm sao để đạt được doanh số bán cao nhằm có được mức lương như ý. Do đó, chương trình đào tạo đặc biệt lưu tâm đến việc lập kế hoạch, cách thức để hoàn thành một mục tiêu đề ra.
* Đào tạo khả năng làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và đề xuất với cấp trên Hiện nay Teamwork là một mô hình làm việc hiện đại, hiệu quả, đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong một tổ chức, một dự án. Nó đang được hầu hết các công ty áp dụng, và các Đại lý cũng không ngoại lệ, bởi có những việc chỉ cần 1 cá nhân đảm nhiệm nhưng không ít công việc cần sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều người để hoàn thành. Thông qua chương trình đào tạo, những tình huống bán hàng, được đưa ra để mọi người cùng bàn bạc xử lý. Trong quá trình xử lý, chúng ta có thể phát hiện ra những điều dễ xung đột nhau trong quan điểm, trong hành động, từ đó tìm ra biện pháp khắc phục, để mọi người hiểu nhau hơn, tự điều
chỉnh mình trong môi trường làm việc tập thể nhằm đạt được sự thống nhất và kết quả trong công việc cao hơn. Ngoài ra chương trình còn giúp cho các nhân viên có được sự tự tin, khả năng trình bày và đề xuất vấn đề hay kiến nghị lên cấp lãnh đạo công ty dựa trên những căn cứ xác thực của vấn đề.
Thông qua khóa đạo tạo này, nhân viên sẽ có được sự tín nhiệm của chủ Đại lý, có được sự hài lòng từ phía khách hàng, làm việc đạt năng suất cao hơn và hơn thế nữa nó giúp cho mục tiêu doanh số, thương hiệu của Đại lý và công ty thực phẩm Sài Gòn I vươn xa hơn.
Chi phí cho chính sách đào tạo
Một số chi phí phát sinh như chi phí tài liệu công ty, giấy tờ phụ kèm, chi phí người trực tiếp đào tạo được tính vào trong chi phí cố định hàng tháng của công ty, một số chi phí cần tính cho phương án này được ước tính như sau:
- Chi phí thuê hội trường: 250,000 đồng/ ngày
- Chi phí điện thắp sáng, điều hòa, dùng projector: 50,000 đồng/ ngày. - Chi phí nước uống: 10,000 đồng/ người/ ngày.
Khóa luận tốt nghiệp 63 GVHD: ThS. Lê Đình Thái 3.2.5. Thành lập Ban đại diện Đại lý
Phải khẳng định rằng đây là một giải pháp rất khó thực hiện, bởi hiện tại dù là trong địa phận một tỉnh thì các Đại lý của công ty cũng rải rác chứ không tập trung ở một khu vực nhất định. Hơn nữa việc bầu chọn thành viên trong ban đại diện cũng không hề đơn giản, nó đòi hỏi sự tuyển chọn những thành viên có năng lực cao, có tầm ảnh hưởng đối với các Đại lý khác. Thực hiện được chính sách này mang lại không chỉ cho công ty mà còn cả cho Đại lý rất nhiều lợi ích. Do vậy, xét trên vị thế và năng lực của công ty cũng như tính hữu dụng của nó, giải pháp này nên được Công ty sớm áp dụng.
Mục đích của giải pháp
- Công ty tạo dựng được tính kết nối, mối quan hệ mật thiết giữa Công ty thực phẩm Sài Gòn I với các Đại lý của công ty.
- Tạo môi trường giao lưu học hỏi, trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các Đại lý ở các tỉnh, vùng, thị trường khác nhau.
- Công ty có thể nhanh chóng nắm bắt những nhu cầu, mong muốn của khách hàng và của Đại lý.
- Giải quyết được những mâu thuẫn trong kinh doanh giữa các Đại lý với Công ty và giữa các Đại lý với nhau khi thấy chế độ hỗ trợ khác nhau...
- Nâng cao tính minh bạch trong kinh doanh của công ty.
Các thành viên của ban đại diện
Hiện tại công ty đang cung cấp sản phẩm cho khắp 16 các tỉnh – Tây Nguyên. Do vậy ngoài ban lãnh đạo công ty và các nhân viên tại thị trường đó, ở mỗi tỉnh có dưới 30 Đại lý thì bầu chọn 1 Đại lý đại diện, ngoài ra, đối với các tỉnh có nhiều Đại lý hơn thì có thể bầu chọn 2 thành viên đại diện nhằm để các thành viên này kết hợp với nhân viên thị trường nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh của tất cả các Đại lý, nắm bắt nhanh nhất những biến động của thị trường, những kiến nghị và mong muốn của Đại lý, bên cạnh đó đây còn là cách để Công ty phổ biến những chủ trương mới, những ưu đãi mới mà công ty dành cho Đại lý.
Việc bình bầu thành viên ban đại diễn sẽ diễn ra vào dịp cuối năm 2011 khi Công ty tiến hành đại hội khách hàng. Tiêu chuẩn của Đại lý làm đại diện có thể dựa trên doanh số bán hàng qua các quý, các năm, hay dựa trên sự bình bầu của các Đại lý thông qua tiếng vang, sự thành công của Đại lý đó...
Nguyên tắc hoạt động của ban đại diện
Sau khi có đủ số thành viên, lãnh đạo công ty sẽ tiến hành tổ chức họp và bầu trưởng ban đại diện, phó ban đại diện, thư kí ban đại diện,... . Trưởng ban đại diện sẽ
là một thành viên trong ban lãnh đạo của công ty, còn phó ban sẽ do 1 chủ Đại lý nào đó được các thành viên bầu chọn với biểu quyết cao nhất, các chức vụ còn lại trong ban đều phải do sự đồng tình ủng hộ của các thành viên khác. Và định kì hàng quý, ban đại diện này sẽ họp một lần để thu thập những ý kiến của các Đại lý về những chính sách hỗ trợ đã và đang được công ty thực hiện, cũng như thông qua những chính sách của công ty trong thời gian tới, đồng thời lấy ý kiến đóng góp tích cực từ những thành viên khác. Mỗi dịp họp này cũng là cơ hội để các Đại lý trao đổi kinh nghiệm với nhau, học hỏi cách thức kinh doanh từ những Đại lý thành công. Ngoài ra, vì mỗi tỉnh, mỗi thành phố chỉ có một, một vài Đại lý được làm thành viên của ban đại diện nên nhiệm vụ của các thành viên này là liên lạc, truyền đạt lại tất cả những phương hướng, phương án hay chính sách hỗ trợ mà công ty đề ra tới tất cả các Đại lý trong khu vực mà mình làm đại diện. Đồng thời ban đại diện này cũng tham gia vào việc xem xét chế độ thưởng phạt của công ty cho các Đại lý của công ty, giúp cho Công ty thực phẩm Sài Gòn trở nên vững mạnh, gia tăng doanh số bán và nâng cao được năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Chi phí của giải pháp
Tổng cộng ban đại diện có khoảng 20 thành viên từ các Đại lý và 8 thành viên từ công ty. Đối với các Đại lý trên địa bàn thành phố thì chi phí đi lại thấp nhưng đối với các thành viên ngoại tỉnh thì khá tốn kém, công ty hỗ trợ bình quân khoảng 200,000 đồng/ người/ 1 lần. Bên cạnh đó công ty hỗ trợ tiền để các thành viên này liên lạc đến các Đại lý không nằm trong ban đại diện nhằm kích thích sự tận tình và ý thức công việc cao cho các thành viên trong ban, chi phí là 300,000 đồng/ 1 người/ 1 quý. Và tiền hỗ trợ tham gia họp, ăn uống của các thành viên là 200,000/ người/ 1 lần. Từ những dự đoán trên ta có bảng tổng hợp chi phí cho giải pháp:
Bảng 3.3: Tổng hợp chi phí của giải pháp thành lập ban đại diện Đại lý
Chỉ tiêu Chi phí cho 1 năm (đvt: đồng)
Hỗ trợ đi lại 200,000 x 20 người x 4 quý = 16,000,000 Hỗ trợ ăn uống 200,000 x 20 người x 4 quý = 16,000,000 Hỗ trợ liên lạc 300,000 x 20 người x 4 quý = 24,000,000
Tổng cộng 56,000,000
Khóa luận tốt nghiệp 65 GVHD: ThS. Lê Đình Thái
Để có một nền kinh tế phát triển, một đất nước Việt Nam phồn vinh và cường thịnh thì nhất thiết phải có sự chung tay, góp sức của toàn Đảng, toàn dân, mọi doanh nghiệp và tất cả mọi người. Và để có một công ty lớn, thương hiệu mạnh thì cần có sự phối kết hợp của các cấp lãnh đạo với nhân viên, giữa các phòng ban với nhau hay các quyết định được đưa ra phải đúng và nhanh chóng, các chính sách phải được thực thi một cách hiệu quả.
Sau 12 tuần thực tập tại Công ty Cổ phần thực phẩm sx-tm Sài Gòn I, với sự chỉ dẫn và góp ý tận tình của Th.S Lê Đình Thái cùng sự quan tâm, giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong phòng Kinh doanh tại Công ty, em đã cảm thụ và vận dụng được những lý luận được trang bị từ ghế nhà trường vào điều kiện và tình hình cụ thể của Công ty để hoàn thành Luận văn tốt nghiệp này. Cũng nhờ đó, em nhận thức được rõ hơn vai trò của những nhà quản lý, người làm công tác văn phòng, những nhân viên thị trường… đồng thời xác định được tầm quan trọng của ngành học em đang theo đuổi, giúp định hướng tương lai và là tiền đề vững chắc cho sự nghiệp sau này của bản thân.