5. Kết cấu đề tài
2.7. Nhiệm vụ các phòng ban
2.7.1. Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, họp mỗi năm ít nhất 01 lần. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định. Đặc biệt, Đại hội đồng cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo, sẽ bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của Công ty.
2.7.2. Hội đồng Quản trị
Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý khác do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Hiện tại, Hội đồng quản trị Công
ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Long An IDICO có sáu (06) thành viên, mỗi thành viên có nhiệm kỳ năm (05) năm.
2.7.3. Ban Kiểm soát
Ban kiểm soát là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm soát mọi mặt hoạt động quản trị và điều hành sản xuất của Công ty. Hiện Ban kiểm soát Công ty gồm ba thành viên, mỗi thành viên có nhiệm kỳ không quá năm (05) năm. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc.
2.7.4. Ban Giám đốc
Giám đốc điều hành do Tổng công ty Đầu tư phát triển đô thị và khu công nghiệp Việt Nam (cổ đông sáng lập) giới thiệu và Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có nhiệm vụ tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty theo những chiến lược, kế hoạch đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua.
Các Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm trước Giám đốc điều hành về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, mẫn cán vì lợi ích của Công ty và cổ đông. Dưới quyền Giám đốc điều hành có các Khối, Phòng, Ban giúp Giám đốc quản lý và triển khai, giám sát hoạt động của Công ty
2.7.5. Các phòng/ban khác
2.7.5.1. Phòng Tài chính kế toán:
Kiểm tra chứng từ thu chi tài chính. Công tác kế toán tổng hợp; kế toán quản trị và kế toán chi tiết. Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, vốn, tiền mặt, các loại chứng khoán và các tài sản khác của Công ty. Báo cáo đầy đủ - chính xác quá trình kinh doanh, kết quả kinh doanh, phân chia kết quả kinh doanh đối với các cơ sở hợp tác kinh doanh, công ty thành viên.
Phối hợp với cơ quan kiểm toán độc lập thực hiện việc kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm để phục vụ cho Đại hội cổ đông thường niên. Phối hợp và hỗ
trợ Ban kiểm soát để thực hiện tốt nhiệm vụ theo quy định của điều lệ Công ty. Quản lý nguồn vốn và triển khai thực hiện quyết toán các khoản thu - chi theo đúng kế hoạch tài chính hàng tháng, hàng quý, năm đã được Ban Giám đốc phê duyệt.
Tham gia soạn thảo, kiểm tra, đàm phán việc ký kết các loại hợp đồng kinh tế của Công ty với khách hàng; phối hợp các phòng có liên quan theo dõi kiểm tra tiến độ thực hiện - nghiệm thu và thanh lý hợp đồng theo quy định. Phối hợp Văn phòng Tổng hợp thực hiện đầy đủ các chế độ về lao động, tiền lương và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật, bảo mật số liệu kế toán tài chính theo quy định của Điều lệ Công ty. Quan hệ với các cơ quan quản lý tài chính, kho bạc, thuế, hải quan, ngân hàng, các quỹ đầu tư, các tổ chức tài chính tín dụng khác để thực hiện các công việc và nghiệp vụ cần thiết liên quan đến hoạt động của Công ty. Kiểm tra kế toán tài chính các đơn vị trực thuộc, đơn vị liên kết, liên doanh, kiểm tra kế toán nội bộ.
2.7.5.2. Phòng Kế hoạch kỹ thuật:
Tham mưu giúp việc Hội đồng quản trị; Giám đốc và lãnh đạo Công ty trong việc quản lý điều hành doanh nghiệp về lĩnh vực Kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, thi công xây dựng, quản lý đầu tư dự án và các lĩnh vực khác khi được phân công. Xây dựng kế hoạch định hướng phát triển trung dài hạn, hàng tháng, hàng quý, hàng năm và tổng hợp kết quả thực hiện theo định kỳ của Công ty để báo cáo các cơ quan cấp trên khi có yêu cầu.
Tham gia đấu thầu tiếp thị tìm kiếm việc làm, tìm kiếm cơ hội đầu tư. Thẩm định các hồ sơ dự án đầu tư, quyết toán công trình. Quản lý công tác kỹ thuật, thi công xây dựng, tiến độ, chất lượng và giá thành đối với những gói thầu do Công ty ký hợp đồng.
Thực hiện và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật trong toàn Công ty như: Văn bản, thông tư, chế độ chính sách mới để vận dụng, tiêu chuẩn, quy chuẩn thay đổi hoặc mới ban hành… . Thường xuyên phổ biến
kiểm tra công tác an toàn lao động đến các công trường, Đội xây dựng và các đơn vị trực thuộc Công ty. Phối hợp với các phòng chức năng của Công ty để tham gia quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.7.5.3. Phòng Đầu tư:
Tham mưu giúp việc Hội đồng quản trị, Giám đốc và lãnh đạo Công ty trong việc quản lý điều hành doanh nghiệp về lĩnh vực quản lý đầu tư dự án. Báo cáo kinh tế kỹ thuật, dự án đầu tư. Thực hiện các thủ tục xin chủ trương đầu tư, cấp phép đầu tư và các thủ tục cần thiết cho các dự án đầu tư mới do Công ty làm chủ đầu tư theo đúng quy định hiện hành.
Kiểm tra hướng dẫn các Phòng ban, đơn vị trực thuộc trong quản lý dự án. Xây dựng đơn giá khi cần thiết và quản lý giá thành trong đầu tư. Tổng hợp, theo dõi, kiểm tra và trình duyệt quyết toán đầu tư các dự án đầu tư của Công ty. Theo dõi tình hình triển khai của các dự án đầu tư của Công ty và các đơn vị trực thuộc.
Hướng dẫn và kiểm tra trình tư, thủ tục đầu tư các dự án theo đúng Nghị định của Chính phủ. Thực hiện công tác lập hồ sơ đấu thầu; lập hồ sơ mời thầu, hồ sơ chào giá cạnh tranh, tổ chức xét thầu các gói thầu các công trình thuộc dự án do Công ty đầu tư. Tham gia Tổ thẩm định các dự án đầu tư của Công ty.
Tiếp xúc và vận động thu hút khách vào mua đất tại các dự án khu dân cư do Công ty làm chủ đầu tư. Soạn thảo, đàm phán nội dung ghi nhớ, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với khách hàng vào các khu dân cư do Công ty làm chủ đầu tư.
Kết hợp cùng phòng Tài chính Kế toán Công ty đôn đốc các khách hàng thanh toán tiền mua các lô nền nhà tại các khu dân cư do Công ty làm chủ đầu tư. Soạn thảo các văn bản, báo cáo về các lĩnh vực liên quan trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Thực hiện các công việc khác do Giám đốc giao.
2.7.5.4. Văn phòng Tổng hợp
Văn phòng tổng hợp Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Long An IDICO là cơ quan giúp việc cho Giám đốc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, trong
công tác quản lý, điều hành về lĩnh vực: Tổ chức sản xuất, công tác cán bộ, phối hợp giữa các phòng, ban, đơn vị thuộc Công ty trong việc thực hiện các quyết định của Giám đốc và lãnh đạo của Công ty.
Văn phòng là đầu mối quan hệ với các cơ quan ban ngành các đơn vị theo sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty. Thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ, bảo mật, các nguyên tắc quản lý công văn, giấy tờ, đi, đến, các biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực chuyên môn.
Phối hợp với các phòng ban chức năng xây dựng quy chế làm việc, giao dịch, tiếp khách, bảo vệ cơ quan, trang trí, khánh tiết… công tác an ninh trật tự, nơi làm việc.
Hướng dẫn các nhân viên nghiệp vụ thực hiện đúng các nguyên tắc quản lý văn thư, thiết bị văn phòng, trụ sở làm việc, xe ô tô con… Thực hiện công tác Thi đua khen thưởng toàn Công ty.
Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc việc ký kết và thực hiện Hợp đồng lao động, công tác tổ chức cán bộ, bố trí sắp xếp cán bộ Công ty theo yêu cầu nhiệm vụ. Đề xuất các giải pháp về tổ chức lao động, chính sách cán bộ và đào tạo bồi dưỡng cán bộ thuộc Cơ quan Công ty.
Thực hiện và hướng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ cho người lao động thuộc Công ty gồm: nghỉ hưu, mất sức, bảo hiểm xã hội, nâng bậc lương, đào tạo bồi dưỡng, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên.
2.7.5.5. Sàn giao dịch bất động sản
Tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh bất động sản, tìm kiếm đối tác, khách hàng cho hoạt động kinh doanh bất động sản, thực hiện các dịch vụ bất động sản như môi giới, tư vấn, định giá, quảng cáo, đấu thầu bất động sản.
Mở rộng và tạo các kênh phân phối sản phẩm bất động sản, hợp tác kinh doanh với các đối tác, liên kết với các sàn giao dịch hợp pháp có thương hiệu uy tín, thành lập các cơ sở giao dịch bất động sản vệ tinh cho các dự án theo khu vực. Thu phí dịch vụ bất động sản và các dịch vụ khác theo Quy định.
2.7.5.6. Ban quản lý dự án khu dân cư Trung tâm mở rộng Phường 6
Đầu tư xây dựng phát triển hạ tầng kỹ thuật khu đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu dân cư tập trung, nhà và đô thị, các dự án phát triển công nghiệp. Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật khu đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu dân cư tập trung, nhà và đô thị, các dự án phát triển công nghiệp.