2. Mô hình tổ chức của doanh nghiệp:
2.2.1. Ban giám đốc:
Ban Giám đốc gồm 3 người: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.
Giám đốc: Là người chỉ đạo công tác chuẩn bị hoạch định chiến lược và kế
hoạch kinh doanh, giám đốc trực tiếp thiết kế bộ máy quản trị, chỉ đạo công tác tuyển dụng nhân sự, thiết lập nhân sự và thiết lập mối quan hệ làm việc trong bộ
máy, chỉ huy điều hành toàn bộ công tác tổ chức kinh doanh. Giám đốc trực tiếp tổ chức chỉ đạo công tác kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Giám đốc có các quyền sau đây:
Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đế hoạt động hàng ngày của công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty. Ban hành quy chế quản lý nội bộ
Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong công ty. Ký kết hợp đồng nhân danh công ty.
Bố trí cơ cấu tổ chức của công ty.
Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc sử lý các khoản lỗ trong kinh doanh.
Tuyển dụng lao động.
Phó giám đốc: Là người giúp cho giám đốc và thay quyền giám đốc khi giám
đốc vắng mặt. Có trách nhiệm giúp giám đốc chỉ đạo và giải quyết công việc của công ty, phó giám đốc có quyền điều hành các hoạt động doanh thuộc trách nhiệm của mình hoặc những hoạt động được giám đốc ủy quyền, công ty TNHH TM Mỹ Việt có 2 phó giám đốc phụ trách các phòng ban khác nhau và có mối quan hệ mật thiết với giám đốc, và có sự trao đổi qua lại giữa 2 phó giám đốc trực tiếp điều hành các phòng ban riêng biệt. Phó giám đốc công ty có quyền đại diện công ty trước cơ quan nhà nước khi được ủy quyền và có nhiệm vụ đề xuất định hướng phương thức kinh doanh. Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước giám đốc công ty. Phó giám đốc còn tổ chức kinh doanh bán buôn, bán lẻ, tổ chức công tác tiếp thị quảng cáo và quản trị hành chính văn phòng, thanh tra bảo hộ lao động. Giải quyết các công việc liên quan đến bảo hiểm do công ty tham
gia mua bảo hiểm. Tại công ty TNHH TM & CN Mỹ Việt, một phó giám đốc được giao nhiệm vụ phụ trách kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật.
2.2.2. Phòng tổ chức:
Phòng tổ chức gồm có 5 người có chức năng và nhiệm vụ: Chức năng:
Tổ chức tốt bộ máy quản lý, điều hành công ty có hiệu quả. Công tác quản trị hành chính, văn thư, phục vụ
Công tác tổ chức lao động, chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội và thường trực quá trình thi đua.
Nhiệm vụ:
Đặt đúng người vào đúng việc, giúp đỡ nhân viên mới làm quen với công việc và tổ chức của doanh nghiệp.
Phối hợp hoạt động và phát triển các mối quan hệ tốt trong công việc, giải thích các chính sách và thủ tục của công ty cho nhân viên.
Kiểm tra việc trả lương cho nhân viên.
Phát triển khả năng tiềm tàng của các nhân viên, bảo vệ sức khỏe của nhân viên. Đấy là các công việc thiết yếu của phòng tổ chức.
Quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân viên từ cấp trưởng phòng đổ xuống, quản lý và theo dõi diễn biến nhân sự của toàn công ty.
Xét tuyển lao động, tiếp nhận lao động, làm thủ tục ký hợp đồng lao động ngắn hạn dài hạn, thử việc, lao đông thời vụ, đề nghị sa thải chấm dứt hợp đồng lao động.
2.2.3. Phòng kế toán:
Phòng kế toán thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty. Phòng gồm có 10 nhân viên với các chức năng và nhiệm vụ sau đây:
Chức năng:
4 nhân viên có chức năng quản lý kho dưới phân xưởng sản xuất băng phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập.
Phòng còn 6 nhân viên có công việc xác định kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm, sử dụng vốn, trả lương cho nhân viên.
Thực hiện hạch toán kế toán theo pháp lệnh kế toán thông kê và văn bản pháp quy của nhà nước và quản lý quỹ tiền mặt và ngân phiếu.
Quản lý toàn bộ tài sản (vô hình và hữu hình của công ty): hàng hóa, tiền tệ, vốn, các khoản thu chi, tiền lương cán bộ công nhân viên. Quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính của công ty.
Quản lý chặt chẽ các nguồn vốn của công ty. Cân đối và sử dụng các nguồn vốn hợp lý, có hiệu quả.
Định hướng xây dựng kế hoạch về công tác tài chính ngắn hạn, dài hạn, tìm các biện pháp tạo nguồn vốn và thu hút nguồn vốn.
Nhiệm vụ:
Báo cáo định kỳ quyết toán tài chính, báo cáo nhanh mọi hoạt động sản xuất kinh doanh để giám đốc kịp thời điều chỉnh.
Kiểm tra chức từ, thanh toán quyết toán của công ty (kể cả của các đơn vị thành viên) đảm bảo đúng nguyên tắc quản lý tài chính của nhà nước trước khi trình duyệt giám đốc duyệt.
Hướng dẫn chỉ đạo các đơn vị thành viên đang được hạch toán kinh tế nội bộ trong công ty thực hiện đúng quy định về tài chính kế toán của nhà nước, của công ty.
Chủ động quan hệ với các cơ quan quản lý cấp trên, các cơ quan nghiệp vụ tài chính, thuế, ngân hàng.
Trình duyệt lương hàng tháng của cán bộ công nhân viên đảm bảo chính xác và đúng thời hạn.
2.2.4. Phòng marketing:
Phòng gồm có 4 nhân viên thực hiện các hoạt động marketing. Chức năng:
Việc tìm kiếm phát huy thị trường tiềm năng, với việc mở rộng thị trường vào miền Nam đây đang là mục tiêu phát triển của công ty.
Tham gia tư vấn điều tiết giá cả cho lãnh đạo công ty.
Nhiệm vụ:
Chào hàng bán hàng, các hoạt động tiêu thụ và hậu mãi Tổ chức công tác quảng cáo sản phẩm.
Tổ chức nghiên cứu chiến lược khuyến mãi nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh của sản phẩm
Duy trì mối quan hệ với các đại lý cấp I. Quản lý hàng tồn đọng tại các đại lý cấp I.
Quản lý và cấp phát các loại hàng hoá phục vụ quảng cáo - khuyến mại.
2.2.5. Phòng kỹ thuật:
Phòng gồm có 5 nhân viên có chức năng và nhiệm vụ là: Chức năng:
Bảo dưỡng máy móc năm 1 lần, kiểm tra độ chính xác an toàn của máy khi sử dụng.
Thực hiện việc điều kiển máy chế tạo sản phẩm. Nhiệm vụ:
Theo dõi tình hình sản xuất của công ty đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đề ra. Kiểm tra các mặt hàng mà công ty tiến hành nhập khẩu.
Tìm tòi nghiên cứu hoặc cải tiến máy móc nhập khẩu cho phù hợp với việc sản xuất để nâng cao năng lực sản xuất.
2.2.6. Phòng kinh doanh tổng hợp:
Phòng gồm có 10 nhân viên có các chức năng và nhiệm vụ là: Chức năng:
Giúp giám đốc Công ty triển khai các hợp đồng kinh tế.
Phát triển mạng lưới bán hàng của Công ty, triển khai công tác kinh doanh, mở rộng mạng lưới kinh doanh của Công ty.
Tổ chức tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế và trong nước.
Quản lý phòng mẫu, trực tiếp chỉ đạo tổ mẫu thực hiện và triển khai mẫu mã, đáp ứng kịp thời với khách hàng.
Nhiệm vụ:
10 nhân viên này còn được giao nhiệm vụ chăm sóc các đại lý cấp một của công ty, khai thác nguồn hàng gắn với địa điểm tiêu thụ hàng hóa.
Triển khai công tác xúc tiến thương mại, quảng cáo thương hiệu của công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Đàm phán và dự thảo hợp đồng thương mại trong nước và quốc tế, trình giám đốc phê duyệt.
Xây dựng bán giá bán trong nước, xây dựng chương trình quảng bá thương hiệu của công ty.
Trực tiếp giao nhận các đơn hàng với khách hàng (các bảng kê chi tiết hàng hóa có ký nhận của khách hàng).
Theo dõi, quản lý các điểm bán hàng, các khách hàng và trực tiếp thu hồi công nợ.
Nắm bắt thông tin kinh tế, các văn bản chính sách của nhà nước về công tác nhập khẩu, và thông tin kinh tế thị trường.
2.2.7. Phòng điều hành sản xuất:
Phòng gồm có 4 nhân viên, có chức năng và nhiệm vụ là: Chức năng:
Giúp ban giám đốc quản lý điều hành việc chế tạo sản phẩm tại hai nhà máy, giúp cho dây truyền máy móc hoạt động suôn sẻ.
Quản lý theo dõi việc mua bán vật tư theo đúng thời điểm chủng loại, số lượng, giá thành hợp lý và làm thủ tục nhật xuất theo trình tự quy định của công ty.
Phòng còn có chức năng lập kế hoạch cho việc thực hiện sản xuất và thực hiện nhập khẩu sao khi có kế hoạch kinh doanh cụ thể.
Nhiệm vụ:
Phân chia công việc cho phù hợp với từng phân xưởng, theo dõi việc sản xuất cho tối ưu với từng đơn hàng khác nhau cho thõa mãn với quy trình sản xuất sao cho tối ưu.
Trực tiếp quản lý kho vật tư, kho hàng hóa, xuất hàng theo đơn hàng. Được phép đề nghị giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm quản đốc, phó quản đốc của các phân xưởng sản xuất.
Được phép thay đổi các tổ trưởng tổ sản xuất theo đề nghị của quản đốc phân xưởng.
Có những biện pháp tích cực trong việc đổi mới công nghệ và nâng cao năng lực sản xuất, giảm định mức vật tư, giảm giá thành sản phẩm đảm bảo có tính chất cạnh tranh cao.
2.2.8. Nhà máy sản xuất:
Gồm có 2 nhà máy sản xuất:
Nhà máy sản xuất tôn: Thực hiên việc sản xuất ra các sản phẩm theo các đơn hàng về tôn và sà gồ và giao ngay cho các đại lý cửa hàng ủy quyền.
Nhà máy sản xuất bình nước nóng: Thực hiện việc sản xuất các sản phẩm về bình nước nóng đem về kho trước khi bán cho khách hàng.
2.2.9 Phòng bảo vệ:
Phòng gồm có 10 nhân viên có chức năng và nhiệm vụ là: Chức năng:
- Bảo vệ an toàn, an ninh trật tư trong phạm vi an toàn của công ty.
- Bảo vệ tài sản của công ty, tài sản của cán bộ công nhân viên (Phương tiện đi lại).
- Phân công bố trí lực lượng thường trực trong phạm vi quản lý của công ty 24/24. Phân công trực cụ thể do trưởng phòng bảo vệ đảm nhận.
- Kiểm tra, giám sát cán bộ công nhân viên thực hiện nội quy và quy chế của công ty (giờ đi làm,chấp hành quy chế trong sản xuất,chấp hành nội quy). - Kiểm tra giám sát hàng hóa vật tư, máy móc thiết bị của công ty. Thường
xuyên canh gác trong đia phận của công ty quản lý đặc biệt là sau giờ hành chính, kịp thời phát hiện các trường hợp gây mất trật tự, gây nguy hiểm cho người và thiết bị.
- Làm tốt công tác thường trực phòng chống lũ lụt cháy nổ của công ty.